Laporan
Pekerjaan harian di Vasco Operations dicatat melalui Tugas dan Laporan Lapangan. Tugas menjawab siapa harus melakukan apa dan kapan; Laporan Harian menjelaskan apa yang benar-benar terjadi di proyek pada hari tersebut, lengkap dengan progres, kondisi, kendala, jumlah pekerja, dan foto.
Gunakan Tugas untuk memberi instruksi yang dapat ditandai selesai. Gunakan Laporan Harian untuk menceritakan kondisi dan kemajuan satu hari kerja. Keduanya terhubung ke Proyek, tetapi tidak saling menggantikan. Permintaan material juga mempunyai alur sendiri agar persetujuan stok tidak tercampur dengan laporan progres.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan Proyek sudah dibuat dan berstatus aktif.
- Tugaskan staff ke proyek yang benar untuk tanggal pekerjaan berlangsung.
- Sepakati standar judul tugas, tingkat prioritas, bukti foto, dan waktu laporan harian.
- Berikan izin kamera/galeri hanya bila staff memang perlu mengunggah bukti.
Selesai jika
- Tugas mempunyai pemilik, prioritas, area, tenggat, dan status yang jelas.
- Pekerja dapat menyelesaikan tugas dengan atau tanpa foto sesuai kebutuhan dan membatalkan tanda selesai bila keliru.
- Laporan harian terhubung ke proyek efektif pada tanggal laporan serta tetap aman sebagai draf ketika koneksi bermasalah.
- Pengelola dapat meninjau, meminta tindak lanjut, memperbaiki data, atau menghapus laporan dengan memahami akibatnya.
Pilih catatan kerja yang tepat
| Kebutuhan | Gunakan | Contoh |
|---|---|---|
| Memberi pekerjaan kepada orang/tim | Tugas | Pasang 12 lampu di area lobby sebelum 15.00 |
| Memecah pekerjaan menjadi beberapa cek | Checklist pada Tugas | Matikan panel, uji kabel, pasang lampu, foto hasil |
| Mencatat kenyataan satu hari di lapangan | Laporan Harian | Progres 60%, hujan, 8 pekerja, akses area tertunda |
| Membuktikan hasil satu tugas | Foto penyelesaian Tugas | Foto panel setelah instalasi |
| Menyampaikan diskusi singkat pada tugas | Komentar Tugas | Material datang pukul 13.00; mulai setelah makan siang |
| Meminta barang dari gudang | Minta Material | 20 liter cat untuk Zona B |
Jawaban untuk pekerja
“Tugas adalah daftar pekerjaanmu. Setelah selesai, tandai Selesai dan tambahkan foto bila diminta. Di akhir hari, kirim Laporan Harian untuk mencatat progres, kondisi, dan kendala proyek.”
Buat dan bagikan Tugas
- 1
Buka Proyek → Tugas → Tambah Tugas
Buat tugas dari proyek yang benar agar konteks client, lokasi, dan tim tidak tertukar. Periksa daftar tugas aktif terlebih dahulu untuk menghindari duplikat.
Hasil: Form tugas baru terbuka di dalam proyek terpilih.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup form sebelum Simpan. Tugas tidak dibuat. - 2
Tulis judul yang dapat diselesaikan
Gunakan kata kerja dan hasil yang jelas, misalnya “Uji tekanan pipa lantai 2”, bukan “Pipa”. Judul wajib diisi.
Hasil: Pekerja memahami hasil yang harus ditandai selesai.Jika bermasalah: Jika ruang lingkup terlalu besar untuk selesai sekali, pecah menjadi beberapa tugas atau checklist. - 3
Isi area dan prioritas
Tambahkan area/lokasi spesifik dan pilih prioritas Tinggi, Sedang, atau Rendah. Gunakan Tinggi hanya untuk pekerjaan yang benar-benar mendesak.
Hasil: Daftar tugas dapat diurutkan dan dibaca berdasarkan urgensi serta area. - 4
Pilih jenis penugasan
Pilih Pribadi untuk satu orang, Tim untuk kelompok, atau Proyek untuk semua pihak yang bekerja pada proyek sesuai tampilan yang tersedia.
Hasil: Cakupan orang yang melihat dan menyelesaikan tugas sesuai tujuan.Jika mau batal / undo: Ubah pilihan sebelum Simpan. Setelah tersimpan, edit penugasan bila masih diizinkan dan periksa siapa yang sekarang melihat tugas. - 5
Pilih penerima khusus bila Pribadi
Pilih staff yang mempunyai akun/profil yang dapat menerima tugas personal. Pastikan staff berada pada proyek yang benar.
Hasil: Hanya penerima yang ditentukan yang melihat tugas personal untuk diselesaikan.Jika bermasalah: Jika staff tidak dapat dipilih sebagai penerima personal, periksa hubungan akun/profilnya. Gunakan penugasan Tim/Proyek sementara atau minta admin membetulkan akses; jangan membuat profil duplikat. - 6
Isi batas waktu
Bila diperlukan, isi jam target dalam format 24 jam HH:MM. Gunakan waktu realistis sesuai jadwal kerja proyek pada hari tugas tersebut.
Hasil: Pekerja dapat melihat kapan tugas diharapkan selesai.Jika bermasalah: Jika waktu ditolak, gunakan angka 00:00–23:59, misalnya 08:30 atau 17:00. - 7
Simpan dan verifikasi dari sisi penerima
Tekan Simpan satu kali lalu periksa judul, proyek, penerima, prioritas, area, dan waktu. Untuk tugas penting, pastikan penerima benar-benar melihatnya di aplikasi HP.
Hasil: Tugas aktif dan siap dikerjakan.Jika bermasalah: Jika tugas tidak terlihat, muat ulang, periksa proyek aktif penerima, jenis penugasan, filter tugas selesai, serta koneksi. Jangan langsung membuat tugas kedua.
Urutan daftar membantu fokus
Tugas yang belum selesai ditampilkan lebih dahulu dan prioritas membantu menentukan urutan. Prioritas tidak menggantikan komunikasi langsung untuk situasi keselamatan atau penghentian kerja.
Selesaikan Tugas dan lampirkan bukti
- 1
Buka detail tugas
Periksa proyek, area, pemberi tugas, batas waktu, prioritas, komentar, dan checklist sebelum mulai.
Hasil: Pekerja memastikan dirinya menyelesaikan tugas yang benar. - 2
Selesaikan checklist
Tandai setiap butir setelah benar-benar dilakukan. Vasco menyimpan siapa yang menyelesaikan butir bila informasi tersedia.
Hasil: Kemajuan bagian-bagian tugas dapat ditelusuri.Jika mau batal / undo: Ketuk kembali butir yang salah ditandai. Periksa audit setelah perubahan. - 3
Pilih cara menyelesaikan
Tekan Selesai. Pilih kamera/galeri untuk melampirkan bukti atau lanjutkan tanpa foto bila kebijakan pekerjaan tidak mewajibkannya.
Hasil: Foto dipilih atau tugas siap diselesaikan tanpa foto.Jika mau batal / undo: Batalkan pemilih kamera/galeri atau tutup dialog sebelum konfirmasi; tugas tetap belum selesai.Jika bermasalah: Jika izin kamera/galeri ditolak atau upload gagal, tugas tidak seharusnya dianggap selesai dengan bukti. Perbaiki izin/koneksi lalu coba lagi, atau pilih selesai tanpa foto hanya jika memang diizinkan supervisor. - 4
Konfirmasi penyelesaian
Tunggu sampai status berubah dan, bila ada, foto tampil. Audit menampilkan penyelesai dan waktu penyelesaian.
Hasil: Tugas menjadi Selesai dan berpindah dari kelompok pekerjaan aktif.Jika bermasalah: Jangan mengetuk berkali-kali saat upload berlangsung. Muat ulang setelah pesan berhasil sebelum mencoba lagi. - 5
Gunakan Urungkan bila salah
Segera pilih Urungkan pada bilah yang tampil sekitar 4 detik. Bila bilah sudah hilang, buka tugas selesai dan ubah kembali menjadi belum selesai.
Hasil: Tugas kembali aktif untuk dikerjakan.Jika bermasalah: Membuka kembali tugas membersihkan audit penyelesaian dan bukti foto penyelesaian sebelumnya. Simpan bukti di tempat yang benar sebelum membatalkan jika masih dibutuhkan.
Selesai dapat dibalik, tetapi bukti ikut dibersihkan
Jangan mengubah tugas ke belum selesai hanya untuk menaikkannya ke atas daftar. Saat penyelesaian dibatalkan, catatan siapa/kapan selesai dan bukti penyelesaian sebelumnya dapat dihapus dari tugas.
Gunakan checklist dan komentar sebagai jejak kerja
| Fitur | Cocok untuk | Hindari |
|---|---|---|
| Checklist | Urutan pemeriksaan atau beberapa hasil kecil dalam satu tugas | Membuat butir yang tidak dapat diverifikasi |
| Komentar | Update singkat, pertanyaan, penjelasan keterlambatan | Mengganti laporan harian lengkap |
| Foto selesai | Bukti visual hasil akhir satu tugas | Mengunggah data pribadi atau area terlarang |
| Area | Lokasi spesifik di dalam proyek | Mengandalkan nama area sebagai pengaturan GPS |
| Prioritas | Mengurutkan urgensi | Memberi semua tugas prioritas Tinggi |
Standar catatan yang baik
- Komentar menyebut fakta, waktu, dan tindakan berikutnya bila ada kendala.
- Foto tidak menampilkan dokumen rahasia, wajah tanpa izin, atau informasi client yang tidak perlu.
- Butir checklist ditandai oleh orang yang benar-benar memeriksa/mengerjakan.
- Perubahan besar ruang lingkup dibuat sebagai tugas baru atau pembaruan resmi, bukan tersembunyi di komentar.
- Situasi keselamatan tetap dilaporkan melalui jalur darurat perusahaan; jangan hanya menulis komentar di Vasco.
Buat Laporan Harian dari lapangan
- 1
Buka Buat Laporan
Aplikasi memilih proyek berdasarkan penugasan efektif pekerja untuk hari ini. Periksa nama proyek yang tampil sebelum mengisi.
Hasil: Laporan disiapkan untuk proyek aktif pekerja pada tanggal tersebut.Jika bermasalah: Jika “Tanpa proyek” atau tidak ada penugasan, pekerja masih mungkin dapat absen tetapi tidak dapat mengirim laporan proyek. Minta Pengelola membetulkan penugasan; jangan memilih proyek lain secara informal. - 2
Pilih cuaca/kondisi
Pilih Cerah, Mendung, atau Hujan sesuai kondisi utama yang memengaruhi pekerjaan.
Hasil: Konteks lapangan hari itu tercatat konsisten. - 3
Tulis progres
Isi ringkasan progres yang konkret—apa yang dikerjakan, lokasi, volume/hasil, dan tahap berikutnya. Kolom progres wajib dan dibatasi sekitar 500 karakter.
Hasil: Pembaca memahami hasil hari itu tanpa harus menebak dari foto.Jika bermasalah: Jika teks terlalu panjang, pindahkan rincian tambahan ke Catatan dan ringkas progres utama. - 4
Periksa jumlah pekerja
Vasco dapat mengisi jumlah dari absensi hari ini. Sesuaikan bila kondisi lapangan berbeda; kolom kosong akan tersimpan sebagai 0.
Hasil: Jumlah tenaga kerja pada laporan mencerminkan kondisi yang diperiksa pelapor.Jika bermasalah: Jangan menganggap angka otomatis selalu final. Staff terlambat absen atau pindah proyek dapat membuat hitungan perlu diperiksa. - 5
Isi area, kendala, dan catatan
Tambahkan area/lokasi kerja, hambatan, keputusan di lapangan, kebutuhan tindak lanjut, atau catatan keselamatan yang relevan.
Hasil: Konteks progres dan risiko hari itu dapat ditindaklanjuti. - 6
Tambahkan maksimal empat foto
Ambil dari kamera atau galeri. Pilih foto yang menunjukkan kondisi, kemajuan, atau kendala dengan jelas; tunggu thumbnail tampil.
Hasil: Bukti foto disiapkan di penyimpanan privat untuk laporan.Jika mau batal / undo: Batalkan pemilih foto atau hapus foto dari draft sebelum kirim. Membatalkan kamera tidak mengirim laporan.Jika bermasalah: Jika izin ditolak, aktifkan izin aplikasi di pengaturan HP. Jika koneksi tidak tersedia, simpan draf; laporan dengan foto memerlukan server untuk membuat ID sebelum upload. - 7
Kirim satu kali
Periksa proyek, progres, tanggal, jumlah pekerja, dan foto, lalu tekan Kirim. Tunggu konfirmasi berhasil.
Hasil: Laporan masuk ke Pengelola dan draf lokal dibersihkan sebisa mungkin.Jika bermasalah: Jika pengiriman gagal, Vasco mempertahankan draf. Jangan mulai laporan baru; buka kembali draf dan kirim setelah koneksi stabil.
Proyek laporan tidak dipilih bebas
Laporan mengikuti penugasan efektif pekerja pada hari tersebut. Cara yang benar memperbaiki proyek adalah membetulkan penugasan dari Pengelola, bukan menyebut proyek lain hanya di teks laporan.
Simpan draf, bekerja saat offline, atau batalkan laporan
Draf laporan disimpan per pekerja pada perangkat yang digunakan. Draf belum menjadi laporan perusahaan sampai pengiriman berhasil.
| Situasi | Pilihan | Akibat |
|---|---|---|
| Form masih kosong | Tutup/kembali | Tidak ada laporan yang dikirim |
| Form sudah terisi sebagian lalu ditutup | Batal | Tetap di form; tidak ada data dibuang |
| Form sudah terisi sebagian lalu ditutup | Simpan draf | Isian dipertahankan pada perangkat untuk dilanjutkan |
| Form sudah terisi sebagian lalu ditutup | Buang | Draf lokal dihapus; tidak dapat dipulihkan dari perangkat |
| Tidak ada internet dan laporan memakai foto | Simpan draf | Belum dapat dikirim karena ID laporan dari server dibutuhkan sebelum upload foto |
| Kirim tanpa foto gagal | Buka draf dan coba lagi | Draf tetap tersedia agar isian tidak hilang |
| Laporan sudah berhasil terkirim | Jangan kirim draf lama | Draf biasanya dibersihkan; periksa daftar laporan sebelum mengulang |
- 1
Simpan draf dengan sengaja
Tekan Simpan Draf ketika laporan belum siap atau koneksi tidak stabil. Kembali ke layar laporan menggunakan HP dan profil pekerja yang sama.
Hasil: Isian dapat dilanjutkan tanpa menjadi laporan resmi. - 2
Tinjau draf sebelum melanjutkan
Periksa apakah proyek/tanggal penugasan masih benar, perbarui progres, dan pastikan foto masih relevan.
Hasil: Draf lama tidak terkirim ke proyek atau hari yang salah.Jika bermasalah: Draf bersifat lokal. Menghapus aplikasi, membersihkan data, ganti perangkat, atau ganti profil dapat membuat draf tidak tersedia. - 3
Hapus draf hanya setelah yakin
Pilih Hapus/Buang Draf lalu konfirmasi. Gunakan bila isian salah total atau laporan resmi sudah terkirim.
Hasil: Draf lokal dihapus permanen dan tidak dikirim.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi agar draf tetap tersimpan.
Jangan menafsirkan draf sebagai laporan terkirim
Pengelola tidak melihat draf yang hanya tersimpan di HP pekerja. Pastikan ada konfirmasi pengiriman dan laporan muncul pada daftar setelah koneksi kembali.
Tinjau dan tindak lanjuti Laporan sebagai Pengelola
- 1
Buka Operations → Laporan
Filter tanggal/proyek lalu buka laporan. Periksa pelapor, waktu, progres, cuaca, jumlah pekerja, area, kendala, foto, material, dan sumber data yang tersedia.
Hasil: Pengelola membaca laporan dalam konteks proyek yang benar. - 2
Bandingkan dengan sumber lain
Cocokkan jumlah pekerja dengan absensi, progres dengan tugas/foto, serta material dengan alur permintaan dan stok keluar.
Hasil: Perbedaan ditemukan sebelum laporan dianggap selesai ditinjau. - 3
Pilih status tinjauan
Gunakan Reviewed bila laporan sudah diperiksa, Follow-up bila ada tindakan lanjutan, atau kembalikan ke Submitted bila status tinjauan perlu dibuka kembali.
Hasil: Tim dapat membedakan laporan baru, sudah ditinjau, dan perlu tindak lanjut; waktu audit diperbarui.Jika mau batal / undo: Bila salah status, buka kembali dan pilih status yang benar. Perubahan status tidak menghapus isi laporan. - 4
Edit hanya koreksi yang dapat dibuktikan
Pengelola dapat memperbaiki kolom utama, foto, atau baris material yang tersedia. Catat alasan koreksi di catatan bila perubahan memengaruhi pemahaman progres.
Hasil: Laporan mencerminkan data yang sudah diverifikasi.Jika mau batal / undo: Tutup form sebelum Simpan agar isi lama tetap. Setelah Simpan, edit kembali menggunakan sumber bukti yang benar. - 5
Hapus hanya laporan yang benar-benar salah/duplikat
Pastikan proyek, tanggal, dan pelapor pada dialog benar. Penghapusan laporan bersifat permanen.
Hasil: Laporan yang tidak sah dihapus dari riwayat.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada dialog; laporan tetap ada.Jika bermasalah: Tidak ada undo. Untuk koreksi isi, gunakan Edit—jangan Hapus. Jika laporan penting terhapus, catat detail dan hubungi admin/tim Vasco sebelum membuat pengganti.
Follow-up bukan penolakan otomatis
Status Follow-up menandai laporan yang memerlukan tindakan. Sampaikan kepada pelapor apa yang kurang dan siapa yang bertanggung jawab menutup tindak lanjut.
Pisahkan permintaan material dari laporan progres
Pekerja membuat permintaan melalui menu Minta Material. Permintaan berisi material, jumlah, proyek efektif bila ada, dan catatan opsional. Pengelola gudang kemudian menyetujui atau menolak; persetujuan yang berhasil mengeluarkan stok.
- 1
Pilih Minta Material
Pilih barang dari katalog hidup, periksa stok yang tampil, isi jumlah lebih dari 0, lalu tambahkan catatan penggunaan bila perlu.
Hasil: Permintaan siap dikirim dan otomatis dikaitkan ke proyek pekerja bila tersedia.Jika mau batal / undo: Tekan Batal/X sebelum Kirim Permintaan. Form direset dan tidak ada permintaan dibuat. - 2
Kirim dan tunggu keputusan
Tekan Kirim Permintaan satu kali. Status Menunggu berarti belum ada stok yang diberikan.
Hasil: Pengelola melihat permintaan Pending untuk diputuskan.Jika bermasalah: Pekerja tidak mempunyai tombol pembatalan mandiri setelah terkirim. Jika sudah tidak perlu, hubungi Pengelola agar permintaan Pending ditolak.
Jangan menulis permintaan hanya di laporan
Catatan “butuh 20 liter cat” di laporan tidak mengurangi stok dan tidak masuk antrean approval gudang. Buat permintaan resmi melalui Minta Material.
Pemecahan masalah Pekerjaan
| Gejala | Penyebab umum | Tindakan |
|---|---|---|
| Tugas tidak terlihat pekerja | Penerima/jenis tugas/proyek salah atau daftar masih terfilter | Periksa penugasan dan penerima, muat ulang, lalu lihat tugas belum selesai |
| Penerima personal tidak dapat dipilih | Profil belum terhubung ke akun yang memenuhi syarat | Perbaiki profil/akses atau gunakan tugas Tim/Proyek tanpa membuat duplikat staff |
| Foto selesai gagal | Izin kamera/galeri atau koneksi | Perbaiki izin dan koneksi; coba upload kembali sebelum menandai selesai |
| Tugas tak sengaja selesai | Ketuk status keliru | Gunakan Urungkan sekitar 4 detik atau buka tugas selesai dan aktifkan kembali |
| Bukti foto hilang | Tugas dibuka kembali | Penyelesaian ulang dengan bukti baru; pembukaan kembali membersihkan bukti/audit lama |
| Tidak bisa membuat laporan | Tidak ada proyek efektif hari ini | Pengelola membetulkan penugasan staff untuk tanggal tersebut |
| Laporan dengan foto tidak terkirim offline | Server perlu membuat ID sebelum foto diunggah | Simpan draf dan kirim saat online |
| Laporan tampak ganda | Kirim diulang sebelum daftar diperiksa | Jangan hapus keduanya sebelum membandingkan waktu/isi; Pengelola hapus hanya duplikat yang pasti |
| Jumlah pekerja laporan berbeda | Angka otomatis berasal dari absensi tetapi situasi berubah | Verifikasi absensi dan edit laporan berdasarkan fakta |
| Permintaan material tidak bisa dibatalkan pekerja | Sudah terkirim | Minta Pengelola menolak selagi Pending |
Tanya jawab
Apa beda Tugas dan Laporan Harian?
Tugas adalah instruksi yang mempunyai penerima dan status selesai. Laporan Harian adalah catatan faktual kondisi serta progres proyek pada satu hari. Gunakan keduanya bila pekerjaan perlu diarahkan sekaligus dilaporkan.
Apakah tugas wajib memakai foto?
Tidak selalu. Pekerja dapat menyelesaikan dengan foto atau tanpa foto, tergantung kebijakan tim. Untuk pekerjaan yang membutuhkan bukti, supervisor harus menetapkan standarnya.
Bisakah penyelesaian tugas dibatalkan?
Bisa. Gunakan Urungkan yang muncul sekitar empat detik atau buka tugas selesai dan ubah kembali. Audit penyelesaian serta bukti foto lama dapat dibersihkan saat tugas dibuka kembali.
Mengapa pekerja tidak dapat memilih proyek saat membuat laporan?
Vasco mengikat laporan ke penugasan efektif pekerja pada hari tersebut agar laporan tidak sengaja masuk proyek lain. Pengelola harus memperbaiki penugasannya jika salah.
Apakah laporan bisa dikirim offline?
Isian dapat dipertahankan sebagai draf lokal. Laporan dengan foto tidak dapat diselesaikan sepenuhnya tanpa koneksi karena server perlu membuat ID sebelum foto diunggah. Kirim kembali saat online.
Apa yang terjadi jika saya memilih Buang Draf?
Draf lokal di perangkat dihapus dan tidak dikirim. Tindakan ini permanen dari sisi perangkat; pilih Batal atau Simpan Draf bila masih ragu.
Bisakah laporan yang sudah dikirim diperbaiki?
Pengelola dapat mengedit data utama yang tersedia. Gunakan Edit untuk koreksi; Hapus hanya untuk laporan salah total atau duplikat karena penghapusan tidak mempunyai undo.
Apakah menulis kebutuhan material di laporan membuat permintaan gudang?
Tidak. Buat permintaan melalui menu Minta Material agar masuk approval dan, saat disetujui, mengeluarkan stok secara resmi.