Invoice termin yang mudah dibayar harus menghubungkan nilai tagihan dengan kontrak, progres yang disetujui, potongan, retensi, pajak, dan bukti pekerjaan.
Invoice termin proyek adalah tagihan berdasarkan tahap atau persentase pekerjaan yang sudah memenuhi syarat kontrak. Dokumen ini bukan hanya nota berisi nominal. Tim keuangan pelanggan harus bisa menelusuri dari invoice ke kontrak, progres yang disetujui, dokumen pendukung, dan rekening penerima.
Struktur invoice termin
- ✓Identitas pemberi jasa dan pelanggan, alamat, NPWP bila relevan, serta kontak penanggung jawab.
- ✓Nomor dan tanggal invoice, nomor kontrak atau SPK, nama proyek, serta periode pekerjaan.
- ✓Termin ke berapa dan dasar penagihan: milestone, volume, atau persentase progres.
- ✓Nilai pekerjaan bruto, uang muka yang dipotong, retensi, denda bila ada, pajak, dan nilai bersih.
- ✓Jatuh tempo, rekening pembayaran, dan instruksi referensi transfer.
- ✓Daftar lampiran seperti berita acara progres, foto, rekap volume, atau dokumen serah terima.
Contoh hitungan sederhana
- Komponen
- Nilai kontrak
- Contoh
- Rp500.000.000
- Komponen
- Progres disetujui periode ini
- Contoh
- 20% = Rp100.000.000
- Komponen
- Potongan pengembalian uang muka
- Contoh
- Rp10.000.000
- Komponen
- Retensi 5% dari progres
- Contoh
- Rp5.000.000
- Komponen
- Dasar tagihan sebelum pajak
- Contoh
- Rp85.000.000
Contoh di atas hanya menunjukkan logika dokumen, bukan nasihat pajak. Perlakuan PPN, PPh, retensi, dan dasar pengenaan mengikuti status para pihak, isi kontrak, dan aturan yang berlaku. Minta tim pajak atau akuntan memeriksa template final perusahaanmu.
Mengapa invoice proyek sering tertahan
Masalah paling umum adalah nomor kontrak tidak ada, persentase progres belum disetujui, lampiran kurang, nominal berbeda dari berita acara, atau rekening penerima tidak sesuai data vendor. Buat checklist sebelum kirim dan catat siapa yang memegang dokumen di sisi pelanggan.
Pantau status setelah invoice dikirim
Gunakan status yang dapat ditindaklanjuti: draft, menunggu persetujuan internal, terkirim, diterima pelanggan, dokumen kurang, dijadwalkan bayar, dibayar sebagian, dan lunas. Status 'belum dibayar' saja tidak memberi tahu tindakan berikutnya.
Sambungkan tagihan dengan kas proyek
Di Vasco, invoice dapat dikaitkan dengan proyek dan dipantau bersama arus kas. Ketika pembayaran dicatat, piutang dan ringkasan kas diperbarui tanpa admin harus memasukkan transaksi yang sama ke daftar proyek lain.