SOP Penerimaan Barang Gudang dari Bongkar hingga Kartu Stok

SOP penerimaan memisahkan pemeriksaan dokumen, jumlah, dan kondisi sebelum barang dinyatakan diterima serta masuk ke saldo stok tersedia.

SOP penerimaan barang gudang adalah urutan kerja untuk memeriksa kiriman sebelum barang menambah saldo stok. Prosesnya dimulai dari mencocokkan pemasok dan PO, menghitung fisik, memeriksa kondisi, memisahkan barang bermasalah, membuat catatan penerimaan, memberi lokasi penyimpanan, lalu memperbarui kartu stok. Tujuannya bukan memperlambat bongkar, melainkan memastikan sistem hanya mencatat barang yang benar-benar datang dan layak digunakan.^[3]

Pembagian peran minimum

GAO menempatkan penerimaan, penyimpanan, pencatatan, dan persetujuan sebagai tugas yang sebaiknya dipisahkan untuk mengurangi risiko kesalahan atau kecurangan. Pada tim kecil, pemisahan penuh mungkin tidak praktis. Gunakan pemeriksaan oleh orang kedua, foto bukti, dan persetujuan atas penyesuaian sebagai kontrol pengganti.^[2]

Langkah 1: siapkan kedatangan

Gudang menerima jadwal, nomor PO, pemasok, item, kuantitas, dan persyaratan khusus sebelum kendaraan tiba. Siapkan area bongkar dan area karantina. Pastikan alat ukur sesuai: timbangan untuk bahan curah, meteran untuk dimensi, atau daftar serial untuk peralatan. Jika kiriman datang tanpa PO, jangan langsung menolaknya bila kondisi lapangan darurat, tetapi tahan pencatatan final dan eskalasikan sebagai pengecualian.

Langkah 2: periksa dokumen dan fisik

• ✓Cocokkan nama pemasok, nomor PO, surat jalan, dan tujuan gudang.
• ✓Hitung barang secara fisik; jangan hanya menyalin angka pada surat jalan.
• ✓Periksa kemasan, kerusakan, tanggal kedaluwarsa, batch, serial, atau spesifikasi yang relevan.
• ✓Catat satuan dengan tepat, misalnya batang, dus, kilogram, meter, atau pail.
• ✓Ambil foto kerusakan, segel, label, dan jumlah bila terjadi selisih.
• ✓Pisahkan barang yang belum lulus pemeriksaan dari stok yang boleh dipakai.

HMRC menjelaskan bahwa Goods Received Note atau GRN menjadi catatan internal bahwa barang telah diterima dalam keadaan sesuai atau bahwa ada selisih. Dokumen ini kemudian dapat dikirim ke accounts payable untuk proses pencocokan. Prinsipnya penting: tanda tangan surat jalan hanya membuktikan kendaraan menyerahkan sesuatu, bukan selalu membuktikan seluruh isi sesuai PO dan layak dibayar.^[3]

Langkah 3: buat catatan penerimaan

Catatan penerimaan harus memakai tanggal dan waktu aktual, nomor PO, pemasok, petugas, lokasi, serta hasil per baris. Pada contoh, stok tersedia bertambah 18 pail dan 8 kaleng, bukan seluruh jumlah PO. Dua pail bocor masuk status karantina sampai pemasok memberi keputusan. Sisa dua kaleng pada PO tetap terbuka jika pemasok masih akan mengirimnya.

Langkah 4: simpan dan perbarui stok

Beri label lokasi lalu pindahkan barang yang diterima ke rak atau area yang ditentukan. Catat pergerakannya pada saat yang sama, bukan di akhir hari. Jarak waktu antara kejadian fisik dan pencatatan memperbesar ruang salah. Untuk item batch atau serial, simpan identitas itu bersama penerimaan agar penelusuran tidak putus.^[1]

Langkah 5: selesaikan pengecualian

Kirim bukti selisih kepada purchasing dan pemasok pada hari yang sama. Tentukan apakah barang diganti, dikirim susulan, diretur, atau diberi potongan. Finance memproses invoice hanya atas jumlah dan syarat yang dapat diverifikasi. Jangan menghapus jejak penerimaan pertama saat koreksi dibuat. Riwayat awal, alasan, pelaku, dan waktu perubahan diperlukan untuk audit serta analisis pemasok.

Vasco dapat menghubungkan PO, penerimaan, dan riwayat stok operasional agar jumlah yang diterima tidak perlu diketik ulang di file lain. Sistem tetap tidak menggantikan inspeksi fisik atau keputusan menerima barang. Tetapkan siapa yang boleh menerima, siapa yang boleh menyesuaikan stok, dan siapa yang menyetujui pengecualian sebelum SOP dijalankan. Ukur pula ketepatan jumlah, kerusakan, keterlambatan, dan waktu penyelesaian selisih per pemasok agar hasil penerimaan memperbaiki keputusan pembelian berikutnya. Tinjau indikator itu bersama purchasing secara berkala.