Permintaan
Permintaan Pembelian menggabungkan banyak kebutuhan dalam satu dokumen, membawa proyek dan gudang per item, menghitung estimasi untuk approval, lalu melalui status Diminta, Disetujui, Ditolak, atau Jadi PO. Permintaan yang disetujui dapat dikonversi menjadi PO tanpa mengetik ulang item dan jumlah.
Permintaan bukan pesanan ke vendor. Nilai di tahap ini adalah estimasi untuk keputusan internal. Setelah disetujui, purchasing memilih vendor, harga final, diskon, pajak, ongkir, dan perkiraan tiba ketika membuat PO. Penolakan menutup permintaan dan layar saat ini tidak menyediakan buka kembali.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan kebutuhan belum ada pada permintaan atau PO lain.
- Siapkan proyek, tanggal butuh, prioritas, dan konteks approval.
- Untuk setiap item, siapkan deskripsi, qty, unit, estimasi harga, gudang, dan catatan.
- Pastikan vendor tersedia sebelum konversi PO.
Selesai jika
- Satu permintaan memuat seluruh item terkait tanpa duplikasi.
- Approver memahami estimasi dan konteks sebelum memutuskan.
- Permintaan Disetujui dikonversi sekali ke PO.
- Permintaan Ditolak atau Jadi PO tidak diproses ulang secara manual.
Pahami header, item, dan status permintaan
| Bagian | Isi | Dampak |
|---|---|---|
| Pekerjaan | Proyek umum untuk permintaan | Dibawa ke baris dan PO bila tersedia |
| Dibutuhkan tanggal | Tenggat kebutuhan | Membantu prioritas; bukan tanggal PO |
| Prioritas | Rendah, Normal, Tinggi, Mendesak | Tidak otomatis melewati approval |
| Catatan | Tujuan/spesifikasi/konteks | Dibaca approver |
| Item | Katalog atau item non-stok, deskripsi, qty, unit, estimasi, gudang, catatan | Minimal satu item valid |
| Estimasi total | Qty × estimasi harga | Bukan harga final atau utang |
| Approval | Setujui atau Tolak | Hanya status Diminta |
| Buat PO | Vendor, harga final, diskon, pajak, ongkir, ETA | Hanya status Disetujui |
Tolak menutup permintaan
Konfirmasi penolakan menyatakan permintaan ditutup dan tidak dapat dikonversi. Layar tidak menyediakan undo atau edit setelah keputusan; batalkan dialog bila belum yakin.
Buat, setujui, dan konversi permintaan
- 1
Pilih Permintaan Baru
Isi pekerjaan, tanggal dibutuhkan, prioritas, dan catatan umum.
Hasil: Header permintaan siap mengelompokkan banyak item.Jika mau batal / undo: Pilih Batal/tutup sheet; tidak ada permintaan dibuat. - 2
Tambah item
Untuk setiap kebutuhan, cari katalog atau tulis item non-stok; isi deskripsi wajib, qty >0, unit, estimasi harga >=0, gudang, dan catatan.
Hasil: Estimasi total dihitung dari seluruh baris.Jika mau batal / undo: Gunakan ikon hapus untuk mengeluarkan baris sebelum submit. Jangan kirim daftar kosong. - 3
Buat Permintaan
Periksa jumlah baris, proyek, gudang, estimasi, dan tanggal; tekan sekali.
Hasil: Dokumen multi-item dibuat berstatus Diminta dan masuk approval.Jika mau batal / undo: Setelah dibuat tidak ada edit/hapus pada layar; approver dapat Tolak bila permintaan tidak valid. - 4
Cari dan filter
Cari nomor, item, atau pekerjaan; filter Diminta, Disetujui, Jadi PO, atau Ditolak.
Hasil: Permintaan pada tahap tertentu mudah ditemukan.Jika mau batal / undo: Kosongkan pencarian dan pilih Semua status. - 5
Setujui
Approver memeriksa kebutuhan dan estimasi lalu memilih Setujui dan mengonfirmasi.
Hasil: Status menjadi Disetujui dan tombol Buat PO tersedia.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi. Setelah Disetujui tidak ada tombol batal/ubah keputusan di layar. - 6
Tolak
Pilih Tolak hanya jika permintaan harus ditutup. Konfirmasi menjelaskan bahwa dokumen tidak dapat dikonversi.
Hasil: Status menjadi Ditolak.Jika mau batal / undo: Batal pada konfirmasi. Setelah ditolak tidak ada reopen pada layar; buat permintaan baru dengan referensi bila kebutuhan kembali. - 7
Buat PO dari permintaan
Pilih vendor wajib, ETA, diskon dokumen, ongkir, lalu periksa harga satuan, diskon, dan pajak 0–100% setiap item.
Hasil: PO multi-item dibuat dan permintaan menjadi Jadi PO.Jika mau batal / undo: Tutup/Batal sebelum Buat PO. Setelah berhasil, koreksi melalui siklus PO—jangan konversi ulang.
Siklus permintaan
| Status | Arti | Aksi tersedia |
|---|---|---|
| Diminta | Menunggu keputusan | Setujui atau Tolak |
| Disetujui | Kebutuhan diterima internal | Buat PO |
| Jadi PO | Sudah dikonversi | Lanjutkan di Purchase Order |
| Ditolak | Permintaan ditutup | Tidak ada reopen/convert |
| Mendesak | Prioritas tertinggi | Tetap mengikuti kontrol approval |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Form baru belum dikirim | Pilih Batal | Tidak ada dokumen |
| Permintaan salah sudah Diminta | Tolak melalui approver dan buat baru bila perlu | Riwayat permintaan lama tetap |
| Dialog approval terbuka | Pilih Batal | Status tetap Diminta |
| Sudah Disetujui salah | Jangan konversi; minta admin koreksi keputusan | Tidak ada tombol revoke |
| Sudah Ditolak | Buat permintaan baru bila kebutuhan valid kembali | Dokumen lama tetap Ditolak |
| Sudah Jadi PO | Tangani dari PO | Tidak dapat dikonversi ulang |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Permintaan ditolak saat dibuat | Ada deskripsi kosong, qty <=0, atau estimasi negatif | Periksa semua baris |
| Gudang tidak muncul | Gudang nonaktif | Aktifkan/pilih gudang lain |
| Buat PO meminta vendor | Vendor belum dipilih/tersedia | Tambahkan vendor lalu pilih |
| Pajak ditolak | Di luar 0–100% | Perbaiki tiap baris |
| Migration error | Fitur multi-item belum aktif | Minta admin menjalankan versi procurement yang diperlukan |
Tanya jawab
Apakah Permintaan mengirim pesanan ke vendor?
Tidak. Ini dokumen kebutuhan dan approval internal.
Apakah estimasi menjadi harga PO?
Estimasi dibawa sebagai titik awal, tetapi purchasing dapat menetapkan harga final saat konversi.
Bisakah permintaan Ditolak dibuka kembali?
Tidak dari layar saat ini. Buat permintaan baru dengan referensi bila kebutuhan kembali.
Apa yang terjadi setelah Jadi PO?
Kelola approval, pengiriman, penerimaan, tagihan, dan retur dari subfitur Pembelian yang sesuai.
Bisakah satu permintaan berisi item non-stok?
Bisa dengan deskripsi manual, tetapi penerimaan stok memerlukan hubungan material bila barang harus masuk katalog.