Laporan proyek perlu memisahkan pendapatan, kas, biaya aktual, biaya yang sudah dipesan, dan estimasi biaya sampai selesai. Tanpa pemisahan itu, saldo rekening dapat terlihat aman saat proyek sebenarnya merugi.
Laporan keuangan proyek bukan sekadar daftar uang masuk dan keluar. Pemilik perlu mengetahui apakah pekerjaan masih memiliki kas, apakah biaya melebihi rencana, berapa tagihan yang belum tertagih, dan berapa laba yang diperkirakan ketika proyek selesai. Empat pertanyaan itu membutuhkan beberapa tampilan yang saling terhubung.
Ringkasan eksekutif per proyek
- Komponen
- Nilai kontrak dan VO disetujui
- Contoh
- Rp1,20 miliar
- Makna
- Pendapatan potensial yang memiliki dasar
- Komponen
- Progres tervalidasi
- Contoh
- 55%
- Makna
- Dasar evaluasi pendapatan dan penagihan
- Komponen
- Termin tertagih / diterima
- Contoh
- Rp600 jt / Rp480 jt
- Makna
- Piutang dan kas masuk
- Komponen
- Biaya aktual
- Contoh
- Rp510 jt
- Makna
- Biaya yang sudah terjadi
- Komponen
- Komitmen terbuka
- Contoh
- Rp140 jt
- Makna
- PO atau subkontrak belum menjadi pembayaran
- Komponen
- Estimasi biaya sampai selesai
- Contoh
- Rp330 jt
- Makna
- Kebutuhan untuk sisa pekerjaan
- Komponen
- Laba proyeksi
- Contoh
- Rp220 jt
- Makna
- Kontrak dikurangi total biaya perkiraan
Angka contoh di atas hanya ilustrasi. Jangan memakai persentase progres sebagai pendapatan tanpa kebijakan akuntansi yang ditinjau oleh akuntan perusahaan. Tujuan ringkasan operasional adalah memberi sinyal keputusan; perlakuan akuntansi dan pajaknya harus mengikuti kontrak, standar, dan nasihat profesional yang berlaku.
Laporan biaya terhadap anggaran
Kelompokkan biaya menurut struktur yang sama dengan anggaran: tenaga kerja, material, alat, subkontraktor, pengiriman, sewa, dan overhead proyek. Untuk tiap kelompok, tampilkan anggaran, aktual, komitmen, estimasi sisa, dan deviasi. Membandingkan anggaran hanya dengan uang yang sudah dibayar akan terlambat karena PO yang sudah dibuat belum terlihat.
Laporan arus kas proyek
- ✓Saldo awal kas yang dialokasikan untuk proyek.
- ✓Termin diterima dan tanggal penerimaannya.
- ✓Pembayaran aktual kepada pekerja, pemasok, dan subkontraktor.
- ✓Jadwal penerimaan dan pembayaran empat sampai delapan minggu ke depan.
- ✓Kebutuhan pendanaan dan tanggal saldo diperkirakan negatif.
Laporan termin dan piutang
Catat nomor termin, periode pekerjaan, nilai sebelum dan sesudah pajak, dokumen pendukung, tanggal diajukan, tanggal disetujui, jatuh tempo, serta pembayaran yang diterima. Bedakan pekerjaan yang sudah selesai tetapi belum bisa ditagih, invoice yang sudah dikirim, dan piutang yang sudah lewat jatuh tempo.
Laporan upah dan produktivitas
Biaya tenaga kerja perlu dikaitkan ke proyek, periode, tim, dan bila memungkinkan jenis pekerjaan. Jam atau hari kerja tanpa hasil produksi hanya menunjukkan kehadiran. Padukan biaya upah dengan volume pekerjaan agar manajer dapat melihat apakah deviasi muncul karena tarif, jumlah orang, durasi, atau produktivitas.
Urutan tutup laporan mingguan
- ✓Selesaikan koreksi absensi, pengeluaran, penerimaan material, dan transfer stok.
- ✓Pastikan progres dan volume pekerjaan disetujui penanggung jawab lapangan.
- ✓Masukkan PO, subkontrak, dan kewajiban yang belum dibayar.
- ✓Perbarui estimasi biaya sisa berdasarkan kondisi lapangan.
- ✓Tinjau deviasi, keputusan, pemilik tindakan, dan tenggatnya.
Satu sumber per proyek
Vasco menghubungkan absensi, gaji, pengeluaran, material, invoice, dan progres ke proyek yang sama. Laporan tidak bergantung pada satu spreadsheet yang baru diperbarui akhir bulan; transaksi lapangan membentuk posisi biaya dan kas yang dapat ditinjau selama proyek masih berjalan.
Laporan proyek yang berguna tidak hanya menjelaskan biaya kemarin. Ia memperingatkan biaya yang belum datang.