Proforma Invoice Adalah Penawaran Terperinci, Bukan Tagihan Final

Proforma invoice menjelaskan barang atau jasa dan syarat yang ditawarkan sebelum penyerahan final, sering untuk persetujuan atau pembayaran di muka.

Proforma invoice adalah dokumen penawaran terperinci dalam bentuk menyerupai invoice yang diterbitkan sebelum transaksi atau penyerahan final. Isinya membantu pembeli memeriksa barang atau jasa, harga, pengiriman, masa berlaku, dan syarat pembayaran sebelum menyetujui. International Trade Administration menyebutnya sebagai quotation dalam format invoice dan mencantumkan rincian seperti pihak, item, harga, syarat penjualan, pembayaran, estimasi kirim, serta masa berlaku.^[1]

Kapan proforma invoice digunakan?

• ✓Pelanggan membutuhkan rincian resmi untuk persetujuan internal sebelum PO dibuat.
• ✓Penjual meminta pembayaran di muka sebelum memulai produksi atau pengiriman.
• ✓Nilai akhir belum menjadi tagihan karena barang atau jasa belum diserahkan.
• ✓Transaksi ekspor memerlukan informasi awal untuk perizinan, inspeksi, atau pengaturan pembayaran.
• ✓Kedua pihak ingin mengunci spesifikasi dan syarat sebelum invoice final diterbitkan.

HMRC menjelaskan bahwa proforma memuat sebagian atau seluruh informasi invoice, tetapi belum menjalankan fungsi utama invoice sebagai konfirmasi formal atas penyerahan tertentu. Dalam penggunaan normal yang dijelaskan HMRC, dokumen ini perlu diberi label jelas sebagai proforma dan bukan VAT invoice. Konteks pajak Inggris tidak berlaku langsung di Indonesia, tetapi pemisahan antara penawaran awal dan dokumen pajak final adalah praktik yang berguna.^[2]

Perbedaan proforma, invoice, dan Faktur Pajak

DJP mendefinisikan Faktur Pajak sebagai bukti pungutan pajak yang dibuat Pengusaha Kena Pajak atas penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Label “invoice” atau “proforma invoice” pada PDF tidak mengubahnya menjadi Faktur Pajak. Perlakuan PPN, waktu penerbitan, dan dokumen yang diwajibkan harus diperiksa berdasarkan transaksi serta aturan DJP yang berlaku.^[3]

Isi proforma invoice yang praktis

Tambahkan mata uang, diskon, ongkos, asumsi pajak, spesifikasi, dan syarat pembatalan yang relevan. Jika nilai bisa berubah karena pengukuran aktual, tulis dasar penyesuaiannya. Hindari nomor yang sama dengan invoice final supaya pencarian dan rekonsiliasi tidak mencampur dua tahap dokumen.

Alur setelah proforma disetujui

Pembeli menyetujui atau mengirim PO. Jika ada pembayaran di muka, penjual mencatat penerimaan tersebut terhadap transaksi yang benar. Setelah barang atau jasa diserahkan sesuai pemicu kontrak, terbitkan invoice final dengan referensi proforma, PO, dan pembayaran di muka. Invoice final menunjukkan nilai transaksi, pembayaran yang sudah diterima, serta sisa yang ditagih. Dokumen pajak diproses melalui alur yang sesuai, bukan dengan mengganti judul proforma menjadi invoice.

Kesalahan yang perlu dihindari

Jangan menandai proforma sebagai piutang final tanpa pemicu yang jelas. Jangan membiarkannya terbuka selamanya setelah kedaluwarsa. Jangan menerbitkan invoice final kedua tanpa mengalokasikan DP yang sudah masuk. Dan jangan mengirim perubahan rekening hanya di file proforma tanpa konfirmasi terpisah. Gunakan status draft, terkirim, disetujui, kedaluwarsa, dibatalkan, atau dikonversi agar pipeline tidak dihitung sebagai tagihan nyata.

Checklist sebelum proforma dikirim

Pastikan label proforma terlihat pada halaman pertama, masa berlaku memiliki tanggal pasti, spesifikasi dan kuantitas bisa diperiksa, serta biaya pengiriman dan pajak tidak dibiarkan samar. Tunjukkan apa yang terjadi setelah pelanggan menyetujui: apakah perlu PO, berapa DP, kapan pekerjaan dimulai, dan kapan invoice final terbit. Simpan versi yang disetujui. Jika harga atau ruang lingkup berubah, buat revisi yang dapat ditelusuri agar pembayaran pelanggan tidak merujuk dokumen lama.

Vasco dapat membantu menyimpan dokumen komersial dan menghubungkan invoice final dengan penerimaan pembayaran. Vasco bukan penyedia pembayaran, sistem akuntansi penuh, atau penerbit Faktur Pajak otomatis. Tetapkan sendiri kebijakan kapan proforma digunakan dan kapan transaksi resmi dapat ditagih.