Purchase Order
Pembelian menghubungkan kebutuhan barang/jasa dengan Permintaan Pembelian, persetujuan, Purchase Order (PO), pengiriman, penerimaan sebagian/penuh, stok, biaya proyek, tagihan vendor, pembayaran yang dicatat, serta retur. Setiap tahap mempunyai status sendiri agar “diminta”, “dipesan”, “diterima”, dan “dibayar” tidak dianggap sama.
Mulai dari Permintaan bila kebutuhan harus disetujui, lalu ubah menjadi PO. Hubungkan PO ke material katalog jika penerimaan harus menambah stok otomatis. Status Lunas atau tombol pencatatan pembayaran tidak mengirim uang ke bank—Vasco mencatat kejadian yang sudah dilakukan melalui proses pembayaran perusahaan. Barang yang sudah diterima dan dikembalikan ke vendor harus memakai Retur Pembelian, bukan menghapus PO.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Tentukan batas nilai, siapa yang meminta, menyetujui, membuat PO, menerima barang, mencatat tagihan, dan mencatat pembayaran.
- Siapkan proyek, katalog material, gudang, dan vendor aktif yang akan dipakai.
- Sepakati penomoran/referensi PO, bukti penerimaan, serta dokumen tagihan vendor.
- Pastikan pemisahan tugas: orang yang meminta sebaiknya tidak menjadi satu-satunya pemeriksa penerimaan dan pembayaran untuk pembelian berisiko.
Selesai jika
- Kebutuhan dapat ditelusuri dari Permintaan hingga PO dan penerimaan.
- Approval tidak dapat dilewati dengan mengubah status PO dari form.
- Penerimaan material menambah stok hanya sebesar jumlah yang benar-benar diterima.
- Tagihan, pembayaran tercatat, dan retur mempunyai referensi serta status yang dapat direkonsiliasi.
- Pembatalan dilakukan sesuai tahap tanpa menghilangkan penerimaan fisik atau biaya secara keliru.
Pahami urutan dan status Pembelian
| Tahap | Bukti utama | Apakah stok berubah? | Apakah uang berpindah? |
|---|---|---|---|
| Permintaan Pembelian | Item, jumlah, proyek, catatan | Tidak | Tidak |
| Approval Permintaan | Keputusan Setujui/Tolak | Tidak | Tidak |
| PO Menunggu Approval | Pesanan, vendor, nominal, tanggal | Tidak | Tidak |
| PO Disetujui/Dikirim | Persetujuan dan progres vendor | Belum | Belum tentu; biaya/komitmen dapat mulai tercatat |
| Penerimaan | Jumlah fisik diterima, lot/serial, bukti | Ya, jika terhubung material | Tidak |
| Tagihan vendor | Nomor invoice, item, harga, pajak, jatuh tempo | Tidak | Tidak |
| Pembayaran tercatat | Jumlah, metode, referensi | Tidak | Vasco mencatat pembayaran eksternal; tidak mengeksekusi transfer bank |
| Retur Pembelian | Item/jumlah kembali, kondisi, bukti, nota kredit | Ya, stok berkurang saat retur dikirim | Kredit vendor mengurangi utang setelah dicatat |
Cara menjelaskannya kepada client
“Permintaan adalah kebutuhan, PO adalah pesanan, Penerimaan adalah barang yang benar-benar datang, Tagihan adalah kewajiban vendor, dan Pembayaran adalah pencatatan uang yang sudah dibayarkan. Vasco memisahkan semuanya supaya tidak ada barang atau uang dianggap selesai terlalu dini.”
Buat dan putuskan Permintaan Pembelian
- 1
Pilih Permintaan Baru
Buka Pembelian → Permintaan Pembelian. Cari daftar lebih dahulu agar kebutuhan yang sama tidak dibuat dua kali.
Hasil: Form kebutuhan baru terbuka.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup form sebelum Simpan. Tidak ada permintaan dibuat. - 2
Isi item dan jumlah
Tulis nama barang/jasa secara spesifik dan jumlah lebih dari 0. Cantumkan spesifikasi penting pada nama atau catatan.
Hasil: Approver dapat memahami apa dan berapa yang dibutuhkan.Jika bermasalah: Permintaan memakai jumlah numerik. Untuk keterangan seperti “10 sak”, isi jumlah 10 dan tulis satuan/spesifikasi pada item atau catatan. - 3
Hubungkan proyek dan catatan
Pilih proyek bila pembelian ditujukan untuk pekerjaan tertentu. Tambahkan alasan, tanggal diperlukan, lokasi, spesifikasi, atau referensi anggaran pada catatan.
Hasil: Kebutuhan dapat dinilai dalam konteks operasional. - 4
Simpan dan periksa status Diminta
Tekan Simpan sekali lalu pastikan permintaan muncul sebagai Diminta.
Hasil: Permintaan siap diedit, disetujui, ditolak, atau dihapus sesuai kewenangan.Jika bermasalah: Jika tidak muncul setelah koneksi lambat, muat ulang sebelum membuat ulang. - 5
Edit selagi Diminta
Gunakan Edit untuk memperbaiki item, jumlah, proyek, atau catatan. Perubahan hanya tersedia selama status masih Diminta.
Hasil: Approver menilai versi kebutuhan yang benar.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan mempertahankan data lama.Jika bermasalah: Jika status sudah berubah, Edit ditolak. Jangan membuat permintaan kedua hanya untuk mengubah keputusan; tindak lanjuti sesuai status. - 6
Setujui atau Tolak
Periksa kebutuhan, proyek, duplikasi, anggaran, dan otoritas. Pilih Setujui agar dapat dijadikan PO, atau Tolak bila tidak disetujui.
Hasil: Status keputusan tersimpan; stok dan pembayaran belum berubah.Jika mau batal / undo: Jangan menekan keputusan sebelum pemeriksaan selesai. Bila salah keputusan dan layar tidak menyediakan pembalikan, catat permintaan pengganti/eskalasi kepada admin sesuai prosedur perusahaan.
Hapus hanya saat Diminta
Permintaan Pending/Diminta dapat dihapus setelah konfirmasi, tetapi tindakan ini permanen dan tidak mempunyai undo. Gunakan Edit untuk salah ketik, Tolak untuk kebutuhan yang tidak disetujui, dan Hapus hanya untuk duplikat atau data uji yang benar-benar tidak perlu dipertahankan.
Ubah Permintaan disetujui menjadi PO
- 1
Pilih Jadikan PO
Pada permintaan berstatus Disetujui, pilih Jadikan PO. Vasco mengisi item, jumlah, dan proyek sebagai titik awal.
Hasil: Form PO baru terhubung ke permintaan asal.Jika mau batal / undo: Tutup form atau pilih Batal sebelum Simpan. Permintaan tetap Disetujui dan belum menjadi PO. - 2
Lengkapi vendor dan kontak
Pilih vendor aktif lalu periksa PIC, telepon, dan alamat. Gunakan vendor tersimpan untuk mempercepat, tetapi verifikasi kontak karena data PO menjadi snapshot komunikasi transaksi tersebut.
Hasil: PO mempunyai pihak pemasok dan narahubung yang jelas. - 3
Isi item, kuantitas teks, dan nominal
Periksa deskripsi item, isi kuantitas yang mudah dibaca seperti “10 sak”, dan nominal PO. Gunakan nilai yang sudah disepakati atau estimasi resmi.
Hasil: PO dapat dibaca manusia dan dihitung sebagai komitmen pembelian. - 4
Hubungkan ke material katalog bila perlu
Pilih Material lalu isi Qty angka dan satuannya. Hubungan ini diperlukan agar penerimaan PO dapat menambah stok otomatis.
Hasil: PO siap menjadi sumber transaksi stok ketika barang diterima.Jika bermasalah: Qty teks tidak cukup untuk pembukuan stok. Jika material dipilih, jumlah numerik harus benar dan menggunakan satuan katalog. - 5
Isi perkiraan tiba dan status pembayaran
Tambahkan tanggal perkiraan tiba. Pilih Belum Lunas kecuali pembayaran benar-benar sudah dilakukan dan bukti tersedia.
Hasil: Vasco dapat menandai keterlambatan dan status administrasi pembayaran.Jika bermasalah: Tanda Lunas hanya mencatat keadaan; tidak mentransfer uang ke vendor. - 6
Lampirkan dokumen opsional
Ambil foto/unggah surat jalan, invoice, kuitansi, atau dokumen pendukung ke penyimpanan privat. Periksa thumbnail sebelum Simpan.
Hasil: Bukti dapat dibuka dari transaksi.Jika mau batal / undo: Batalkan kamera/galeri atau tekan X untuk melepas lampiran dari draft. Jika file sudah terunggah tetapi PO dibatalkan, catatan PO tidak dibuat; admin dapat melakukan pembersihan penyimpanan sesuai kebijakan retensi. - 7
Simpan sebagai Menunggu Approval
Periksa seluruh ringkasan lalu Simpan satu kali. PO baru masuk approval dan permintaan asal ditandai telah dikonversi sesuai alur.
Hasil: PO dan permintaan tidak terpisah; approver dapat memproses pesanan.Jika bermasalah: Jangan mengubah status ke Disetujui/Dikirim/Diterima untuk melewati approval. Jika PO mempunyai approval Pending, Vasco mengunci status tersebut dari form.
Buat PO langsung dan isi field dengan benar
PO langsung cocok untuk kebutuhan yang memang tidak memerlukan Permintaan terpisah menurut kebijakan perusahaan. PO tetap dapat masuk status Menunggu Approval dan harus mengikuti otorisasi yang berlaku.
| Field | Isi | Dampak |
|---|---|---|
| Proyek | Pekerjaan yang menanggung pembelian atau kosong untuk umum | Menghubungkan biaya aktual ke proyek |
| Item | Nama/spesifikasi barang atau jasa | Wajib agar PO dapat dikenali |
| Qty teks | Keterangan yang dibaca manusia, mis. 10 sak | Tampil pada PO; bukan satu-satunya sumber stok |
| Vendor | Vendor aktif | Menghubungkan riwayat pesanan vendor |
| PIC/telepon/alamat | Kontak transaksi | Memudahkan koordinasi dan menjadi konteks PO |
| Nominal | Nilai pesanan | Digunakan pada biaya/approval sesuai status |
| Material + Qty angka | Barang katalog dan jumlah numerik | Mengaktifkan penambahan stok ketika diterima |
| Status | Menunggu Approval, Disetujui, Dikirim, Diterima, Ditolak | Memicu kontrol dan efek berbeda |
| Perkiraan tiba | Tanggal janji vendor | Menentukan indikator terlambat |
| Pembayaran | Lunas/Belum lunas | Penanda administrasi; bukan transfer bank |
PO non-material tidak mengubah stok
Jika Material dibiarkan kosong, status Diterima tidak menambah katalog stok. Ini benar untuk jasa atau barang non-katalog; jika seharusnya menjadi material, hubungkan katalog dan jumlah angka sebelum penerimaan.
Kelola status dan approval PO
| Status | Makna operasional | Efek dan cara membatalkan |
|---|---|---|
| Menunggu Approval | Belum disetujui untuk dilanjutkan | Batalkan keputusan dengan tidak menyetujui; PO dapat diedit sesuai akses atau dihapus permanen setelah konfirmasi |
| Disetujui | Pesanan telah diotorisasi | Biaya pembelian dapat dicatat ke arus kas/actual proyek; ubah ke Ditolak hanya jika benar-benar membatalkan dan pahami efek biaya |
| Dikirim | Vendor mengirim barang | Stok belum berubah sampai penerimaan |
| Diterima | Jumlah penuh diterima atau status diselesaikan | Material terhubung menambah stok; jangan menghapus untuk membatalkan penerimaan |
| Ditolak | PO tidak disetujui/dibatalkan | Biaya terkait dibatalkan/di-void; dapat Buka kembali ke Menunggu Approval |
- 1
Putuskan dari layar Approval
Buka approval PO, periksa vendor, item, proyek, nominal, kebutuhan, dan duplikasi. Setujui atau Tolak melalui kontrol approval.
Hasil: Status sumber dan jejak keputusan tetap sinkron.Jika bermasalah: Jika pengguna lain sudah memutuskan, muat ulang. Jangan mengedit status untuk mencoba mengalahkan keputusan terbaru. - 2
Buka kembali PO Ditolak bila keputusan berubah
Pilih Buka Kembali lalu konfirmasi. Status kembali ke Menunggu Approval dan approval baru/aktif disiapkan.
Hasil: PO dapat dinilai ulang tanpa membuat salinan tak perlu; biaya yang pernah di-void belum kembali sampai disetujui lagi.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi agar PO tetap Ditolak. - 3
Duplikat/Pesan Lagi untuk kebutuhan baru
Pilih Duplikat/Pesan Lagi bila pembelian baru mirip transaksi lama. Vasco membuat PO baru berstatus Menunggu Approval dan mempertahankan PO lama.
Hasil: Pesanan baru mempunyai identitas dan approval sendiri.Jika bermasalah: Dokumen, penerimaan, pembayaran, dan sejarah lama tidak boleh dianggap bagian dari PO baru. Periksa tanggal, jumlah, harga, proyek, dan vendor sebelum Simpan.
Catat penerimaan sebagian atau penuh
- 1
Cocokkan barang fisik dengan PO
Periksa nomor PO, vendor, item, kondisi, jumlah dipesan, jumlah yang pernah diterima, sisa, lot/serial, gudang, dan dokumen pengiriman.
Hasil: Jumlah yang akan dicatat berasal dari pemeriksaan fisik, bukan dari nilai default semata. - 2
Pilih Terima Barang
Form mengisi jumlah tersisa sebagai titik awal. Ubah menjadi jumlah yang benar-benar diterima hari ini dan pastikan lebih dari 0 serta tidak melampaui sisa.
Hasil: Penerimaan parsial atau final siap diproses.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup lembar. Tidak ada penerimaan maupun stok yang dicatat. - 3
Simpan satu kali
Konfirmasi jumlah, unit, gudang, lot/serial, dan bukti, lalu Simpan. Setiap parsial dibukukan; penerimaan terakhir membuat PO Diterima.
Hasil: Jumlah diterima bertambah dan material terhubung menambah stok secara atomik.Jika bermasalah: Jika PO diubah orang lain saat form terbuka, penyimpanan ditolak sebagai konflik. Tutup, buka kembali, lihat sisa terbaru, lalu catat ulang—jangan memakai angka lama. - 4
Periksa stok dan progres penerimaan
Pastikan PO menunjukkan Diterima sebagian atau Diterima penuh, dan buka riwayat material untuk melihat pergerakan masuk.
Hasil: Dokumen penerimaan dan stok dapat direkonsiliasi.Jika bermasalah: Jika pesan menyatakan penerimaan tersimpan tetapi stok belum bertambah, jangan memasukkan penerimaan kedua. Tambahkan manual melalui Gudang → Masuk dengan referensi PO atau ikuti opsi coba ulang yang ditampilkan setelah memeriksa riwayat.
Penerimaan bukan tindakan yang dibatalkan dengan Hapus PO
Menghapus PO tidak membalik barang fisik atau pergerakan stok yang sudah diterima. Jika jumlah penerimaan salah, gunakan koreksi stok/retur yang sesuai dan pertahankan referensi PO.
Kelola vendor tanpa memutus riwayat
- 1
Tambah vendor
Isi nama wajib, kategori, dan rating bila digunakan. Tambahkan kontak tersimpan—nama, telepon, PIC, alamat, dan NPWP—untuk membantu pengisian PO.
Hasil: Vendor tersedia pada pemilih PO.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. Vendor tidak dibuat. - 2
Edit data aktif
Perbarui nama/kategori/rating atau buku alamat jika kontak berubah. Perubahan kontak tersimpan tidak menulis ulang snapshot pada PO lama.
Hasil: PO berikutnya memakai data terbaru tanpa mengubah sejarah transaksi. - 3
Arsipkan vendor dengan riwayat
Jika vendor tidak lagi digunakan tetapi mempunyai PO, pilih Arsipkan. Vendor hilang dari pilihan aktif namun riwayat PO tetap tersedia.
Hasil: Daftar aktif rapi tanpa memutus transaksi lama.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada dialog. Jika terlanjur diarsipkan, buka bagian Diarsipkan lalu pilih Aktifkan untuk memulihkan. - 4
Hapus hanya vendor tanpa PO
Hard delete diperbolehkan hanya bila tidak ada PO yang masih merujuk nama vendor. Baca konfirmasi sebelum menghapus.
Hasil: Vendor kosong dihapus permanen.Jika bermasalah: Jika sistem menolak karena riwayat PO, gunakan Arsipkan. Jangan mengganti nama PO lama hanya agar vendor dapat dihapus.
Buku alamat dan master vendor tidak sama
Menghapus kontak tersimpan tidak mengubah vendor/PO yang sudah dibuat. Master vendor digunakan untuk riwayat pembelian; kontak tersimpan membantu mengisi snapshot komunikasi pada PO.
Catat tagihan vendor dan pencocokan tiga arah
- 1
Pilih PO yang belum seluruhnya ditagihkan
Buka Tagihan Vendor lalu pilih Catat Invoice pada PO. Periksa jumlah PO, penerimaan, retur, dan tagihan sebelumnya.
Hasil: Sisa item yang belum ditagih disiapkan sebagai baris.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup panel sebelum Simpan. Tidak ada tagihan dibuat. - 2
Isi nomor dan tanggal tagihan
Masukkan nomor invoice vendor yang wajib dan unik sesuai kebijakan, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo, serta dokumen pendukung.
Hasil: Tagihan mempunyai referensi dan periode yang dapat dilacak. - 3
Periksa item, harga, diskon, pajak, dan ongkir
Pilih hanya baris yang benar-benar ditagihkan. Cocokkan jumlah, harga satuan, diskon per baris/total, tarif pajak 0–100%, dan freight.
Hasil: Nilai tagihan dihitung dari rincian yang dapat dibandingkan dengan PO/penerimaan.Jika bermasalah: Jangan menyesuaikan angka hanya agar menjadi “Cocok”. Jika invoice berbeda, pertahankan fakta dan selesaikan pengecualian dengan vendor/approver. - 4
Simpan satu kali
Vasco membandingkan PO, penerimaan, dan invoice. Tunggu hasil Cocok 3 arah atau Pengecualian.
Hasil: Tagihan tersimpan tanpa diduplikasi saat retry memakai referensi proses yang sama.Jika bermasalah: Tagihan berpengecualian tidak boleh dibayar hanya karena invoice ada. Periksa selisih jumlah, harga, penerimaan, retur, dan batas toleransi.
Cocok bukan berarti dibayar
Status matched/cocok menyatakan PO, penerimaan, dan tagihan selaras menurut kontrol sistem. Saldo tetap terutang sampai pembayaran dicatat atau nota kredit menguranginya.
Catat pembayaran vendor dengan referensi
- 1
Lakukan pembayaran melalui proses perusahaan
Siapkan transfer/tunai sesuai otorisasi eksternal. Cocokkan rekening vendor, nilai, tanggal, dan bukti sebelum mencatat di Vasco.
Hasil: Ada kejadian pembayaran nyata yang dapat direkonsiliasi. - 2
Pilih Bayar pada tagihan yang cocok
Masukkan jumlah lebih dari 0 hingga saldo terutang, metode, dan referensi pembayaran wajib. Untuk beberapa tagihan cocok, gunakan payment run bila tersedia.
Hasil: Pencatatan siap mengurangi saldo tagihan.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. Vasco tidak mencatat pembayaran; transaksi bank yang sudah dilakukan tetap harus diselesaikan secara operasional. - 3
Catat sekali dan tunggu hasil
Tekan Simpan/Bayar satu kali. Vasco menggunakan kunci proses agar retry dari respons jaringan yang hilang tidak menduplikasi pembayaran yang sama.
Hasil: Pembayaran, kas, dan status PO/tagihan diselaraskan sesuai jumlah tercatat.Jika bermasalah: Jangan mengganti referensi lalu mengirim ulang hanya karena layar terlambat. Muat ulang tagihan dan periksa riwayat terlebih dahulu. - 4
Tangani kesalahan pencatatan
Layar Pembelian tidak selalu menyediakan undo pembayaran. Jangan menambah pembayaran negatif atau menghapus tagihan. Kumpulkan bukti, catat referensi salah, lalu ikuti rekonsiliasi resmi/admin Vasco.
Hasil: Ledger uang tidak dirusak oleh transaksi tandingan informal.
Vasco mencatat, bukan mengirim uang
Menandai Lunas atau mencatat pembayaran tidak memerintahkan bank melakukan transfer. Sebaliknya, menekan Batal di Vasco juga tidak membatalkan transfer yang sudah dilakukan di luar aplikasi.
Kirim Retur Pembelian dan catat kredit vendor
- 1
Buka Retur Pembelian
Pilih PO Dikirim/Diterima yang masih mempunyai jumlah diterima dan belum diretur. Hanya material yang benar-benar pernah diterima yang dapat dipilih.
Hasil: Sisa maksimal retur per item dihitung. - 2
Isi alasan dan tagihan terkait
Alasan wajib, misalnya rusak, salah kirim, atau kualitas tidak sesuai. Hubungkan tagihan bila retur harus mengurangi kewajiban tertentu dan lampirkan bukti opsional.
Hasil: Retur mempunyai konteks komersial dan bukti.Jika mau batal / undo: Tutup panel atau pilih Batal sebelum Kirim Retur. Stok, tagihan, dan PO tidak berubah. - 3
Pilih item, jumlah, gudang, kondisi, dan serial
Isi jumlah lebih dari 0 maksimal sisa yang dapat diretur. Pastikan gudang sumber, kondisi, serta serial cocok dengan barang yang dikirim kembali.
Hasil: Daftar retur dapat divalidasi terhadap penerimaan.Jika bermasalah: Jika satu lot, serial, jumlah, atau gudang tidak valid, seluruh batch retur tidak diterapkan—tidak ada pengurangan stok sebagian. - 4
Kirim Retur sekali
Konfirmasi barang fisik benar-benar dikirim/keluar dari gudang, lalu tekan Kirim Retur. Proses memakai kunci agar pengiriman ulang tidak mengurangi stok dua kali.
Hasil: Retur berstatus Dikirim dan stok semua item berkurang secara atomik.Jika bermasalah: Setelah dikirim tidak ada undo langsung pada layar. Jika barang ternyata tidak keluar atau kembali lagi dari vendor, jangan membuat stok fiktif; rekonsiliasi kondisi fisik dan gunakan penerimaan/koreksi resmi dengan referensi retur. - 5
Catat nota kredit
Saat vendor menerbitkan kredit, pilih Catat Kredit. Isi nomor nota kredit dan nilai lebih dari 0 berdasarkan dokumen vendor.
Hasil: Status menjadi Dikreditkan dan utang bersih terkait diperbarui.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan Kredit. Retur tetap Dikirim dan menunggu kredit.Jika bermasalah: Pencatatan kredit tidak sama dengan uang refund sudah masuk. Jika vendor mengembalikan uang, rekonsiliasikan juga melalui alur keuangan yang berlaku.
Retur mengubah stok saat dikirim
Jangan membuat Retur hanya untuk mengoreksi harga invoice. Retur menyatakan barang keluar kembali ke vendor dan mengurangi stok; perbedaan harga tanpa pergerakan barang harus diselesaikan melalui tagihan/nota kredit.
Hapus, tolak, buka kembali, atau duplikasi PO
| Kondisi | Tindakan aman | Pemulihan |
|---|---|---|
| Form PO belum disimpan | Batal/tutup | Tidak perlu; PO belum dibuat |
| PO salah dan masih perlu jejak keputusan | Tolak | Buka kembali ke Menunggu Approval |
| PO lama perlu dipesan ulang | Duplikat/Pesan Lagi | PO baru terpisah; hapus salinan kosong jika salah |
| PO uji/duplikat dan belum dipakai | Hapus setelah verifikasi | Tidak ada undo |
| PO sudah Disetujui | Tolak/void sesuai proses dan rekonsiliasi biaya | Buka kembali lalu approval ulang jika keputusan berubah |
| PO sudah menerima barang | Gunakan Retur atau Koreksi stok | Jangan Hapus—stok tidak otomatis dibalik |
| PO punya tagihan/pembayaran | Rekonsiliasi melalui tagihan, kredit, dan admin | Jangan hard delete sebagai jalan pintas |
- 1
Periksa seluruh hubungan sebelum Hapus
Buka detail PO dan periksa approval, biaya, penerimaan, stok, tagihan, pembayaran, dan retur. Hapus hanya jika benar-benar aman dan tidak perlu dipertahankan.
Hasil: Penghapusan tidak dipakai untuk menyembunyikan transaksi yang sudah terjadi. - 2
Baca konfirmasi permanen
Pastikan nomor PO dan vendor benar. Penghapusan menghapus PO, membatalkan approval Pending, dan dapat me-void biaya terkait.
Jika mau batal / undo: Pilih Batal. PO serta hubungan lain tetap ada. - 3
Jangan konfirmasi bila barang pernah diterima
Hard delete tidak membalik pergerakan stok penerimaan. Tutup dialog dan gunakan Retur Pembelian atau Koreksi berdasarkan barang fisik.
Hasil: Stok dan bukti penerimaan tetap konsisten.Jika bermasalah: Jika PO diterima terlanjur dihapus, jangan membuat penerimaan baru. Audit stok, catat nomor/kejadian, lalu hubungi admin utama atau dukungan Vasco untuk rekonsiliasi.
Hapus PO tidak dapat dibatalkan
Penghapusan bersifat permanen dan tidak meng-unreceive stok. Untuk hampir semua PO bersejarah, gunakan status Ditolak, Retur, nota kredit, atau koreksi resmi agar jejak tetap lengkap.
Pemecahan masalah Pembelian
| Gejala | Penyebab umum | Tindakan |
|---|---|---|
| Permintaan tidak bisa diedit/dihapus | Status bukan Diminta | Gunakan tindakan sesuai status; jangan membuat duplikat untuk menimpa |
| Tidak bisa mengubah PO ke Disetujui | Ada approval Pending | Putuskan dari layar Approval |
| PO tidak menambah stok | Belum ada penerimaan, material tidak terhubung, qty angka kosong, atau booking stok gagal | Periksa detail dan riwayat; gunakan penerimaan atau instruksi Gudang → Masuk satu kali |
| Penerimaan ditolak konflik | Pengguna lain baru mencatat penerimaan | Tutup, buka ulang, lihat sisa terbaru, lalu input ulang |
| Stok bertambah dua kali | Penerimaan PO dan Stok Masuk manual sama-sama dibuat | Audit referensi dan buat koreksi satu transaksi; jangan hapus riwayat |
| Vendor tidak dapat dihapus | Masih mempunyai riwayat PO | Arsipkan vendor; aktifkan kembali dari bagian Diarsipkan bila perlu |
| PO Ditolak tidak dapat dipakai | Siklus approval sudah ditutup | Pilih Buka Kembali lalu approval ulang, atau Duplikat untuk kebutuhan baru |
| Invoice berstatus pengecualian | Jumlah/harga/penerimaan berbeda | Bandingkan PO–penerimaan–invoice dan retur; jangan bayar sebelum penyebab diselesaikan |
| Pembayaran terlihat ganda | Respons lambat lalu dikirim ulang dengan referensi/kunci berbeda | Jangan mencatat lagi; kumpulkan referensi dan minta rekonsiliasi resmi |
| Retur tidak bisa dibuat | Belum ada penerimaan atau seluruh jumlah sudah diretur | Periksa detail PO dan riwayat penerimaan/retur |
| Kredit vendor tidak mengembalikan uang | Nota kredit mengurangi utang, bukan transaksi refund bank | Catat penerimaan refund melalui alur keuangan yang berlaku |
Tanya jawab
Apa beda Permintaan Pembelian dan PO?
Permintaan menyatakan kebutuhan yang perlu diputuskan. PO adalah pesanan kepada vendor. Permintaan Disetujui dapat dijadikan PO agar hubungan asalnya tetap jelas.
Apakah Setujui Permintaan langsung memesan barang?
Tidak. Approval hanya membuat permintaan siap dijadikan PO. Vendor belum menerima pesanan dari tindakan itu saja.
Mengapa status PO tidak bisa diubah ke Disetujui?
Jika PO mempunyai approval Pending, status Disetujui/Dikirim/Diterima dikunci agar keputusan tidak dilewati. Gunakan layar Approval.
Kapan stok bertambah dari PO?
Saat Penerimaan berhasil untuk PO yang terhubung ke material katalog dan jumlah angka yang benar. PO dibuat/disetujui/dikirim belum menambah stok.
Bisakah penerimaan parsial dibatalkan?
Batalkan sebelum Simpan. Setelah tersimpan, jangan hapus PO; gunakan Retur Pembelian atau koreksi stok resmi berdasarkan kondisi fisik dan referensi penerimaan.
Apakah status Lunas mengirim uang?
Tidak. Status/tombol pembayaran mencatat transaksi yang dilakukan melalui proses bank atau kas perusahaan. Pembatalan di Vasco juga tidak membatalkan transfer eksternal.
Apa itu pencocokan tiga arah?
Perbandingan antara PO, barang yang diterima, dan invoice vendor. Status cocok berarti data selaras menurut kontrol; belum berarti tagihan sudah dibayar.
Bagaimana membatalkan PO Ditolak?
Gunakan Buka Kembali untuk mengubahnya ke Menunggu Approval dan menjalankan keputusan baru. Biaya yang pernah di-void tidak aktif kembali sampai approval berhasil.
Bolehkah menghapus PO yang sudah diterima?
Jangan. Penghapusan PO tidak membalik stok yang sudah diterima. Gunakan Retur Pembelian atau Koreksi dan pertahankan jejak PO.
Apa yang terjadi saat Retur dikirim?
Semua baris valid diproses bersama dan stok berkurang secara atomik. Setelah vendor menerbitkan nota kredit, catat nomor dan nilainya untuk mengurangi utang bersih.