Contoh Invoice Termin Proyek Konstruksi dan Checklist Dokumennya

Invoice termin yang mudah dibayar harus menghubungkan nilai tagihan dengan kontrak, progres yang disetujui, potongan, retensi, pajak, dan bukti pekerjaan.

Invoice termin proyek adalah tagihan berdasarkan tahap atau persentase pekerjaan yang sudah memenuhi syarat kontrak. Dokumen ini bukan hanya nota berisi nominal. Tim keuangan pelanggan harus bisa menelusuri dari invoice ke kontrak, progres yang disetujui, dokumen pendukung, dan rekening penerima.

Struktur invoice termin

• ✓Identitas pemberi jasa dan pelanggan, alamat, NPWP bila relevan, serta kontak penanggung jawab.
• ✓Nomor dan tanggal invoice, nomor kontrak atau SPK, nama proyek, serta periode pekerjaan.
• ✓Termin ke berapa dan dasar penagihan: milestone, volume, atau persentase progres.
• ✓Nilai pekerjaan bruto, uang muka yang dipotong, retensi, denda bila ada, pajak, dan nilai bersih.
• ✓Jatuh tempo, rekening pembayaran, dan instruksi referensi transfer.
• ✓Daftar lampiran seperti berita acara progres, foto, rekap volume, atau dokumen serah terima.

Contoh hitungan sederhana

Contoh di atas hanya menunjukkan logika dokumen, bukan nasihat pajak. Perlakuan PPN, PPh, retensi, dan dasar pengenaan mengikuti status para pihak, isi kontrak, dan aturan yang berlaku. Minta tim pajak atau akuntan memeriksa template final perusahaanmu.

Mengapa invoice proyek sering tertahan

Masalah paling umum adalah nomor kontrak tidak ada, persentase progres belum disetujui, lampiran kurang, nominal berbeda dari berita acara, atau rekening penerima tidak sesuai data vendor. Buat checklist sebelum kirim dan catat siapa yang memegang dokumen di sisi pelanggan.

Pantau status setelah invoice dikirim

Gunakan status yang dapat ditindaklanjuti: draft, menunggu persetujuan internal, terkirim, diterima pelanggan, dokumen kurang, dijadwalkan bayar, dibayar sebagian, dan lunas. Status 'belum dibayar' saja tidak memberi tahu tindakan berikutnya.

Sambungkan tagihan dengan kas proyek

Di Vasco, invoice dapat dikaitkan dengan proyek dan dipantau bersama arus kas. Ketika pembayaran dicatat, piutang dan ringkasan kas diperbarui tanpa admin harus memasukkan transaksi yang sama ke daftar proyek lain.

Invoice komersial bukan otomatis Faktur Pajak

Invoice meminta pembayaran berdasarkan kontrak. Faktur Pajak adalah dokumen perpajakan bagi transaksi yang memenuhi ketentuan PPN. Aturan DJP menetapkan momen pembuatan Faktur Pajak, termasuk saat penerimaan pembayaran termin untuk penyerahan sebagian tahap pekerjaan. Karena status PKP, jenis penyerahan, waktu transaksi, dan aturan dapat memengaruhi perlakuan, minta tim pajak memeriksa dokumen yang wajib diterbitkan; jangan menganggap template invoice sudah menyelesaikan kewajiban pajak.^[1]

Contoh daftar dokumen pengajuan

Gunakan register invoice

Satu baris register menyimpan nomor, proyek, pelanggan, termin, nilai bruto, potongan, nilai bersih, tanggal kirim, bukti diterima, jatuh tempo, status, pembayaran, dan catatan tindak lanjut. Simpan tautan ke kontrak serta berita acara agar finance tidak mencari lampiran melalui chat. ISO 21502 menempatkan pengelolaan informasi, pengendalian, risiko, dan perubahan sebagai praktik proyek yang perlu disesuaikan dengan konteks organisasi; register sederhana adalah cara praktis menjaga keputusan tagihan tetap dapat ditelusuri.^[2]

Ketika pembayaran hanya sebagian

Catat penerimaan sebagai transaksi terpisah yang merujuk invoice, bukan mengubah nilai invoice agar terlihat lunas. Saldo tersisa, tanggal pembayaran, referensi bank, dan alasan potongan perlu terlihat. Jika pelanggan memperselisihkan progres atau dokumen, pisahkan nilai yang diakui dari nilai yang masih disengketakan dan tentukan pemilik tindak lanjut.

Sebelum menutup periode, cocokkan register dengan rekening bank, buku kas, dan daftar piutang. Tandai pembayaran tanpa referensi, invoice yang dibatalkan, nota koreksi, serta potongan yang belum disetujui. Pemeriksaan ini mencegah tim mengirim penagihan ulang untuk transaksi yang sebenarnya sudah dibayar dan menjaga proyeksi penerimaan memakai saldo yang dapat dibuktikan.