Ringkasan
Proyek adalah wadah utama pekerjaan di Vasco Operations. Di dalamnya, Pengelola menghubungkan client, lokasi, penanggung jawab, anggota tim, tugas, laporan lapangan, dokumen, biaya, material, dan alat agar kemajuan serta biaya aktual dapat dibaca dalam konteks yang sama.
Nama menu Proyek tidak membatasi Vasco hanya untuk perusahaan konstruksi. Gunakan satu Proyek untuk satu pekerjaan yang perlu dipantau—misalnya renovasi hotel, kontrak cleaning gedung, servis AC, instalasi, event, atau campaign. Jika pekerjaan mempunyai tim, periode, aktivitas, atau biaya sendiri, buat sebagai Proyek terpisah.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Tentukan aturan penamaan proyek agar pekerjaan mudah dicari dan tidak dibuat dua kali.
- Siapkan nama client, lokasi, project manager, tanggal mulai-selesai, serta nilai kontrak atau anggaran bila dipakai.
- Pastikan staff yang akan ditugaskan sudah aktif di Vasco People.
- Tentukan siapa yang berwenang mengubah status, memindahkan tim, dan menghapus proyek kosong.
Selesai jika
- Proyek mempunyai identitas, periode, penanggung jawab, dan status yang jelas.
- Tim yang ditugaskan muncul pada proyek yang benar tanpa menghilangkan riwayat penugasan lama.
- Pengelola memahami perbedaan nilai kontrak, biaya aktual, RAB, serta uang yang sudah diterima.
- Proyek yang selesai atau batal ditutup dengan status, bukan dihapus jika sudah mempunyai riwayat.
Tentukan satuan Proyek yang tepat
Buat proyek berdasarkan pekerjaan yang perlu memiliki tim, periode, hasil, dan biaya sendiri. Hindari membuat proyek hanya untuk satu aktivitas kecil yang seharusnya menjadi Tugas.
| Kebutuhan | Buat sebagai | Contoh |
|---|---|---|
| Pekerjaan memiliki client, lokasi, tim, periode, atau biaya sendiri | Proyek baru | Service AC Gedung A · September 2026 |
| Aktivitas kecil di dalam pekerjaan yang sama | Tugas di proyek | Periksa panel lantai 3 |
| Catatan kemajuan harian dari lapangan | Laporan harian | Pemasangan selesai 60%, hujan, dua kendala |
| Barang yang diminta atau dipakai tim | Permintaan/material keluar | 20 liter cat untuk Area B |
| Pekerjaan dihentikan sementara | Status Pause | Menunggu izin client |
| Pekerjaan tidak jadi dilaksanakan | Status Batal | Kontrak dibatalkan sebelum mobilisasi |
Cara menjelaskannya kepada client
“Proyek adalah map digital untuk satu pekerjaan. Tim, tugas, laporan, material, pembelian, alat, dan biaya yang terkait dikumpulkan di map yang sama supaya progres dan biaya tidak tercecer.”
Buat Proyek baru
- 1
Buka Operations → Proyek
Pilih Tambah Proyek. Sebelum membuat baru, cari nama client, lokasi, atau pekerjaan untuk memastikan proyek belum ada.
Hasil: Form proyek baru terbuka tanpa memengaruhi proyek yang sudah ada.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup form sebelum Simpan. Data yang baru diketik tidak dibuat sebagai proyek. - 2
Isi Nama Proyek
Gunakan nama yang membedakan pekerjaan secara jelas, misalnya “Renovasi Lobby Hotel Aruna — Tahap 2”. Nama wajib diisi.
Hasil: Proyek mudah ditemukan lewat pencarian dan laporan.Jika bermasalah: Jika nama ditolak, hapus spasi kosong di awal/akhir dan pastikan kolom tidak kosong. Jangan membuat nama generik seperti “Proyek Baru”. - 3
Hubungkan client dan lokasi
Pilih client yang benar lalu isi lokasi kerja. Lokasi teks menjelaskan tempat pekerjaan; pengaturan radius GPS dilakukan terpisah melalui lokasi/geofence proyek.
Hasil: Proyek dapat dicari berdasarkan client atau lokasi dan siap dihubungkan ke kontrol lapangan.Jika mau batal / undo: Kosongkan pilihan client bila pekerjaan internal. Menghapus teks lokasi tidak otomatis menghapus geofence yang sudah pernah disimpan; periksa pengaturan lokasi proyek secara terpisah. - 4
Pilih Project Manager
Pilih orang yang bertanggung jawab memantau pelaksanaan. Pastikan profilnya masih aktif dan memang menangani pekerjaan ini.
Hasil: Penanggung jawab muncul pada daftar dan filter proyek.Jika bermasalah: Jika nama tidak muncul, periksa apakah staff sudah aktif dan aksesnya sesuai. Jangan membuat profil staff kedua hanya agar bisa dipilih. - 5
Tentukan status awal
Gunakan Perencanaan bila persiapan belum selesai, Berjalan bila eksekusi sudah dimulai, atau status lain hanya jika memang mencerminkan kondisi saat ini.
Hasil: Proyek masuk kelompok status yang tepat sejak awal.Jika mau batal / undo: Status dapat diubah lewat Edit setelah proyek tersimpan. Perubahan status tidak menghapus riwayat pekerjaan. - 6
Isi nilai dan periode
Isi nilai kontrak/anggaran bila dipakai, lalu tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format tanggal yang valid. Pastikan tanggal selesai tidak mendahului tanggal mulai.
Hasil: Vasco dapat menampilkan konteks anggaran dan tenggat proyek.Jika bermasalah: Jika tanggal tidak diterima, pilih melalui pemilih tanggal atau gunakan format YYYY-MM-DD. Nilai kosong berbeda dengan nilai nol; gunakan nol hanya jika memang tidak ada nilai. - 7
Simpan satu kali dan periksa
Tekan Simpan sekali, tunggu konfirmasi, lalu buka detail untuk memeriksa nama, client, manager, status, periode, dan nilai.
Hasil: Proyek tersedia untuk penugasan tim, tugas, laporan, biaya, material, dokumen, dan alat.Jika bermasalah: Saat koneksi lambat, jangan menekan Simpan berulang. Cari proyek berdasarkan nama sebelum mencoba lagi agar tidak membuat duplikat.
Nilai kontrak bukan kas masuk
Mengisi nilai proyek memberi konteks komersial, tetapi tidak berarti uang sudah diterima. Penerimaan client tetap mengikuti dokumen/tagihan dan pembayaran yang benar-benar dicatat.
Cari, filter, urutkan, dan ekspor daftar
Gunakan tampilan daftar sebagai ruang kerja, bukan sebagai laporan permanen. Hasil ekspor mengikuti proyek yang sedang terlihat setelah pencarian dan filter diterapkan.
| Kontrol | Gunakan untuk | Hal yang perlu diperiksa |
|---|---|---|
| Pencarian | Nama proyek, client, lokasi, atau pengelola | Hapus kata pencarian jika proyek tampak hilang |
| Status | Aktif, selesai, batal, atau kelompok status lain | Selesai/Batal biasanya tidak muncul pada daftar aktif |
| Kondisi | Aktif, melebihi anggaran, selesai | Overbudget bergantung pada biaya yang sudah tercatat |
| Tenggat | Terlambat, 7 hari, 30 hari, atau tanpa tanggal | Tenggat membaca tanggal selesai proyek |
| Manager/client | Fokus pada tanggung jawab atau pelanggan tertentu | Profil yang diarsipkan tetap dapat muncul pada riwayat |
| Urutan | Terbaru, tenggat, atau anggaran | Urutan tidak mengubah data proyek |
| Ekspor CSV/PDF | Membagikan daftar yang sedang terlihat | Periksa filter dan data sensitif sebelum mengunduh |
Proyek tidak hilang
Jika proyek tidak terlihat, kosongkan pencarian dan semua filter, lalu periksa tab Selesai/Batal. Mengubah status dapat mengeluarkan proyek dari tampilan aktif tanpa menghapusnya.
Tetapkan dan pindahkan tim
Menugaskan satu anggota
- 1
Buka detail Proyek → Tim
Tinjau anggota yang sudah terhubung sebelum menambahkan orang baru. Pastikan orang tersebut memang mulai bekerja pada proyek ini pada tanggal efektif yang digunakan.
Hasil: Daftar tim yang sedang aktif dapat diverifikasi. - 2
Pilih staff
Cari staff aktif lalu pilih Tambahkan/Tugaskan. Jika staff sedang berada di proyek lain, Vasco meminta konfirmasi perpindahan.
Hasil: Staff disiapkan untuk penugasan pada proyek baru.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi perpindahan bila staff belum benar-benar berpindah. Penugasan lamanya tetap aktif. - 3
Konfirmasi perpindahan bila diperlukan
Lanjutkan hanya setelah memastikan proyek tujuan dan tanggal efektif. Vasco memperbarui penugasan aktif sambil mempertahankan riwayat penugasan sebelumnya.
Hasil: Staff muncul pada proyek tujuan; riwayat proyek lama tetap dapat diaudit.Jika bermasalah: Jika salah memindahkan, tugaskan kembali ke proyek asal. Ini membuat riwayat perpindahan baru; bukan menghapus kejadian yang sudah tercatat. - 4
Periksa dampak operasional
Pastikan jadwal, absensi hari ini, laporan harian, dan tugas staff merujuk ke proyek yang benar setelah perpindahan.
Hasil: Aktivitas baru masuk ke proyek yang tepat.Jika bermasalah: Perpindahan tim tidak memindahkan transaksi uang, laporan lama, atau biaya lama. Koreksi sumber masing-masing jika ada transaksi yang memang salah proyek.
Memindahkan seluruh tim
- 1
Pilih Pindahkan Tim
Dari aksi proyek, pilih proyek tujuan untuk memindahkan seluruh anggota aktif sekaligus.
Hasil: Ringkasan jumlah anggota dan tujuan siap dikonfirmasi.Jika mau batal / undo: Tutup dialog atau pilih Batal. Tidak ada anggota yang berpindah. - 2
Verifikasi tujuan lalu konfirmasi
Pastikan tidak ada anggota yang seharusnya tetap tinggal. Konfirmasi membuat penugasan baru dan menutup penugasan aktif sebelumnya.
Hasil: Seluruh tim aktif berpindah dengan riwayat penugasan tetap tersimpan.Jika bermasalah: Jika proyek tidak memiliki anggota aktif, Vasco tidak memindahkan apa pun. Jika sebagian orang salah pindah, tugaskan mereka kembali satu per satu atau pindahkan tim kembali setelah verifikasi.
Perpindahan tidak memindahkan sejarah
Laporan, absensi, pengeluaran, pemakaian material, dan transaksi yang sudah dibuat tetap berada pada proyek asal. Hanya penugasan aktif ke depan yang berubah.
Baca detail, progres, dan biaya proyek
Detail proyek merangkum pekerjaan yang berasal dari beberapa modul. Gunakan tombol menuju Laporan, Galeri, Dokumen, Keuangan, Pengeluaran, Staff, dan Quality untuk membuka sumber aslinya sebelum membuat keputusan.
| Angka/kartu | Artinya | Bukan berarti |
|---|---|---|
| Nilai kontrak/anggaran | Nilai yang dicatat pada identitas proyek | Uang sudah diterima |
| Ditagihkan | Nilai dokumen/tagihan terkait yang sudah diterbitkan | Client sudah membayar |
| Diterima | Pembayaran client yang benar-benar sudah dicatat | Seluruh kontrak lunas |
| Biaya aktual | Pengeluaran, pembelian, tenaga kerja, material terpakai, atau alat sewa yang sudah terhubung | Semua komitmen masa depan sudah tercakup |
| RAB | Rencana biaya atau estimasi yang dipakai sebagai pembanding | Transaksi kas |
| Sisa RAB | RAB dikurangi biaya aktual yang terbaca | Saldo rekening yang tersedia |
| Kas proyek | Penerimaan yang tercatat dikurangi biaya aktual | Laba final atau proyeksi pasti |
Biaya mengikuti kualitas data
Angka proyek hanya lengkap jika pengeluaran, payroll, material, pembelian, sewa alat, tagihan, dan pembayaran dihubungkan ke proyek yang benar. Selalu buka sumber sebelum menyimpulkan proyek untung atau rugi.
Pemeriksaan sebelum rapat progres
- Progres terbaru didukung tugas atau laporan lapangan, bukan hanya status proyek.
- Foto dan dokumen terhubung ke proyek yang benar.
- Biaya aktual mempunyai sumber dan tanggal yang dapat ditelusuri.
- Material keluar sudah dikurangi retur sehingga yang dihitung adalah pemakaian bersih.
- Sewa alat aktif masih menambah biaya berjalan sesuai hari pemakaian.
- Penerimaan client dibedakan dari nilai yang baru ditagihkan.
Gunakan status sebagai siklus hidup proyek
| Status | Gunakan ketika | Cara membatalkan/membuka kembali |
|---|---|---|
| Perencanaan | Pekerjaan belum dimulai dan data masih disiapkan | Ubah melalui Edit ke Berjalan saat mulai |
| Berjalan | Aktivitas lapangan sedang berlangsung | Ubah ke Pause, Hampir Selesai, Selesai, atau Batal sesuai kondisi |
| Hampir Selesai | Pekerjaan utama selesai tetapi serah terima/punch list belum tuntas | Kembalikan ke Berjalan jika ruang lingkup bertambah |
| Pause | Pekerjaan berhenti sementara dan akan dilanjutkan | Ubah kembali ke Berjalan; jangan membuat proyek baru |
| Selesai | Pekerjaan dan administrasi operasional sudah ditutup | Edit status kembali ke Berjalan jika penutupan keliru |
| Batal | Pekerjaan tidak jadi atau dihentikan permanen | Edit status kembali ke Perencanaan/Berjalan jika dilanjutkan |
Status Selesai dan Batal dapat dibalik
Status menutup proyek dari daftar aktif tetapi tidak menghapus riwayat. Bila salah, cari proyek pada filter status, buka Edit, lalu pilih status aktif yang benar.
Edit, duplikasi, dan aksi massal
- 1
Edit identitas proyek
Buka proyek lalu pilih Edit. Ubah hanya data yang memang salah atau sudah berubah, kemudian Simpan.
Hasil: Identitas terbaru dipakai pada tampilan proyek.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan untuk mempertahankan nilai lama.Jika bermasalah: Mengganti client, manager, atau tanggal tidak memindahkan transaksi yang sudah tercatat. Periksa laporan dan dokumen lama secara terpisah. - 2
Duplikasi sebagai titik awal
Pilih Duplikasi jika pekerjaan baru mempunyai struktur serupa. Vasco membuat “(Salinan)” berstatus Perencanaan dan menyalin identitas serta sebagian struktur perencanaan seperti milestone/Gantt bila tersedia.
Hasil: Proyek baru terpisah dibuat tanpa menyalin sejarah transaksi proyek lama.Jika mau batal / undo: Konfirmasi dapat dibatalkan sebelum duplikasi. Jika salinan terlanjur dibuat, periksa apakah masih kosong lalu hapus; jika sudah berisi riwayat, ubah statusnya menjadi Batal.Jika bermasalah: Jangan menganggap semua data berhasil disalin. Buka salinan dan verifikasi tanggal, nilai, tim, milestone, serta struktur sebelum dipakai. - 3
Gunakan aksi massal secara terkontrol
Pilih beberapa proyek untuk mengubah status, mengganti client/project manager, atau menghapus proyek kosong. Cocokkan jumlah terpilih sebelum konfirmasi.
Hasil: Aksi diterapkan pada proyek yang memenuhi syarat.Jika mau batal / undo: Batalkan pada dialog sebelum konfirmasi. Setelah perubahan status/penanggung jawab, pilih ulang dan ubah kembali bila keliru.Jika bermasalah: Penghapusan massal dapat berhasil sebagian karena proyek bersejarah akan ditolak. Baca hasil per proyek dan jangan mengulang seluruh pilihan tanpa pemeriksaan.
Tutup, hapus, dan pulihkan dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Dapat dipulihkan? |
|---|---|---|
| Form baru belum disimpan | Batal/tutup form | Tidak perlu; proyek belum dibuat |
| Proyek masih dipakai tetapi data salah | Edit data atau status | Ya, ubah kembali |
| Pekerjaan selesai | Ubah status menjadi Selesai | Ya, ubah ke Berjalan |
| Pekerjaan dibatalkan | Ubah status menjadi Batal | Ya, ubah ke Perencanaan/Berjalan |
| Proyek duplikat yang benar-benar kosong | Hapus setelah konfirmasi | Tidak; penghapusan permanen |
| Proyek punya absensi, pengeluaran, payroll, atau riwayat terkait | Pertahankan proyek dan gunakan Selesai/Batal | Riwayat aman; hard delete akan ditolak |
- 1
Periksa riwayat sebelum Hapus
Buka detail dan periksa tim, laporan, absensi, pengeluaran, payroll, material, dokumen, dan transaksi lain. Hapus hanya proyek uji/duplikat yang kosong.
Hasil: Risiko menghilangkan konteks operasional dapat dinilai sebelum tindakan permanen. - 2
Baca konfirmasi dan target
Pastikan nama proyek di dialog benar. Jika sistem menyatakan proyek memiliki riwayat, berhenti dan gunakan status Batal atau Selesai.
Hasil: Proyek bersejarah dipertahankan; hanya proyek tanpa ketergantungan yang dapat dihapus.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup dialog. Tidak ada perubahan. - 3
Konfirmasi hanya untuk data kosong
Tekan Hapus sekali. Setelah berhasil, muat ulang dan pastikan hanya target yang hilang.
Hasil: Proyek kosong dihapus permanen.Jika bermasalah: Tidak ada undo untuk hard delete. Jika proyek penting terhapus, jangan membuat transaksi pengganti sembarangan; catat waktu/nama dan segera hubungi admin utama atau dukungan Vasco.
Status adalah cara aman menutup proyek
Jangan menghapus proyek untuk merapikan daftar jika proyek sudah pernah dipakai. Status Selesai/Batal menjaga bukti, hubungan biaya, dan riwayat tim sekaligus mengeluarkannya dari pekerjaan aktif.
Pemecahan masalah Proyek
| Gejala | Penyebab umum | Tindakan |
|---|---|---|
| Proyek tidak ditemukan | Filter status/client/manager/tenggat atau pencarian masih aktif | Bersihkan filter, cari nama pendek, lalu periksa Selesai dan Batal |
| Staff tidak bisa dipilih | Profil belum aktif atau sedang terkait proyek lain | Periksa profil Staff; konfirmasi perpindahan bila memang benar |
| Absensi GPS tidak aktif | Lokasi teks diisi tetapi geofence belum disetel | Buka pengaturan lokasi proyek dan simpan titik serta radius |
| Biaya tampak terlalu kecil | Transaksi tidak terhubung ke proyek atau harga material kosong | Buka sumber biaya dan lengkapi proyek/harga dari sumbernya |
| Biaya tampak ganda | Transaksi dicatat di dua alur atau tombol dikirim ulang | Telusuri sumber dan referensi; koreksi/hapus hanya transaksi yang benar-benar duplikat |
| Duplikasi tidak menyalin semua data | Duplikasi hanya menyalin struktur yang didukung, bukan sejarah | Lengkapi salinan sebagai proyek baru dan jangan menyalin transaksi lama |
| Tidak bisa menghapus proyek | Sudah ada riwayat terkait | Gunakan status Selesai/Batal untuk mempertahankan audit |
| Pemindahan tim salah | Tujuan atau pilihan proyek keliru | Tugaskan kembali ke proyek asal dan periksa aktivitas setelah tanggal perpindahan |
Tanya jawab
Apakah Proyek hanya untuk bisnis konstruksi?
Tidak. Proyek adalah wadah pekerjaan untuk bisnis apa pun: renovasi, cleaning, servis, instalasi, event, produksi, atau campaign. Gunakan jika pekerjaan perlu tim, periode, progres, dan biaya sendiri.
Apa beda Proyek dan Tugas?
Proyek adalah wadah pekerjaan lengkap; Tugas adalah satu aktivitas yang harus diselesaikan di dalam proyek. “Service AC Gedung A” dapat menjadi proyek, sedangkan “Periksa unit lantai 3” menjadi tugas.
Apakah mengubah project manager memindahkan semua riwayat?
Tidak. Perubahan memperbarui penanggung jawab proyek, bukan menulis ulang riwayat transaksi, laporan, atau aktivitas lama.
Bagaimana membatalkan proyek yang sudah berjalan?
Ubah status menjadi Batal. Riwayat tetap tersedia. Jika pembatalan keliru, edit kembali ke Perencanaan atau Berjalan.
Bisakah proyek Selesai dibuka kembali?
Bisa. Cari melalui filter Selesai, buka Edit, lalu ubah status ke Berjalan. Periksa jadwal, tim, tenggat, dan biaya sebelum aktivitas dilanjutkan.
Apa yang disalin saat Duplikasi?
Vasco membuat proyek baru berstatus Perencanaan dan menyalin data/struktur yang didukung sebagai titik awal. Transaksi, pembayaran, laporan, bukti, dan sejarah proyek lama tidak menjadi transaksi proyek baru.
Mengapa proyek tidak boleh dihapus?
Hard delete ditolak bila ada riwayat seperti absensi, pengeluaran, atau payroll. Gunakan Selesai/Batal agar hubungan audit dan biaya tidak putus.
Apakah angka kas proyek sama dengan laba final?
Tidak selalu. Kas proyek membaca penerimaan tercatat dikurangi biaya aktual yang terbaca. Komitmen yang belum dicatat, harga material kosong, tagihan belum dibayar, atau transaksi tanpa proyek dapat membuat angka belum lengkap.