Retur
Retur mengembalikan item yang pernah diterima dan belum seluruhnya diretur, mengurangi stok dari gudang asal secara atomik, menjaga nomor serial, menghubungkan tagihan bila ada, menyimpan alasan dan bukti, lalu mencatat nota kredit vendor untuk mengurangi utang bersih serta biaya terkait.
Retur memiliki dua tahap yang berbeda: Kirim Retur mengurangi stok karena barang fisik keluar ke vendor; Simpan Kredit mencatat nota kredit dan mengurangi utang. Barang tidak otomatis dianggap dikreditkan hanya karena sudah dikirim. Layar saat ini tidak menyediakan batal setelah kedua tahap, sehingga jumlah, gudang, serial, tagihan, dan nilai kredit harus diperiksa sebelum konfirmasi.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan barang pernah diterima dan belum diretur.
- Verifikasi jumlah fisik, gudang penerimaan, kondisi, dan nomor serial.
- Siapkan alasan, bukti, serta tagihan terkait bila relevan.
- Setelah vendor menerbitkan nota kredit, siapkan nomor dan nilai resminya.
Selesai jika
- Retur hanya memuat qty yang tersedia untuk dikembalikan.
- Stok seluruh item berkurang bersama atau tidak ada perubahan.
- Status Shipped menunggu kredit; Credited memiliki nomor/nilai nota kredit.
- Utang bersih dan biaya berubah hanya saat kredit diposting.
Pahami tahap retur dan kredit
| Bagian | Arti | Dampak |
|---|---|---|
| PO dapat diretur | Memiliki received_qty > returned_qty | Hanya item material yang dapat dipilih |
| Alasan | Rusak, salah kirim, kualitas, dll. | Wajib |
| Tagihan terkait | Invoice vendor non-void | Opsional; membantu kredit utang |
| Jumlah retur | Qty <= diterima - sudah diretur | Wajib >0 pada minimal satu item |
| Gudang | Lokasi stok yang dikurangi | Dibawa dari receipt dan read-only pada form |
| Kondisi | Kondisi barang kembali | Default Rusak; dapat diubah |
| Serial | Identitas unit yang kembali | Harus cocok dengan tracking |
| Kirim Retur | Membuat dan langsung mengirim batch | Stok dikurangi atomik |
| Simpan Kredit | Nomor dan nilai nota kredit | Mengurangi utang bersih/biaya |
Kirim Retur bukan Kredit
Status Shipped berarti barang telah keluar. Utang vendor baru berkurang setelah nota kredit dicatat melalui aksi Kredit.
Kirim retur dan catat kredit
- 1
Pilih PO
Cari PO yang dapat diretur dan periksa vendor, pekerjaan, penerimaan, serta item yang masih eligible.
Hasil: Detail retur dimuat dari penerimaan terakhir yang relevan.Jika mau batal / undo: Tutup tanpa perubahan. - 2
Isi alasan, tagihan, dan bukti
Alasan wajib. Pilih invoice non-void bila kredit berkaitan dengannya dan unggah bukti retur.
Hasil: Retur memiliki konteks operasional dan finansial.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Kirim; file upload yang selesai dapat tetap ada di storage. - 3
Pilih item dan jumlah
Isi qty >0 hanya untuk item yang dikembalikan. Jangan melebihi maksimum received minus returned.
Hasil: Batch memuat barang yang valid.Jika bermasalah: Item tanpa material katalog tidak ditawarkan pada alur stok ini. - 4
Periksa gudang, kondisi, dan serial
Gudang berasal dari penerimaan dan tidak dapat diganti sembarang. Isi kondisi serta serial sesuai unit fisik.
Hasil: Pengurangan stok dan tracking tepat sasaran.Jika mau batal / undo: Koreksi sebelum submit. - 5
Kirim Retur
Cocokkan semua item lalu konfirmasi sekali. Sistem memproses seluruh batch atomik.
Hasil: Status menjadi Shipped dan stok seluruh item berkurang.Jika mau batal / undo: Setelah berhasil tidak ada undo di halaman. Koordinasikan pengembalian fisik/koreksi admin bila salah. - 6
Tunggu nota kredit vendor
Jangan mengisi kredit berdasarkan perkiraan semata. Cocokkan nomor, tanggal/dokumen eksternal, dan nilai vendor.
Hasil: Nilai kredit siap diposting secara sah.Jika mau batal / undo: Retur tetap Shipped sampai kredit tersedia. - 7
Catat Kredit
Pilih Kredit pada retur Shipped, isi nomor nota kredit wajib dan nilai >0, lalu Simpan Kredit.
Hasil: Status menjadi Credited; utang bersih dan biaya terkait diperbarui.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan. Setelah berhasil tidak ada edit/reversal pada layar. - 8
Rekonsiliasi
Periksa Tagihan, saldo kredit, nilai retur, dan dokumen vendor setelah penyimpanan.
Hasil: Operasional stok dan keuangan kembali selaras.Jika bermasalah: Jika nilai salah, jangan menambah kredit kedua tanpa arahan; minta koreksi resmi.
Status retur
| Status | Arti | Aksi |
|---|---|---|
| shipped | Barang sudah dikirim kembali dan stok berkurang | Catat Kredit saat nota tersedia |
| credited | Nota kredit sudah diposting | Rekonsiliasi utang |
| cancelled | Retur dibatalkan melalui proses lain/admin | Tidak ada aksi layar |
| Diterima vendor | Dapat menjadi tahap backend/riwayat | Halaman memusatkan shipped→credited |
| duplicate | Kunci retur sudah diproses | Stok tidak dikurangi dua kali |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Sheet retur belum dikirim | Pilih Batal | Stok tidak berubah |
| Satu item invalid | Perbaiki lalu coba lagi | Seluruh batch gagal; tidak ada stok setengah |
| Retur Shipped salah | Hentikan proses kredit dan minta koreksi admin/koordinasi fisik | Tidak ada tombol batal; stok sudah berkurang |
| Sheet kredit belum disimpan | Pilih Batal | Utang tidak berubah |
| Kredit salah sudah tersimpan | Minta reversal/koreksi resmi dan rekonsiliasi vendor | Tidak ada edit/undo kredit pada layar |
| Retry duplicate | Jangan ulang dengan kunci baru | Retur lama sudah diproses |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| PO tidak dapat diretur | Tidak ada qty diterima yang tersisa | Periksa penerimaan dan retur lama |
| Item tidak muncul | Material tidak terhubung atau seluruh qty sudah diretur | Periksa detail PO/penerimaan |
| Jumlah ditolak | Melebihi eligible atau <=0 | Gunakan maksimum yang ditampilkan |
| Serial ditolak | Tidak cocok dengan stok/gudang/qty | Cocokkan fisik dan data Pelacakan |
| Kredit tidak bisa disimpan | Nomor kosong atau nilai <=0 | Isi dokumen resmi dan nilai positif |
Tanya jawab
Apakah Kirim Retur otomatis mengurangi utang?
Tidak. Itu mengurangi stok. Utang berubah saat nota kredit dicatat.
Bisakah retur parsial?
Bisa, selama qty tidak melebihi jumlah yang pernah diterima dan belum diretur.
Mengapa gudang read-only?
Retur harus mengurangi lokasi yang menerima barang agar jejak stok konsisten.
Bisakah retur Shipped dibatalkan?
Tidak dari layar saat ini. Hentikan kredit dan minta koreksi resmi.
Apa arti duplicate?
Kunci transaksi sudah diproses; Vasco tidak mengurangi stok dua kali.