Apa Itu Kasbon? Arti, Aturan Potong Gaji, dan Cara Mencatatnya

Kasbon adalah uang muka gaji yang diambil staff sebelum tanggal gajian. Panduan lengkap: cara kerja cicilan, aturan potong gaji, dan cara mencatat agar tidak ribut.

Kasbon adalah pinjaman atau uang muka gaji yang diambil staff dari perusahaan sebelum tanggal gajian, biasanya untuk kebutuhan mendesak, lalu diperhitungkan pada pembayaran berikutnya sesuai dasar yang berlaku. Tanpa catatan yang rapi, saldo dan potongannya dapat memicu sengketa saat gajian.

Bagaimana kasbon bekerja

Alurnya sederhana: staff mengajukan kasbon, perusahaan mencatat jumlahnya, lalu jumlah itu dipotong dari gaji bersih. Untuk kasbon besar, potongan bisa dicicil beberapa periode, misalnya kasbon Rp600.000 dipotong Rp200.000 selama tiga minggu. Yang penting dicatat adalah dua angka: total kasbon dan sisa yang belum terbayar (saldo).

Aturan memotong kasbon dari gaji

PP 36/2021 Pasal 63 menempatkan pemotongan untuk uang muka upah pada dasar yang tertulis dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Pasal 65 membatasi jumlah keseluruhan potongan upah paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah. Jadi persetujuan lisan saja bukan standar dokumentasi yang memadai, dan batasnya bukan sekadar angka yang terasa wajar bagi perusahaan.^[1]

Cara mencatat: buku, Excel, atau sistem

• ✓Buku catatan: paling sederhana, tapi mudah hilang dan sulit dicek sisa cicilannya.
• ✓Excel: lebih rapi, tapi harus dihitung manual tiap gajian dan rawan salah rumus.
• ✓Sistem terhubung: kasbon tercatat sekali, otomatis dipotong dan sisanya terlihat setiap periode.

Tanpa saldo awal, cicilan, dan sisa yang dapat diperiksa, kasbon mudah berubah dari bantuan menjadi sumber salah paham.

Pertanyaan umum

Bolehkah kasbon dipotong dari gaji? Dapat, jika dasar pemotongannya mengikuti dokumen hubungan kerja yang berlaku. Berapa maksimal? Jumlah keseluruhan potongan dibatasi paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah. Jika staff berhenti sebelum saldo lunas, penyelesaiannya perlu mengikuti perjanjian dan proses perusahaan yang berlaku; untuk kasus sengketa, minta nasihat dari pihak ketenagakerjaan yang berwenang.^[1]

Di Vasco, kasbon dicatat sekali lalu otomatis dipotong dari gaji tiap periode, dengan sisa cicilan yang selalu bisa kamu dan staff lihat, sehingga gajian berhenti jadi ajang debat.

SOP kasbon yang mengurangi sengketa

Buat alur tetap: pekerja mengajukan nilai dan rencana cicilan, pejabat berwenang menyetujui, perusahaan menyerahkan uang melalui metode yang dapat dibuktikan, lalu saldo muncul pada catatan pekerja. Setiap potongan periode harus menghasilkan saldo baru yang dapat dilihat. Jika ada perubahan cicilan, simpan persetujuan baru; jangan menimpa catatan awal.

Periksa aturan terbaru sebelum mengubah kebijakan

PP 36/2021 tetap menjadi dasar utama pengupahan dan telah diubah, antara lain, oleh PP 49/2025. Perubahan 2025 terutama menyentuh sejumlah ketentuan pengupahan dan upah minimum; status konsolidasi tetap perlu diperiksa ketika perusahaan memperbarui Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau PKB. Artikel ini memberi kerangka pencatatan, bukan nasihat hukum untuk sengketa individual.^[1],[2]

Ketika pekerja berhenti sebelum lunas

Jangan membuat aturan dadakan pada hari terakhir kerja. Dokumen awal perlu menjelaskan cara penyelesaian saldo, tetap tunduk pada ketentuan pemotongan dan hak pekerja yang berlaku. Jika nilai atau dasar kewajibannya diperselisihkan, hentikan perubahan sepihak dan minta bantuan pihak ketenagakerjaan atau penasihat hukum yang berwenang.

Rekonsiliasi saldo setiap gajian

Gunakan rumus sederhana: saldo awal ditambah kasbon baru dikurangi pembayaran atau potongan sama dengan saldo akhir. Total saldo akhir seluruh pekerja harus cocok dengan buku kasbon perusahaan. Jika tidak cocok, telusuri transaksi asal sebelum menerbitkan slip; jangan membuat jurnal penyeimbang tanpa mengetahui pekerja dan dokumen yang terdampak.

Berikan salinan rincian kepada pekerja agar perbedaan dapat dilaporkan sebelum menumpuk beberapa periode.