Penerimaan
Penerimaan memproses PO berstatus Disetujui atau Dikirim secara penuh maupun parsial. Satu transaksi dapat memuat banyak item, jumlah diterima dan ditolak, gudang, lot, expiry, serial, surat jalan, bukti, dan catatan; seluruh baris berhasil bersama atau tidak ada perubahan.
Penerimaan memperbarui tiga hal sekaligus: progres PO, stok gudang, dan detail tracking seperti lot/serial. Jumlah nol tidak dikirim, sedangkan penerimaan parsial menyisakan item untuk penerimaan berikutnya. Jika satu serial, lot, gudang, atau jumlah tidak valid, seluruh transaksi ditolak agar stok tidak setengah berubah.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Cocokkan PO, vendor, surat jalan, dan barang fisik.
- Pisahkan jumlah diterima dan ditolak untuk setiap item.
- Pilih gudang tujuan dan siapkan lot, expiry, serta serial bila dilacak.
- Pastikan item katalog terhubung bila harus menambah stok.
Selesai jika
- Jumlah diterima tidak melebihi sisa PO.
- Setiap item diterima masuk gudang yang benar.
- Jumlah serial sama dengan qty diterima untuk material serial.
- PO tetap terbuka untuk sisa atau selesai jika seluruh item diterima.
Pahami kolom penerimaan dan progres
| Bagian | Arti | Aturan |
|---|---|---|
| PO menunggu | PO Disetujui/Dikirim dengan sisa | Hanya status yang memenuhi syarat |
| Sisa | Qty PO dikurangi yang sudah diterima | Penerimaan baru tidak boleh melebihi sisa |
| Diterima | Qty yang diterima baik | Harus >0 pada minimal satu baris |
| Ditolak | Qty yang datang tetapi tidak diterima | Tidak menambah stok |
| Gudang | Lokasi saldo baru | Wajib untuk baris diterima |
| Lot/Expiry | Identitas batch | Isi untuk material lot/kebijakan |
| Serial | Daftar dipisah koma/baris | Jumlah harus sama dengan qty diterima |
| Idempotency | Kunci satu penerimaan | Retry aman tidak menggandakan stok |
Baris bernilai nol tidak diproses
Gunakan 0 pada item yang belum datang. Item itu tetap menjadi sisa PO dan dapat diterima pada transaksi berikutnya.
Terima PO dengan aman
- 1
Cari PO
Cari nomor PO, vendor, atau pekerjaan; periksa jadwal, progres, nilai, dan tanda Terlambat.
Hasil: PO yang benar dipilih.Jika mau batal / undo: Tidak ada data berubah sampai Simpan Penerimaan. - 2
Pilih Terima
Buka detail; Vasco menyiapkan sisa qty setiap baris sebagai nilai awal diterima.
Hasil: Form menampilkan item yang belum selesai diterima.Jika mau batal / undo: Tutup/Batal untuk meninggalkan PO tanpa perubahan. - 3
Isi dokumen header
Isi surat jalan vendor, unggah bukti penerimaan, dan catatan bila tersedia.
Hasil: Transaksi memiliki referensi fisik.Jika mau batal / undo: Kosongkan atau Batal sebelum simpan. File yang sudah diunggah dapat tetap ada meski form ditutup. - 4
Periksa diterima dan ditolak
Ubah qty diterima/ditolak sesuai pemeriksaan. Sisakan 0 untuk item yang tidak diproses sekarang.
Hasil: Hanya baris qty diterima >0 yang dikirim.Jika bermasalah: Jangan mencatat barang ditolak sebagai diterima hanya untuk menutup PO. - 5
Pilih gudang dan tracking
Tentukan gudang tiap baris; isi lot/expiry dan serial sesuai fisik. Serial dipisah koma atau baris.
Hasil: Saldo dan identitas tracking masuk lokasi benar.Jika mau batal / undo: Edit/kosongkan sebelum submit. - 6
Simpan Penerimaan
Cocokkan total, serial, gudang, dan dokumen; tekan sekali dan tunggu pesan hasil.
Hasil: Penerimaan penuh menutup progres; parsial menyimpan sisa. Stok diperbarui atomik.Jika mau batal / undo: Setelah berhasil tidak ada undo di halaman. Gunakan Retur bila barang fisik harus dikembalikan; koreksi admin untuk data input yang salah. - 7
Verifikasi hasil
Muat ulang PO dan Gudang; periksa progres serta lot/serial baru.
Hasil: Konsistensi procurement dan stok terkonfirmasi.Jika bermasalah: Jika pesan menyatakan duplicate, jangan ulang; transaksi sebelumnya sudah tersimpan.
Hasil penerimaan
| Kondisi | Arti | Lanjutan |
|---|---|---|
| Disetujui | PO siap diterima | Terima barang yang datang |
| Dikirim | Vendor telah mengirim | Terima fisik dan dokumen |
| Parsial | Sebagian qty diterima | Sisa tetap muncul |
| Lengkap | Semua qty diterima | Lanjutkan tagihan/retur bila perlu |
| Ditolak | Qty tidak diterima | Koordinasikan vendor; tidak menambah stok |
| Duplicate | Kunci penerimaan sudah pernah diproses | Jangan buat ulang |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Sheet belum disimpan | Pilih Batal | PO dan stok tidak berubah |
| Satu baris invalid | Perbaiki lalu submit ulang | Seluruh transaksi sebelumnya gagal atomik |
| Penerimaan berhasil tetapi barang harus kembali | Buat Retur dari PO/penerimaan | Riwayat penerimaan tetap |
| Gudang/lot/serial salah tersimpan | Hentikan transaksi lanjutan dan minta koreksi admin | Tidak ada edit/void penerimaan di halaman |
| Klik ulang karena timeout | Tunggu/muat ulang dan baca duplicate | Idempotency mencegah duplikasi dengan kunci yang sama |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| PO tidak muncul | Status bukan Disetujui/Dikirim atau sudah lengkap | Periksa Purchase Order |
| Tidak bisa simpan | Tidak ada qty >0 atau gudang kosong | Isi minimal satu baris valid |
| Serial ditolak | Jumlah serial tidak sama dengan qty | Hitung ulang daftar unik |
| Item tidak menambah stok | Belum terhubung ke material katalog | Hubungkan item melalui proses master/admin |
| Migration error | Penerimaan batch belum aktif | Minta admin mengaktifkan procurement terbaru |
Tanya jawab
Bisakah menerima sebagian PO?
Bisa. Sisakan qty yang belum datang sebagai 0; sisa tetap tersedia untuk penerimaan berikutnya.
Apa yang terjadi pada qty ditolak?
Dicatat sebagai penolakan dan tidak menambah stok.
Apakah penerimaan dapat di-undo?
Tidak dari layar ini. Gunakan Retur untuk pengembalian fisik atau koreksi admin untuk salah input.
Mengapa serial harus sama dengan qty?
Karena setiap unit serial membutuhkan satu identitas unik.
Apa arti pesan sudah tersimpan?
Kunci idempotency terdeteksi; Vasco tidak menggandakan penerimaan.