Payroll
Payroll Vasco menghitung upah dari profil staff, absensi, cuti berbayar, lembur, bonus/tunjangan, potongan, borongan/komisi bila tersedia, dan kasbon. Periode bergerak melalui Draft, Reviewed, Approved, Locked, lalu Paid.
Tombol Tandai Lunas atau Bayar di Vasco tidak mengirim uang ke rekening staff. Lakukan transfer/tunai melalui proses perusahaan, lalu catat hasilnya di Vasco. Selama belum ada pembayaran, periode dapat dikembalikan ke Draft. Jika pembayaran Vasco sudah tercatat, batalkan catatan pembayaran satu per satu terlebih dahulu—dan rekonsiliasi transaksi bank/tunai secara terpisah.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Profil staff, tipe upah, tarif, dan tanggal masuk telah diverifikasi.
- Absensi, cuti, lembur, bonus, tunjangan, potongan, dan kasbon periode sudah lengkap.
- Penanggung jawab review dan approval telah ditentukan.
- Metode pembayaran eksternal serta bukti transfer/tunai sudah disiapkan.
Selesai jika
- Setiap angka payroll dapat ditelusuri ke sumbernya.
- Pembayaran eksternal dan catatan Vasco telah direkonsiliasi.
- Slip final menggunakan snapshot periode yang sudah Paid.
Pilih siklus dan periode yang benar
| Tipe staff | Siklus utama | Hal yang perlu diperiksa |
|---|---|---|
| Bulanan | Bulanan | Tanggal mulai/akhir bulan, cuti, tunjangan, potongan, dan komponen prorata sesuai kebijakan |
| Harian | Mingguan | Hari hadir, cuti berbayar, lembur, tarif per hari, dan kasbon |
| Mingguan | Mingguan | Tarif mingguan, kehadiran, komponen tambahan, dan kasbon |
| Borongan/Subcon | Sesuai konfigurasi yang tersedia | Kuantitas/progres/komisi, eligibility, dan bukti sumber |
Staff tidak muncul bukan selalu error
Payroll menyaring staff berdasarkan siklus dan kelayakan. Staff Bulanan tidak masuk payroll Mingguan. Periksa status aktif, tipe upah, tanggal masuk, tarif, serta filter periode sebelum membuat profil baru.
Pahami sumber setiap angka
| Komponen | Sumber | Pemeriksaan |
|---|---|---|
| Upah/gaji dasar | Tipe dan tarif pada profil staff | Satuan tarif harus cocok: per hari, minggu, atau bulan |
| Kehadiran | Absensi dan jadwal/kebijakan | Hari tanpa absensi, waktu masuk/pulang, koreksi, dan status Alpa |
| Cuti berbayar | Pengajuan Approved dengan pilihan berbayar | Durasi penuh, setengah hari, atau jam |
| Lembur | Durasi, minimum kebijakan, dan tarif lembur | Jam dan tarif per jam/per hari |
| Bonus/tunjangan | Komponen tambahan staff/periode | Nama, jumlah, alasan, dan apakah hanya sekali |
| Potongan | Komponen pengurang | Alasan, otorisasi, dan jumlah |
| Kasbon | Saldo kasbon/cicilan dan jumlah potong yang diminta | Sisa utang, urutan terlama, dan kebijakan potongan |
| Net | Pendapatan dikurangi seluruh pengurang | Peringatan nol atau negatif harus diselesaikan sebelum approval |
Arti setiap status payroll
| Status | Yang boleh dilakukan | Yang tidak boleh diasumsikan |
|---|---|---|
| Draft | Koreksi sumber, tambah/hapus komponen, hitung ulang, periksa per staff | Angka belum disetujui dan dapat berubah |
| Reviewed | Pemeriksa menyatakan data sudah ditinjau; dapat dikembalikan bila belum ada pembayaran | Belum izin pembayaran final |
| Approved | Pihak berwenang menyetujui hasil; sumber tetap terkunci | Uang belum tentu sudah dibayar |
| Locked | Periode siap dicatat pembayarannya; preview pembayaran dibuat dari data server | Locked tidak memindahkan uang |
| Paid | Slip dan riwayat memakai snapshot final | Tidak dapat kembali ke Draft melalui alur normal |
Paid adalah status terminal
Selesaikan seluruh koreksi, rekonsiliasi kasbon, dan bukti pembayaran sebelum menyelesaikan periode. Perubahan sumber setelah Paid tidak menulis ulang snapshot final.
Siapkan dan periksa payroll Draft
- 1
Pilih siklus dan rentang
Pilih Minggu Ini, Minggu Lalu, Bulan Ini, atau rentang khusus. Cocokkan tanggal awal/akhir dengan kalender pembayaran perusahaan.
Hasil: Daftar staff dan transaksi berada pada periode yang dimaksud. - 2
Baca peringatan eligibility
Tangani staff tanpa absensi, tarif kosong, siklus tidak cocok, net nol/negatif, atau sumber lain yang ditandai.
Hasil: Pengecualian diketahui sebelum angka disetujui. - 3
Buka rincian setiap staff
Cocokkan hari/jam kerja, cuti berbayar, lembur, bonus, tunjangan, potongan, kasbon, gross, dan net dengan bukti sumber.
Hasil: Perhitungan dapat dijelaskan per orang. - 4
Perbaiki dari sumber
Koreksi absensi atau cuti dari modulnya. Edit tarif dari Staff. Tambah atau hapus komponen payroll hanya untuk transaksi yang memang berupa komponen tersebut.
Hasil: Audit tetap menunjukkan penyebab angka.Jika mau batal / undo: Sebelum menyimpan komponen baru, pilih Batal. Komponen yang sudah disimpan dapat diedit/dihapus hanya selama periode masih Draft. - 5
Hitung ulang dan bandingkan total
Setelah koreksi, muat ulang payroll lalu bandingkan total gross, pengurang, kasbon, dan net dengan kontrol internal.
Hasil: Perubahan sumber tercermin sebelum review.
Gunakan pemeriksaan empat arah
Untuk setiap staff, cocokkan profil/tarif, waktu kerja, keputusan cuti/lembur, serta transaksi uang (bonus, potongan, kasbon). Jika salah satu belum lengkap, pertahankan Draft.
Review, setujui, dan kunci
- 1
Tinjau payroll
Pemeriksa kedua membaca ringkasan dan sampel/rincian sesuai kontrol perusahaan, lalu memilih Tinjau Payroll.
Hasil: Status bergerak dari Draft ke Reviewed dan sumber dibekukan.Jika mau batal / undo: Batalkan pada dialog sebelum konfirmasi. Setelah Reviewed dan belum ada pembayaran, gunakan Kembalikan ke Draft jika koreksi diperlukan. - 2
Setujui payroll
Pihak berwenang memastikan total, rekening, pengecualian, dan bukti siap lalu memilih Setujui Payroll.
Hasil: Status menjadi Approved.Jika mau batal / undo: Batalkan sebelum konfirmasi; setelah Approved, kembalikan ke Draft bila belum ada payment run. - 3
Kunci dan mulai bayar
Pastikan tidak ada perubahan sumber yang masih menunggu, lalu pilih Kunci & Mulai Bayar. Pada web, Siapkan untuk Bayar dapat memajukan status sampai Locked dengan konfirmasi.
Hasil: Status menjadi Locked dan pembayaran dapat dicatat.Jika mau batal / undo: Batalkan sebelum konfirmasi. Locked masih dapat dikembalikan ke Draft hanya bila belum ada catatan pembayaran.
Bayar di luar Vasco, lalu catat pembayarannya
Tandai Lunas tidak mentransfer uang
Vasco mencatat status pembayaran dan membekukan snapshot slip. Transfer bank, uang tunai, atau metode lain dilakukan melalui proses perusahaan. Jangan menekan Bayar hanya karena ingin melihat slip final.
- 1
Lakukan pencairan eksternal
Transfer melalui bank atau serahkan tunai sesuai kontrol perusahaan. Simpan bukti dan nomor referensi.
Hasil: Uang benar-benar dibayarkan di luar Vasco. - 2
Buka preview pembayaran staff
Pada periode Locked, pilih Bayar/Tandai Lunas untuk satu staff. Periksa net, jumlah kasbon yang akan dipotong, metode, dan referensi.
Hasil: Nilai yang akan dicatat berasal dari snapshot server terbaru.Jika mau batal / undo: Tutup preview atau pilih Batal; belum ada payment run yang dibuat. - 3
Cocokkan dengan bukti eksternal
Pastikan nama penerima, jumlah, tanggal, metode, dan referensi sama dengan transfer/tunai yang sudah dilakukan.
Hasil: Catatan Vasco dan pembayaran nyata dapat direkonsiliasi. - 4
Konfirmasi satu kali
Tekan Tandai Lunas/Bayar dan tunggu hasil. Jika data berubah setelah preview, sistem dapat menolak; muat ulang dan periksa lagi.
Hasil: Payment run tersimpan, potongan kasbon diterapkan sesuai nilai yang dikonfirmasi, dan slip tersedia.Jika bermasalah: Pada koneksi tidak pasti, muat ulang riwayat sebelum mencoba kembali. Proses dirancang idempoten, tetapi verifikasi tetap wajib.
Gunakan Bayar Semua dengan kontrol
- Pastikan periode Locked dan semua staff eligible sudah diperiksa.
- Pastikan pembayaran eksternal benar-benar siap/dilakukan untuk seluruh daftar.
- Periksa staff dengan net nol, negatif, rekening berubah, atau kasbon tidak biasa secara terpisah.
- Jangan menutup layar saat proses berjalan; item diproses satu per satu agar catatan tidak diduplikasi.
- Setelah selesai, bandingkan jumlah berhasil/gagal dengan bukti bank/tunai.
- Jangan menganggap kegagalan satu staff berarti semua transaksi sebelumnya dibatalkan; periksa hasil parsial.
Batalkan catatan pembayaran yang salah
Pembatalan di Vasco membalik catatan payment run dan mengembalikan kasbon yang sebelumnya dipotong. Tindakan ini tidak menarik kembali transfer bank atau uang tunai yang sudah diterima staff.
- 1
Hentikan penyelesaian periode
Jangan memilih Selesaikan Payroll/Paid ketika satu pembayaran diketahui salah.
Hasil: Periode belum menjadi final. - 2
Buka pembayaran staff yang salah
Cocokkan staff, net, waktu, metode, dan referensi, lalu pilih Batalkan pembayaran.
Hasil: Konfirmasi pembatalan tampil.Jika mau batal / undo: Pilih Batal untuk mempertahankan payment run. - 3
Konfirmasi pembalikan catatan Vasco
Lanjutkan setelah memahami bahwa status staff kembali belum dibayar dan potongan kasbon terkait dikembalikan.
Hasil: Payment run Vasco dibatalkan; staff dapat diproses lagi setelah koreksi.Jika bermasalah: Jika uang eksternal sudah terkirim, lakukan rekonsiliasi bank/tunai secara terpisah. Jangan mencatat pembayaran baru sampai keputusan pengembalian/penyesuaian uang jelas. - 4
Kembalikan periode ke Draft bila sumber salah
Setelah semua payment run dibatalkan, gunakan Kembalikan ke Draft lalu perbaiki sumber dan ulangi review.
Hasil: Periode dapat dihitung dan disetujui ulang secara utuh.
Kembalikan payroll ke Draft
| Kondisi | Bisa kembali? | Yang harus dilakukan |
|---|---|---|
| Reviewed, belum ada pembayaran | Ya | Pilih Kembalikan ke Draft, koreksi, lalu review ulang |
| Approved, belum ada pembayaran | Ya | Sistem menurunkan status bertahap sampai Draft dengan jejak audit |
| Locked, belum ada pembayaran | Ya | Kembalikan ke Draft sebelum mengubah sumber |
| Ada payment run | Belum | Batalkan setiap pembayaran lebih dahulu |
| Paid | Tidak melalui alur normal | Rekonsiliasi koreksi dan hubungi dukungan; jangan menulis ulang sejarah |
Review ulang seluruh periode
Setelah kembali ke Draft, jangan hanya melihat staff yang dilaporkan. Perubahan absensi, cuti, tarif, atau kasbon dapat mengubah total lain; jalankan pemeriksaan periode dari awal.
Selesaikan periode dan bagikan slip
- 1
Pastikan semua staff eligible sudah dibayar
Periksa tidak ada staff belum dibayar, gagal, atau sengaja dikecualikan tanpa keputusan.
Hasil: Periode memenuhi syarat penyelesaian. - 2
Rekonsiliasi total
Bandingkan total payment run, potongan kasbon, dan bukti eksternal.
Hasil: Selisih ditemukan sebelum final. - 3
Pilih Selesaikan Payroll
Konfirmasi hanya setelah semua koreksi dan pembatalan selesai.
Hasil: Status menjadi Paid; snapshot final dan slip dipertahankan.Jika mau batal / undo: Batalkan pada dialog sebelum konfirmasi. Setelah Paid, periode tidak dapat kembali ke Draft melalui alur biasa. - 4
Bagikan slip
Buka slip PDF/share untuk staff yang benar. Periksa nama, periode, gross, pengurang, kasbon, net, serta tanggal bayar sebelum mengirim.
Hasil: Staff menerima rincian final yang sesuai snapshot pembayaran.
Pemecahan masalah Payroll
| Gejala | Penyebab umum | Tindakan |
|---|---|---|
| Staff tidak muncul | Siklus tidak cocok, diarsipkan, belum mulai, atau tarif tidak lengkap | Periksa profil dan filter; jangan membuat profil ganda |
| Net nol/negatif | Pengurang/kasbon melebihi pendapatan atau sumber pendapatan kosong | Pertahankan Draft dan periksa komponen satu per satu |
| Tidak bisa mengoreksi absensi/cuti | Payroll bukan Draft | Kembalikan ke Draft bila belum ada pembayaran |
| Tidak bisa kembali ke Draft | Ada payment run atau periode Paid | Batalkan pembayaran satu per satu; Paid memerlukan rekonsiliasi/support |
| Tandai Lunas ditolak setelah preview | Data server berubah | Muat ulang, periksa net/kasbon, lalu buat preview baru |
| Uang sudah ditransfer tetapi Vasco belum tercatat | Proses eksternal dan Vasco terpisah | Verifikasi bukti lalu catat pembayaran satu kali pada staff/periode yang benar |
| Catatan Vasco dibatalkan tetapi uang sudah terkirim | Pembatalan tidak memutar balik bank/tunai | Rekonsiliasi eksternal dan tentukan pengembalian/penyesuaian sebelum mencatat ulang |
Tanya jawab
Apakah Tandai Lunas mengirim uang?
Tidak. Vasco hanya mencatat bahwa pembayaran telah dilakukan. Transfer bank atau tunai dilakukan melalui proses perusahaan.
Kapan sumber payroll terkunci?
Ketika periode keluar dari Draft menuju Reviewed, Approved, atau Locked. Kembalikan ke Draft bila belum ada pembayaran dan koreksi diperlukan.
Bagaimana membatalkan pembayaran?
Batalkan payment run staff dari Vasco. Ini mengembalikan status belum dibayar dan potongan kasbon terkait, tetapi tidak membalik transfer/tunai eksternal.
Mengapa tidak bisa kembali ke Draft?
Kemungkinan masih ada payment run. Batalkan semua pembayaran lebih dahulu. Periode Paid bersifat final dan tidak dapat dibuka melalui alur normal.
Apakah slip lama berubah setelah profil staff diedit?
Tidak. Slip Paid memakai snapshot final. Perubahan profil berlaku pada perhitungan yang masih terbuka atau periode mendatang.
Bolehkah menandai lunas sebelum transfer agar slip keluar?
Tidak disarankan. Catat pembayaran hanya setelah pencairan eksternal benar-benar dilakukan dan nilainya cocok.