Penyebab Selisih Stock Opname dan Urutan Investigasinya

Selisih stok tidak selalu berarti kehilangan. Penyebabnya bisa berupa cut-off transaksi, salah satuan, barang di lokasi lain, retur, kerusakan, atau salah hitung.

Penyebab selisih stock opname paling sering berada pada tiga kelompok: hitungan fisik yang salah, transaksi yang belum atau keliru dicatat, dan pergerakan barang yang tidak mengikuti prosedur. Kehilangan memang mungkin terjadi, tetapi jangan menjadikannya kesimpulan pertama. Mulai dengan hitung ulang, bekukan atau kendalikan transaksi selama perhitungan, lalu telusuri penerimaan, pengeluaran, transfer, retur, dan penyesuaian di sekitar waktu cut-off.^[1],[2]

Delapan penyebab yang perlu diperiksa

ASCM menyarankan memulai dari kemungkinan yang paling mudah dibuktikan: konfirmasi perhitungan, lakukan recount oleh orang lain, cari transaksi belum diposting, cek unit of measure, lokasi lain, retur pemasok, barang kedaluwarsa, serta pergerakan saat hitung berlangsung. Jarak waktu yang panjang antara kejadian dan pencatatan membuat akar masalah semakin sulit ditemukan.^[1]

Urutan investigasi yang tidak merusak bukti

• ✓Kunci hasil hitung awal; jangan menimpa angkanya dengan saldo sistem.
• ✓Lakukan blind recount oleh petugas berbeda tanpa menunjukkan kuantitas sistem.
• ✓Pastikan kode item, batch, satuan, dan seluruh lokasi sudah dihitung.
• ✓Tarik transaksi dari sebelum sampai sesudah cut-off dan urutkan berdasarkan waktu.
• ✓Cocokkan PO, penerimaan, pengeluaran proyek, transfer, retur, dan waste.
• ✓Tentukan akar masalah dan bukti, lalu minta persetujuan sebelum penyesuaian stok.
• ✓Pantau item tersebut lebih sering sampai tindakan perbaikan terbukti bekerja.

GAO menempatkan blind count, supervisi, tim dua orang, dan pemisahan petugas hitung dari kustodi serta pencatatan sebagai kontrol penting untuk meningkatkan integritas perhitungan. Jika gudang kecil tidak bisa memisahkan semua peran, gunakan pemeriksa kedua dan wajibkan persetujuan independen untuk penyesuaian.^[2]

Contoh membaca pola selisih

Sistem menunjukkan 120 pail, fisik 108, sehingga selisih minus 12. Recount tetap 108. Penelusuran menemukan satu formulir pengeluaran proyek berisi 1 dus, sedangkan master data mendefinisikan 1 dus = 12 pail. Petugas memasukkan 1 pail. Akar masalahnya bukan kehilangan 12, melainkan konversi dan desain formulir. Koreksi yang tepat adalah memperbaiki transaksi berdasarkan bukti, membatasi satuan yang boleh dipilih, dan melatih pengguna; bukan hanya menambah saldo 11 tanpa alasan.

Gunakan kode akar masalah

Setelah beberapa siklus, rekap nilai dan frekuensi per kode, petugas, lokasi, dan item. Fokus pada pola, bukan satu selisih terbesar saja. Kesalahan kecil yang berulang setiap hari dapat lebih merusak daripada satu kejadian besar yang cepat diselesaikan. Cycle count pada item rawan membantu menemukan masalah lebih dekat dengan waktu kejadiannya.^[1]

Kapan saldo boleh disesuaikan?

Penyesuaian dilakukan setelah recount, penelusuran, dokumentasi alasan, dan persetujuan sesuai nilai. Simpan saldo sebelum, hasil fisik, selisih, bukti, pelaku, waktu, dan penyetuju. Jangan menghapus transaksi lama untuk memaksa saldo cocok. Riwayat perubahan adalah bagian dari kontrol dan bahan memperbaiki proses penerimaan serta pengeluaran.

Vasco dapat menjaga kartu stok, lokasi, serta riwayat pergerakan agar investigasi tidak dimulai dari nol. Namun sistem tidak dapat membuktikan kondisi fisik tanpa disiplin pengguna. Tetapkan cut-off, akses, satuan, dan jalur persetujuan sebelum jadwal opname. Arsipkan hasil recount dan bukti koreksi agar pola selisih dapat dibandingkan antarperiode.