Stok Opname
Stok Opname membuat sesi hitung fisik per gudang dengan snapshot sistem, cakupan fleksibel, penyimpanan per baris, pencarian/filter, lembar CSV, impor massal, hitung kedua untuk selisih besar, serta finalisasi atomik. Membatalkan sesi mempertahankan hasil hitung untuk audit tetapi tidak mengubah stok.
Opname tidak mengubah stok saat angka fisik diketik. Vasco menyimpan hasil hitung dan selisih sebagai sesi. Stok baru disesuaikan sekali saat semua barang selesai dihitung, selisih besar sudah diverifikasi, dan pengguna menekan Selesaikan Opname. Jika sesi dibatalkan, hasil audit tetap ada tetapi saldo stok tidak berubah.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pilih gudang dan cakupan yang tidak tumpang tindih dengan sesi aktif.
- Atur waktu freeze operasional atau prosedur cut-off pergerakan.
- Siapkan petugas, rak/zona, scanner, dan lembar hitung bila perlu.
- Tentukan siapa yang melakukan hitung kedua serta finalisasi.
Selesai jika
- Semua baris dalam cakupan memiliki jumlah fisik, termasuk nol.
- Selisih besar telah dihitung kedua.
- Finalisasi terjadi satu kali dan menghasilkan audit penyesuaian.
- Sesi yang tidak dipakai dibatalkan tanpa mengubah stok.
Pahami cakupan, progres, dan selisih
| Bagian | Arti | Catatan |
|---|---|---|
| Semua barang aktif | Seluruh katalog aktif | Termasuk saldo nol |
| Hanya memiliki saldo | Barang dengan saldo sistem | Lebih ringkas untuk hitung reguler |
| Stok menipis | Barang di bawah/sekitar reorder | Fokus risiko |
| Satu kategori | Hanya kategori terpilih | Kategori wajib dipilih |
| Jumlah sistem | Snapshot referensi sesi | Bukan angka yang diketik petugas |
| Jumlah fisik | Hasil hitung | Kosong berarti belum dihitung; 0 adalah hasil valid |
| Selisih | Fisik dikurangi sistem | Nilai memakai unit cost |
| Akurasi | Baris cocok dibanding yang dihitung | Belum final sampai Selesaikan |
| Hitung kedua | Verifikasi selisih besar | Wajib sebelum finalisasi bila sistem meminta |
Kosong berbeda dengan nol
Kosong berarti barang belum dihitung sehingga finalisasi diblokir. Masukkan 0 bila petugas telah memeriksa dan barang memang tidak ada secara fisik.
Jalankan opname sampai finalisasi
- 1
Mulai Opname
Pilih gudang, cakupan, kategori bila perlu, serta catatan rak/zona/petugas. Buat sesi sekali.
Hasil: Semua material pada cakupan disiapkan sebagai baris hitung.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Buat Sesi. Setelah dibuat, gunakan Batalkan sesi jika tidak jadi. - 2
Hitung dan isi jumlah
Cari barang, masukkan jumlah fisik >=0, lalu tinggalkan kolom agar tersimpan. Isi catatan bila ada selisih atau kondisi khusus.
Hasil: Progres, akurasi, kuantitas, dan nilai selisih diperbarui.Jika mau batal / undo: Sebelum finalisasi, ubah angka ke hasil benar. Mengosongkan kembali berarti belum dihitung. - 3
Gunakan filter
Tampilkan Semua, Belum dihitung, Berselisih, atau Sudah dihitung. Gunakan pencarian dan pagination untuk daftar besar.
Hasil: Baris yang memerlukan tindakan mudah ditemukan.Jika mau batal / undo: Pilih Semua dan kosongkan pencarian. - 4
Ekspor lembar hitung
Unduh CSV template Vasco yang memuat material_id, SKU, barcode, nama, satuan, stok sistem, jumlah fisik, dan catatan.
Hasil: Tim dapat menghitung offline dengan identitas baris yang aman.Jika mau batal / undo: Hapus file lokal bila tidak dipakai; sesi tetap terbuka. - 5
Impor hasil
Gunakan template asli dengan kolom material_id dan jumlah_fisik. Vasco menerima koma, titik koma, atau tab; memproses batch sampai 500 baris.
Hasil: Jumlah valid diperbarui massal.Jika mau batal / undo: Periksa hasil sebelum finalisasi dan koreksi baris yang salah. Impor tidak langsung mengubah stok. - 6
Periksa ulang selisih besar
Pilih Periksa ulang, isi semua angka hitung kedua >=0, lalu Simpan & Finalisasi. Bila masih ada batch, lanjutkan.
Hasil: Selisih berisiko telah diverifikasi sebelum stok berubah.Jika mau batal / undo: Pilih Nanti; sesi tetap Counting dan stok belum berubah. - 7
Selesaikan Opname
Pastikan progres 100%, selisih besar selesai diperiksa, lalu konfirmasi finalisasi.
Hasil: Semua penyesuaian stok dibukukan dalam satu transaksi audit.Jika mau batal / undo: Jangan konfirmasi jika ragu. Setelah finalisasi tidak ada undo dari halaman; gunakan koreksi stok resmi. - 8
Batalkan sesi
Jika sesi tidak valid, pilih Batalkan sesi dan konfirmasi.
Hasil: Status menjadi Dibatalkan; hasil hitung tetap untuk audit; saldo tidak berubah.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi untuk melanjutkan sesi.
Status sesi
| Status | Makna | Bisa diubah? |
|---|---|---|
| Counting | Sesi aktif; hasil dapat diisi/edit | Dapat difinalkan atau dibatalkan |
| Finalized | Selisih sudah diposting ke stok | Tidak ada undo di halaman |
| Cancelled | Sesi ditutup tanpa penyesuaian stok | Hasil tetap untuk audit |
| Belum dihitung | Jumlah fisik null | Isi angka termasuk 0 |
| Berselisih | Jumlah fisik berbeda dari snapshot | Verifikasi, beri catatan, hitung kedua bila diminta |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Modal awal belum disimpan | Pilih Batal | Tidak ada sesi |
| Sesi aktif tidak jadi | Batalkan sesi | Hitungan tersimpan untuk audit; stok tidak berubah |
| Angka salah sebelum finalisasi | Edit baris atau impor ulang | Stok belum berubah |
| Impor salah | Koreksi baris sebelum finalisasi | Audit sesi memperlihatkan hasil terbaru |
| Opname sudah final | Gunakan koreksi/pergerakan stok resmi dan referensikan nomor opname | Finalisasi tidak dapat di-undo dari halaman |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Tidak bisa finalisasi | Masih ada barang belum dihitung | Filter Belum dihitung dan isi semua termasuk nol |
| Diminta hitung kedua | Selisih melewati ambang kebijakan | Isi recheck oleh petugas berwenang |
| CSV ditolak | Kolom material_id/jumlah_fisik hilang atau format rusak | Unduh template baru dan pertahankan header |
| Angka tidak tersimpan | Kolom belum ditinggalkan atau koneksi gagal | Klik keluar, tunggu indikator, lalu muat ulang |
| Sesi tidak bisa dibuat | Gudang/cakupan tidak valid atau migration belum aktif | Periksa gudang, kategori, dan kesiapan database |
Tanya jawab
Apakah mengetik hasil langsung mengubah stok?
Tidak. Stok baru berubah saat finalisasi berhasil.
Bagaimana mencatat barang tidak ada?
Masukkan 0. Jangan dibiarkan kosong karena kosong berarti belum dihitung.
Apa yang terjadi jika sesi dibatalkan?
Hasil hitung tetap tersimpan untuk audit, tetapi saldo stok tidak disesuaikan.
Bisakah finalisasi dibatalkan?
Tidak dari halaman. Buat koreksi resmi dengan referensi opname bila perlu.
Mengapa harus hitung kedua?
Selisih besar berisiko memengaruhi stok dan nilai secara material, sehingga Vasco meminta verifikasi tambahan.