Invoice DP dan Invoice Termin: Kapan Diterbitkan dan Cara Menghitungnya

Invoice DP meminta pembayaran awal sesuai kontrak, sedangkan invoice termin menagih nilai setelah tahap atau progres yang menjadi pemicu telah disetujui.

Invoice DP adalah tagihan pembayaran awal sebelum seluruh pekerjaan atau penyerahan selesai, sesuai persentase atau nilai yang disepakati dalam kontrak. Invoice termin adalah tagihan bertahap yang diterbitkan setelah milestone, volume, atau progres tertentu disetujui. Perbedaannya berada pada pemicu: DP bergantung pada ketentuan pembayaran awal, sedangkan termin bergantung pada bukti tahap pekerjaan. Keduanya perlu merujuk kontrak dan tidak boleh dihitung dari ingatan atau percakapan informal.

Bandingkan dasar penagihannya

Pedoman kontrak pemerintah Inggris menekankan bahwa pemicu setiap pembayaran, termasuk milestone, harus didefinisikan dengan jelas. IFRS 15 juga membedakan kewajiban pelaksanaan dan pengukuran progres untuk kewajiban yang dipenuhi sepanjang waktu. Ini adalah rujukan konsep, bukan penentuan perlakuan kontrak atau akuntansi proyekmu; perusahaan perlu mengikuti perjanjian dan kebijakan akuntansinya sendiri.^[1],[2]

Contoh perhitungan sederhana

Nilai kontrak sebelum komponen pajak adalah Rp500.000.000. DP 20% berarti invoice DP Rp100.000.000. Kontrak kemudian menetapkan termin berdasarkan progres kumulatif: termin pertama saat progres disetujui 40%, termin kedua 75%, dan final 100%. Asumsikan DP diperhitungkan proporsional atau seluruhnya pada termin pertama sesuai kontrak; metode yang dipilih harus tertulis agar tidak terjadi tagihan ganda.

Tabel mengasumsikan tidak ada retensi, variasi, denda, atau potongan lain. Jika kontrak memiliki retensi 5%, variasi pekerjaan, atau pengembalian DP dengan pola berbeda, buat rekonsiliasi terpisah. Jangan mengubah formula setelah pekerjaan berjalan tanpa persetujuan tertulis kedua pihak.

Isi yang perlu terlihat pada setiap invoice

• ✓Nomor invoice, tanggal, pelanggan, kontrak, PO, dan proyek.
• ✓Label jelas: DP, Termin 1, Termin 2, final, atau retensi.
• ✓Nilai kontrak dan dasar persentase atau milestone.
• ✓Nilai hak tagih kumulatif dan invoice yang sudah diterbitkan.
• ✓DP atau pembayaran sebelumnya yang dialokasikan.
• ✓Retensi, variasi, potongan, serta sisa kontrak bila berlaku.
• ✓Berita acara atau bukti milestone yang menjadi dasar.
• ✓Jatuh tempo dan instruksi pembayaran yang diverifikasi.

Status dan rekonsiliasi

Pisahkan status progres dari status pembayaran. Progres 75% tidak berarti invoice termin sudah dibayar. Simpan empat angka: nilai kontrak terbaru, progres disetujui, nilai kumulatif yang sudah diinvoicekan, dan kas yang sudah diterima. Selisih antara invoice dan kas menjadi piutang; selisih antara hak tagih dan invoice menjadi pekerjaan yang belum ditagih menurut proses operasional. Perlakuan akuntansinya perlu ditentukan finance sesuai standar.

Invoice operasional dan Faktur Pajak tetap berbeda

DJP mendefinisikan Faktur Pajak sebagai bukti pungutan pajak oleh Pengusaha Kena Pajak atas penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Waktu dan dasar pembuatan Faktur Pajak atas pembayaran awal atau termin harus mengikuti ketentuan pajak yang berlaku pada transaksi sebenarnya. Jangan menganggap invoice DP atau termin dari sistem operasional otomatis menjadi Faktur Pajak. Proseskan dokumen pajak melalui saluran DJP dan minta pemeriksaan tenaga pajak bila kontraknya kompleks.^[3]

Checklist sebelum termin dikirim

Cocokkan nomor kontrak dan PO, nilai kontrak terbaru, milestone, berita acara, persentase kumulatif, DP, invoice terdahulu, retensi, variasi, serta sisa. Minta orang kedua menghitung ulang tabel kumulatif. Pastikan invoice dikirim ke kontak accounts payable dan pihak proyek yang dapat mengonfirmasi progres. Satu kesalahan pada nilai kumulatif akan terbawa ke semua termin berikutnya jika tidak ditemukan sejak awal.

Vasco membantu tim menjaga urutan invoice, pembayaran, dan sisa tagihan proyek dalam alur operasional. Vasco bukan sistem akuntansi lengkap, penyedia pembayaran, atau aplikasi kepatuhan pajak otomatis. Formula termin, alokasi DP, retensi, dan dokumen pendukung tetap mengikuti kontrak serta kebijakan perusahaanmu.