Pelacakan
Pelacakan mengelola satuan alternatif, batch/lot dan kedaluwarsa, nomor seri, serta reservasi stok. Setiap tab mempunyai aturan pencatatan berbeda: satuan menyimpan konversi, lot/serial menambah stok terlacak, dan reservasi mengurangi ketersediaan sampai dilepas atau dipenuhi.
Pelacakan menjaga identitas barang tanpa membuat katalog baru. Satuan alternatif tetap mengacu ke unit dasar; batch dan serial melekat ke penerimaan; reservasi hanya mencadangkan stok sampai dilepas atau dikeluarkan. Layar saat ini tidak menyediakan edit/hapus untuk satuan, lot, atau serial, jadi validasi kode dan jumlah sebelum menyimpan.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan material aktif dan unit dasarnya benar.
- Tentukan tracking mode none, lot, atau serial pada master material bila tersedia.
- Siapkan gudang, nomor lot/serial, expiry, biaya, dan jumlah.
- Pastikan saldo tersedia cukup sebelum membuat reservasi.
Selesai jika
- Konversi satuan >0 dan dapat dipahami.
- Lot/serial masuk ke gudang serta material yang benar.
- Jumlah serial sesuai penerimaan satu per nomor.
- Reservasi aktif ditutup sebagai Released atau Fulfilled sesuai kejadian fisik.
Bedakan empat tab Pelacakan
| Tab | Mencatat | Dampak stok |
|---|---|---|
| Satuan | Nama satuan, konversi ke unit dasar, barcode | Tidak menambah saldo |
| Batch & Expiry | Lot, qty, gudang, biaya/unit, tanggal kedaluwarsa | Menambah stok terlacak |
| Nomor Seri | Satu serial untuk satu unit di gudang | Menambah qty 1 |
| Reservasi | Qty, gudang, pekerjaan, tanggal kebutuhan, catatan | Mengurangi tersedia, bukan fisik |
| Lepas | Menutup reservasi tanpa mengeluarkan barang | Tersedia kembali |
| Keluarkan | Memenuhi reservasi ke pekerjaan | Fisik berkurang dan status fulfilled |
Tidak ada edit/hapus master pelacakan di layar
Satuan, lot, dan serial yang salah tidak dapat diperbaiki dari daftar ini. Batalkan sebelum Simpan; setelah tersimpan, hentikan penggunaan dan minta admin melakukan koreksi agar jejak stok tidak rusak.
Catat satuan, lot, serial, dan reservasi
- 1
Tambah satuan alternatif
Pilih material, isi nama satuan, konversi >0 ke unit dasar, dan barcode opsional. Contoh: 1 dus = 12 pcs.
Hasil: Satuan dapat dipakai sebagai konteks konversi material.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan; setelahnya tidak ada edit/hapus di halaman. - 2
Terima batch/lot
Pilih material dan gudang, isi nomor lot, jumlah >0, expiry opsional, biaya/unit, dan catatan.
Hasil: Stok lot diterima dengan biaya dan tanggal kedaluwarsa.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan. Setelah tersimpan, koreksi harus melalui proses stok resmi/admin. - 3
Terima nomor seri
Pilih material, gudang, dan satu nomor seri unik. Setiap simpan menerima qty 1.
Hasil: Serial aktif melekat ke material dan gudang.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan. Nomor salah setelah simpan memerlukan koreksi admin. - 4
Buat reservasi
Pilih material, gudang, jumlah >0, pekerjaan opsional, tanggal dibutuhkan, dan catatan.
Hasil: Saldo tersedia turun sementara; fisik tidak berubah.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan; setelah aktif gunakan Lepas untuk membatalkan. - 5
Lepas reservasi
Pilih Lepas bila kebutuhan dibatalkan atau barang tidak jadi dicadangkan.
Hasil: Status released dan jumlah kembali tersedia.Jika mau batal / undo: Tidak ada konfirmasi undo di layar; pastikan reservasi benar sebelum memilih. - 6
Keluarkan reservasi
Pilih Keluarkan saat barang benar-benar diserahkan ke pekerjaan.
Hasil: Status fulfilled dan stok fisik keluar ke pekerjaan.Jika mau batal / undo: Setelah fulfilled tidak ada undo di tab; gunakan koreksi/retur stok resmi jika fisik kembali. - 7
Pantau expiry dan nilai lot
Periksa kartu Segera Kedaluwarsa (30 hari) serta Nilai Batch, lalu tindak lanjuti FEFO atau kebijakan perusahaan.
Hasil: Risiko kedaluwarsa terlihat lebih awal.Jika mau batal / undo: Tampilan hanya baca; tidak mengubah stok.
Status dan aturan tracking
| Nilai | Arti | Batas |
|---|---|---|
| tracking none | Tidak wajib lot/serial | Masih dapat memiliki satuan alternatif |
| lot | Kuantitas dikelompokkan per batch | Gunakan lot dan expiry |
| serial | Setiap unit memiliki identitas unik | Satu input = qty 1 |
| active reservation | Stok dicadangkan | Dapat Lepas atau Keluarkan |
| released | Reservasi dibatalkan | Tidak mengurangi fisik |
| fulfilled | Barang dikeluarkan | Mengurangi fisik |
| Expiring <=30 hari | Lot aktif mendekati/past expiry | Prioritaskan tindakan |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Modal belum disimpan | Pilih Batal | Tidak ada data pelacakan |
| Reservasi aktif tidak jadi | Pilih Lepas | Stok tersedia kembali |
| Reservasi sudah fulfilled salah | Gunakan retur/koreksi stok resmi | Tidak ada undo di Pelacakan |
| Satuan/lot/serial salah | Hentikan penggunaan dan minta admin | Tidak ada edit/hapus pada layar |
| Penerimaan lot ganda akibat retry | Catat referensi dan periksa idempotency sebelum koreksi | Jangan membuat transaksi lawan tanpa memastikan duplikat nyata |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Pelacakan belum aktif | Migration aset/inventory belum tersedia | Minta admin mengaktifkan |
| Konversi ditolak | Nilai <=0 atau bukan angka | Isi faktor positif terhadap unit dasar |
| Lot ditolak | Gudang/jumlah/lot tidak valid | Isi gudang, nomor lot, dan qty >0 |
| Serial ditolak | Nomor sudah ada atau gudang kosong | Verifikasi nomor fisik dan pilih gudang |
| Reservasi gagal | Qty tidak tersedia | Kurangi jumlah atau lepas reservasi lain yang tidak diperlukan |
Tanya jawab
Apakah satuan alternatif menambah stok?
Tidak. Satuan hanya mendefinisikan konversi terhadap unit dasar.
Berapa qty saat menerima serial?
Satu serial diterima sebagai satu unit per penyimpanan.
Apa beda Lepas dan Keluarkan?
Lepas membatalkan reservasi tanpa mengurangi fisik; Keluarkan memenuhi kebutuhan dan mengurangi stok fisik.
Bisakah lot/serial diedit?
Tidak dari layar saat ini. Periksa sebelum simpan dan minta koreksi admin bila salah.
Bagaimana hitungan Segera Kedaluwarsa?
Lot dengan qty >0 dan expiry sampai 30 hari ke depan dihitung; tanggal yang sudah lewat juga termasuk.