Automasi
Automasi membantu Pengelola menemukan pengecualian operasional, mengukur kapasitas tim, menggunakan template SOP, membuat pekerjaan atau inspeksi berulang, dan menjalankan kebijakan otomatis. Setiap bagian mempunyai dampak berbeda; tombol Ditangani, Terapkan, Simpan, dan Jalankan Sekarang tidak boleh dianggap sama.
Automasi Vasco tidak menggantikan keputusan supervisor. Sistem mengumpulkan masalah dan memberi saran berdasarkan pekerjaan, jam kapasitas, serta beban aktif. Pengelola tetap memeriksa konteks sebelum menandai masalah ditangani, menerapkan penugasan, atau mengaktifkan pembuatan pekerjaan otomatis.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan fitur Automasi sudah diaktifkan pada versi database perusahaan.
- Rapikan project manager, penugasan aktif, tenggat tugas, dan laporan harian agar saran menggunakan data yang benar.
- Tentukan siapa yang boleh mengubah kebijakan kapasitas dan automasi perusahaan.
- Siapkan format SOP satu baris bila akan membuat template pekerjaan.
Selesai jika
- Pengecualian penting dibuka pada sumbernya atau ditunda secara sadar.
- Kapasitas mingguan dan batas tugas aktif setiap staff mencerminkan kenyataan.
- Template, pekerjaan berulang, dan inspeksi rutin memiliki jadwal serta pemilik yang benar.
- Kebijakan otomatis aktif hanya untuk tindakan yang telah disetujui perusahaan.
Kenali lima area Automasi
| Area | Fungsi | Dampak tindakan |
|---|---|---|
| Pusat tindakan | Mengelompokkan masalah pekerjaan, laporan, kualitas, K3, stok, aset, pembelian, dan approval | Buka menuju sumber; Besok menunda 24 jam; Ditangani menyembunyikan kejadian saat ini |
| Kapasitas & dispatch | Membandingkan jam terjadwal, jam tersedia, tugas aktif, dan batas staff | Terapkan Saran dapat mengubah penanggung jawab banyak tugas |
| Template & SOP | Menyimpan pola pekerjaan dan langkah/checklist | Buat Pekerjaan membuat proyek, tugas, dan checklist baru |
| Pekerjaan berulang | Membuat pekerjaan menurut frekuensi harian, mingguan, atau bulanan | Jadwal berikutnya diproses oleh automasi |
| Inspeksi rutin | Membuat inspeksi terjadwal berdasarkan kategori, proyek, atau area | Catatan inspeksi baru muncul saat jadwal dijalankan |
Ditangani bukan perbaikan sumber
Menekan Ditangani hanya menutup pengecualian saat ini. Jika penyebabnya masih ada—misalnya tugas tetap terlambat—pengecualian dapat muncul kembali pada proses berikutnya.
Automasi dijalankan saat halaman dibuka
Halaman menjalankan proses automasi sampai tanggal hari ini, lalu Pengelola dapat memakai Jalankan Sekarang untuk memproses ulang. Periksa hasil sebelum menekan lagi.
Jalankan Automasi dari masalah sampai kebijakan
- 1
Tinjau Pusat tindakan
Mulai dari prioritas Kritis dan Tinggi. Baca jenis, sumber, dan konteks pengecualian sebelum memilih aksi.
Hasil: Masalah paling berisiko diperiksa lebih dahulu.Jika mau batal / undo: Pilih Besok jika tindakan memang harus ditunda 24 jam. Jangan memakai Ditangani hanya untuk membersihkan daftar.Jika bermasalah: Jika daftar kosong padahal masalah diketahui ada, buka sumber langsung dan periksa apakah data/tenggat sudah tersimpan. - 2
Buka sumber masalah
Pilih Buka agar koreksi dilakukan pada tugas, laporan, stok, aset, pembelian, atau approval yang memunculkan masalah.
Hasil: Perbaikan terjadi pada catatan sumber, bukan hanya pada daftar pengecualian.Jika mau batal / undo: Kembali tanpa menyimpan bila sumber ternyata benar. Pengecualian tetap tersedia. - 3
Atur kapasitas staff
Isi jam per minggu 1–168, batas tugas aktif 1–500, dan status layak menerima dispatch. Cocokkan dengan kontrak dan kondisi aktual.
Hasil: Perhitungan beban dan saran assignee memakai batas baru.Jika mau batal / undo: Tutup pengaturan sebelum Simpan. Jika sudah salah tersimpan, buka lagi dan kembalikan nilainya. - 4
Periksa lalu terapkan saran dispatch
Periksa proyek, tugas, staff yang disarankan, beban aktif, dan jam tersedia. Terapkan hanya saran yang masuk akal sebagai satu batch.
Hasil: Tugas yang memenuhi syarat memperoleh assignee yang disarankan.Jika mau batal / undo: Batalkan sebelum menerapkan. Setelah diterapkan, ubah assignee tiap tugas pada sumbernya; jangan mengulang batch untuk mencoba membalik. - 5
Buat template SOP
Isi nama, jenis pekerjaan, durasi standar minimal satu hari, lalu satu langkah per baris dengan format Judul | offset hari | durasi | prioritas | checklist dipisahkan titik koma.
Hasil: Template tersimpan untuk membuat struktur pekerjaan yang konsisten.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. Layar saat ini tidak menampilkan edit/hapus template; jika salah setelah tersimpan, jangan membuat duplikat berulang—hubungi admin. - 6
Buat pekerjaan dari template
Pilih template, isi nama dan tanggal mulai; client, lokasi, manager, anggaran, dan assignee bersifat sesuai kebutuhan. Periksa hasil ringkasan sebelum membuat.
Hasil: Pekerjaan, tugas, dan checklist baru dibuat dengan kunci anti-duplikasi.Jika mau batal / undo: Tutup sebelum Buat Pekerjaan. Setelah terbentuk, koreksi proyek dan tugas pada sumbernya; hapus hanya bila benar-benar kosong. - 7
Atur pekerjaan berulang atau inspeksi rutin
Isi nama/judul, tanggal pertama, frekuensi, interval, dan tanggal akhir bila ada. Hubungkan proyek, area, client, lokasi, atau assignee yang benar.
Hasil: Jadwal berulang siap diproses automasi.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan. Layar saat ini tidak menyediakan edit/deaktivasi aturan tersimpan; minta admin menghentikan aturan yang salah. - 8
Simpan kebijakan lalu Jalankan Sekarang
Tentukan automasi pekerjaan, inspeksi, auto-assign, kewajiban laporan harian, grace period 0–30 hari, jendela dispatch 0–30 hari, serta default kapasitas. Simpan, lalu jalankan jika perlu.
Hasil: Vasco menampilkan jumlah pekerjaan, inspeksi, dan assignment yang diproses.Jika mau batal / undo: Matikan toggle dan Simpan untuk penggunaan berikutnya. Objek yang sudah dibuat tetap ada dan harus dikoreksi pada sumbernya.
Arti aksi dan batasannya
| Aksi/status | Artinya | Bukan berarti |
|---|---|---|
| Besok | Pengecualian ditunda sekitar 24 jam | Masalah selesai |
| Ditangani | Kejadian saat ini dianggap sudah ditinjau | Sumber data berubah atau penyebab hilang |
| Tidak layak dispatch | Staff tidak dipilih oleh saran otomatis | Staff dinonaktifkan atau tugas lamanya dipindahkan |
| Auto-assign mati | Automasi tidak menetapkan assignee baru | Saran kapasitas dan assignment lama dihapus |
| Jalankan Sekarang | Memproses aturan yang jatuh tempo sampai hari ini | Semua masalah otomatis diperbaiki |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Dialog belum disimpan | Pilih Batal/tutup | Tidak ada aturan atau pengaturan baru |
| Pengecualian terlanjur Ditangani | Perbaiki/buka sumber secara manual; tunggu evaluasi berikutnya | Riwayat aksi tetap tercatat dan masalah dapat muncul kembali |
| Saran dispatch salah diterapkan | Ubah assignee pada masing-masing tugas | Batch lama tidak menjadi undo otomatis |
| Kebijakan otomatis salah | Matikan opsi lalu Simpan | Pekerjaan/inspeksi yang sudah dibuat tidak hilang |
| Template atau jadwal berulang salah | Hentikan penggunaan dan hubungi admin karena layar belum menyediakan edit/hapus | Objek yang sudah dibuat tetap harus ditangani pada sumbernya |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Menu belum tersedia | Migration Automasi belum diterapkan | Minta admin menjalankan versi database yang diperlukan; jangan meniru hasil dengan transaksi massal manual |
| Tidak ada saran assignee | Kapasitas belum diisi, semua staff tidak layak, atau beban melebihi batas | Periksa weekly hours, max active tasks, proyek, dan assignment aktif |
| Template ditolak | Nama kosong atau format langkah tidak menghasilkan item | Isi minimal satu langkah dan periksa pemisah tanda | serta ; |
| Aturan berulang membuat objek ganda | Dibuat ulang sebagai aturan baru atau data sumber lama belum terlihat | Hentikan pembuatan baru, catat jadwal/nama, dan minta admin memeriksa aturan serta idempotency |
| Pengecualian terus kembali | Penyebab sumber belum diperbaiki | Buka sumber, koreksi data/tenggat/status, lalu jalankan ulang |
Tanya jawab
Apakah Vasco otomatis memilih orang terbaik?
Vasco memberi saran berdasarkan proyek, beban tugas, jam kapasitas, dan kelayakan. Supervisor tetap memeriksa keterampilan, lokasi, izin, serta kondisi lapangan.
Apa beda Besok dan Ditangani?
Besok menunda pengecualian sekitar 24 jam. Ditangani menutup kejadian saat ini; keduanya tidak memperbaiki sumber.
Bisakah template diedit setelah disimpan?
Layar Automasi saat ini tidak menampilkan edit atau hapus template. Periksa sebelum simpan dan minta admin menangani template yang salah.
Apakah mematikan automasi menghapus pekerjaan yang sudah dibuat?
Tidak. Toggle memengaruhi proses berikutnya. Pekerjaan atau inspeksi yang telah dibuat tetap menjadi catatan biasa.
Mengapa auto-assign sebaiknya tidak langsung diaktifkan?
Karena hasilnya bergantung pada kualitas data kapasitas, proyek, dan tugas aktif. Uji saran manual lebih dulu sebelum memberi izin perubahan otomatis.