Jadwal
Jadwal menghubungkan staff, tanggal, jam, peran, lokasi/proyek, dan catatan shift. Pengelola dapat membuat satu shift, memakai template, menduplikasi, menyalin satu minggu, mengalihkan, menghapus, dan mengekspor jadwal.
Jadwal yang baik memberi staff satu sumber informasi sebelum bekerja dan membantu Vasco mendeteksi benturan. Shift malam didukung. Pengajuan cuti yang disetujui memunculkan peringatan, tetapi Pengelola tetap memegang keputusan untuk melanjutkan bila memang diperlukan.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Staff aktif sudah dibuat dan penempatannya benar.
- Lokasi/proyek telah tersedia jika shift perlu lokasi.
- Jam kerja dan zona waktu sudah disepakati.
- Cuti disetujui dan jadwal lain telah diperiksa.
Selesai jika
- Staff melihat tanggal, jam, peran, proyek, dan alamat yang benar.
- Tidak ada shift tumpang tindih yang tidak disengaja.
- Perubahan dan penghapusan dapat ditelusuri dari jejak audit.
Buat satu shift
- 1
Pilih Tambah Jadwal
Buka Jadwal lalu pilih tindakan untuk membuat shift baru.
Hasil: Form jadwal terbuka. - 2
Pilih staff dan tanggal
Pilih satu staff aktif serta tanggal bisnis yang benar. Staff wajib dipilih.
Hasil: Shift ditautkan ke orang dan hari yang tepat.Jika bermasalah: Jika staff tidak ada, reset filter Staff dan periksa apakah profilnya diarsipkan. - 3
Isi waktu mulai dan selesai
Masukkan jam dengan teliti. Untuk shift malam, jam selesai yang lebih awal dari jam mulai dibaca sebagai hari berikutnya dan ditandai +1.
Hasil: Durasi dan pergantian hari terlihat jelas. - 4
Tambahkan peran, proyek/lokasi, dan catatan
Isi konteks yang perlu diketahui staff, seperti posisi pada shift, titik kerja, atau instruksi khusus.
Hasil: Staff tidak hanya melihat jam, tetapi juga tujuan shift. - 5
Simpan setelah membaca peringatan
Jika ada benturan, ubah jam/tanggal/staff. Jika ada cuti disetujui, periksa alasan sebelum memilih tetap lanjut.
Hasil: Shift dibuat tanpa konflik tak disengaja.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup form sebelum Simpan untuk membuang draft. Peringatan cuti menyediakan pilihan Batal; pilih itu jika jadwal harus diperbaiki.
Tangani konflik dan peringatan cuti
| Peringatan | Artinya | Tindakan |
|---|---|---|
| Jadwal tumpang tindih | Staff sudah memiliki shift pada waktu yang beririsan | Ubah jam/tanggal, pilih staff lain, atau batalkan; konflik ini harus diselesaikan |
| Cuti disetujui | Staff memiliki cuti pada tanggal shift | Pilih Batal untuk memperbaiki; hanya pilih Tetap lanjut bila keputusan operasional dan cuti sudah diklarifikasi |
| Shift +1 | Shift selesai pada hari kalender berikutnya | Pastikan memang shift malam, bukan salah memasukkan jam |
| Tidak ada lokasi | Shift dapat dibuat tetapi staff tidak mendapat alamat/titik kerja | Tambahkan proyek/lokasi jika diperlukan untuk operasional atau absensi |
Gunakan dan kelola template
- 1
Buat shift contoh yang benar
Isi peran, jam, dan lokasi yang sering digunakan.
Hasil: Nilai template berasal dari shift yang sudah diverifikasi. - 2
Simpan sebagai template
Beri nama yang menjelaskan fungsi, misalnya “Shift Pagi Gudang”. Template menyimpan peran, waktu, dan lokasi; staff serta tanggal tetap dipilih saat digunakan.
Hasil: Jadwal berulang lebih cepat dibuat tanpa mengunci orang/tanggal. - 3
Pakai template
Pilih template, lalu tetapkan staff dan tanggal. Baca seluruh nilai sebelum Simpan.
Hasil: Shift baru dibuat dari pola yang konsisten.Jika mau batal / undo: Tutup form sebelum Simpan untuk membatalkan shift baru. Menghapus template tidak menghapus shift yang pernah dibuat dari template tersebut.
Duplikat shift atau salin satu minggu
- 1
Duplikat satu shift
Buka shift lalu pilih Duplikat. Form hari berikutnya terisi; ubah tanggal atau detail jika perlu sebelum menyimpan.
Hasil: Satu shift baru dibuat dengan nilai awal yang sama.Jika mau batal / undo: Tutup form duplikat sebelum Simpan; shift asal tidak berubah. - 2
Salin satu minggu
Tinjau seluruh minggu sumber, lalu pilih salin ke minggu berikutnya (+7 hari) dan baca konfirmasi.
Hasil: Jadwal yang belum ada disalin; duplikat yang terdeteksi dilewati.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi. Setelah salin berhasil, periksa hasil; jadwal salah perlu dihapus atau diedit. - 3
Periksa minggu tujuan
Cari cuti, hari libur, staff pindah proyek, konflik, dan shift malam pada minggu baru.
Hasil: Pola lama tidak diterapkan membabi buta pada kondisi baru.
Ubah atau alihkan jadwal
- 1
Edit satu shift
Buka shift, pilih Edit, ubah data, lalu periksa konflik kembali.
Hasil: Shift diperbarui dan jejak perubahan dicatat.Jika mau batal / undo: Tutup tanpa Simpan untuk mempertahankan nilai sebelumnya. - 2
Pilih banyak untuk alihkan
Pilih shift yang ingin dipindahkan, pilih staff pengganti, lalu tinjau konflik.
Hasil: Shift yang aman dialihkan; shift yang berbenturan dapat dilewati.Jika mau batal / undo: Keluar dari mode pilih atau batalkan dialog sebelum konfirmasi. - 3
Beritahu staff terdampak
Setelah perubahan tersimpan, pastikan staff lama dan baru memeriksa jadwal pada HP.
Hasil: Perubahan sistem juga dipahami di lapangan.
Hapus jadwal dan gunakan undo dengan benar
- 1
Hapus satu shift
Buka shift, pilih Hapus, lalu konfirmasi setelah memeriksa staff, tanggal, dan jam.
Hasil: Shift dihapus dan tombol Urungkan tersedia sekitar 6 detik.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi. Jika terlanjur, tekan Urungkan sebelum waktunya habis. Setelah itu, buat ulang shift bila diperlukan. - 2
Hapus banyak shift
Pilih semua shift yang dituju, verifikasi jumlahnya, lalu konfirmasi hapus massal.
Hasil: Semua shift terpilih dihapus.Jika mau batal / undo: Batalkan sebelum konfirmasi. Penghapusan massal tidak menyediakan undo; jadwal harus dibuat kembali jika salah.
Undo hanya untuk hapus satu shift
Jangan menganggap penghapusan massal memiliki masa Urungkan. Untuk tindakan besar, ekspor atau catat daftar terlebih dahulu dan lakukan pemeriksaan oleh orang kedua.
Yang dilihat Pekerja
- Tanggal shift dan jam mulai–selesai.
- Penanda +1 untuk shift yang berakhir esok hari.
- Peran atau tugas pada shift bila diisi.
- Proyek/lokasi serta alamat bila tersedia.
- Catatan operasional yang ditambahkan Pengelola.
Jika jadwal staff berbeda
Minta staff tarik untuk memuat ulang atau buka kembali aplikasi. Pengelola harus mencocokkan shift dari daftar utama dan memastikan perubahan sudah berhasil disimpan.
Jejak audit dan ekspor
Jadwal mencatat kejadian dibuat, diperbarui, atau dihapus beserta pelakunya ketika data tersedia. Gunakan jejak ini untuk menjawab kapan dan oleh siapa perubahan dilakukan.
- Gunakan PDF untuk tampilan yang mudah dibaca atau dibagikan secara resmi.
- Gunakan Excel untuk analisis internal dan rekonsiliasi.
- Ekspor hanya rentang serta kelompok yang diperlukan.
- File yang sudah diunduh berada di luar kontrol Vasco; simpan dan bagikan secara aman.
Tanya jawab
Apakah shift malam didukung?
Ya. Jika jam selesai lebih awal dari jam mulai, Vasco memperlakukannya sebagai selesai pada hari berikutnya dan menampilkan +1. Selalu pastikan itu disengaja.
Mengapa jadwal tetap bisa dibuat saat staff cuti?
Cuti disetujui menghasilkan peringatan non-blokir agar Pengelola tetap dapat menangani pengecualian. Pilih Batal kecuali penjadwalan ulang memang sudah diklarifikasi.
Apakah menghapus template menghapus jadwal?
Tidak. Template hanya pola untuk pembuatan; shift yang sudah dibuat tetap ada.
Berapa lama tombol Urungkan tersedia?
Sekitar 6 detik setelah menghapus satu shift. Penghapusan massal tidak memiliki undo.
Mengapa beberapa shift tidak ikut dialihkan?
Sistem dapat melewati shift yang menimbulkan konflik pada staff tujuan. Periksa hasil satu per satu dan atur konflik secara manual.