Penempatan
Penempatan mencatat siapa memegang aset, pekerjaan dan lokasi pemakaiannya, waktu serah-terima, meter keluar/masuk, kondisi, dan catatan. Hanya aset aktif yang tidak sedang ditempatkan yang tersedia untuk penempatan baru.
Penempatan adalah buku serah-terima aset. Satu aset hanya boleh memiliki satu penempatan aktif; saat dipindah ke orang atau lokasi lain, kembalikan penempatan lama terlebih dahulu agar meter dan kondisi masuk tercatat, lalu buat penempatan baru.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan aset aktif dan tidak sedang ditempatkan.
- Tentukan minimal penanggung jawab, pekerjaan, atau lokasi.
- Catat meter dan kondisi fisik sebelum serah-terima.
- Pastikan pihak penerima memahami tanggung jawab aset.
Selesai jika
- Setiap aset aktif hanya memiliki satu penempatan terbuka.
- Penanggung jawab/pekerjaan/lokasi dapat ditelusuri.
- Meter dan kondisi keluar-masuk terdokumentasi.
- Pemindahan dilakukan melalui Kembalikan lalu penempatan baru.
Pahami data serah-terima
| Field | Saat ditempatkan | Saat dikembalikan |
|---|---|---|
| Aset | Wajib; hanya aset tersedia | Mengikuti assignment aktif |
| Penanggung jawab | Staff pemegang | Riwayat tetap tersimpan |
| Pekerjaan | Proyek pemakaian | Riwayat tetap tersimpan |
| Lokasi | Gudang/cabang/lokasi kerja | Aset kembali ke status tersedia |
| Meter | Meter keluar | Meter masuk dan nilai aset diperbarui |
| Kondisi | Kondisi keluar | Kondisi masuk; dapat memicu kebutuhan servis sesuai kebijakan |
| Catatan | Detail serah-terima | Detail pengembalian |
Tempatkan, kembalikan, dan pindahkan aset
- 1
Pilih Tempatkan Aset
Pastikan target muncul sebagai tersedia. Pilih aset berdasarkan nama dan kode.
Hasil: Form penempatan siap diisi.Jika mau batal / undo: Pilih Batal; aset tetap tersedia.Jika bermasalah: Jika tidak muncul, aset diarsipkan atau masih memiliki penempatan aktif. - 2
Isi penerima atau konteks
Pilih staff, pekerjaan, dan/atau isi lokasi. Sedikitnya salah satu dari tiga konteks harus ada.
Hasil: Aset mempunyai penanggung jawab atau lokasi yang dapat ditelusuri.Jika bermasalah: Sistem menolak jika hanya aset dipilih tanpa staff, pekerjaan, maupun lokasi. - 3
Catat meter dan kondisi keluar
Masukkan angka meter tanpa satuan campuran, kondisi, dan catatan serah-terima.
Hasil: Baseline pemakaian dan kondisi tersimpan.Jika mau batal / undo: Hapus input atau Batal sebelum Tempatkan. - 4
Konfirmasi Tempatkan
Periksa semua field lalu pilih Tempatkan sekali.
Hasil: Aset masuk daftar Ditempatkan dan tidak dapat dipilih untuk assignment lain.Jika mau batal / undo: Setelah tersimpan tidak ada edit/batal langsung; gunakan proses Kembalikan untuk menutup assignment. - 5
Kembalikan aset
Pilih Kembalikan, isi meter masuk, kondisi masuk, dan catatan. Cocokkan fisik sebelum konfirmasi.
Hasil: Assignment ditutup dan aset tersedia lagi.Jika mau batal / undo: Pilih Batal; penempatan tetap aktif. - 6
Pindahkan ke target baru
Setelah pengembalian berhasil, buat penempatan baru kepada staff, pekerjaan, atau lokasi tujuan.
Hasil: Dua kejadian serah-terima terpisah menjaga riwayat.Jika bermasalah: Jangan mencoba menimpa assignment lama karena layar tidak menyediakan edit assignment aktif.
Status ketersediaan aset
| Status/kondisi | Artinya | Aksi |
|---|---|---|
| Tersedia | Tidak memiliki assignment aktif | Dapat ditempatkan |
| Ditempatkan | Sedang dipegang/dipakai | Kembalikan sebelum penempatan baru |
| Diarsipkan | Aset tidak aktif | Tidak muncul sebagai pilihan |
| Tanpa staff | Ditempatkan ke pekerjaan/lokasi saja | Valid bila konteks lain terisi |
| Tanpa pekerjaan | Ditempatkan ke staff/lokasi saja | Valid bila konteks lain terisi |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Form penempatan belum dikonfirmasi | Pilih Batal | Aset tetap tersedia |
| Penempatan salah tersimpan | Kembalikan dengan catatan koreksi lalu buat penempatan benar | Riwayat salah tidak dihapus |
| Form pengembalian belum dikonfirmasi | Pilih Batal | Assignment tetap aktif |
| Pengembalian salah tersimpan | Buat penempatan baru dan catat koreksi; hubungi admin bila meter/kondisi perlu koreksi resmi | Riwayat serah-terima tetap ada |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Fitur belum aktif | Migration penempatan belum tersedia | Minta admin mengaktifkan; jangan meniru dengan mengubah lokasi teks aset |
| Aset tidak dapat dipilih | Sedang ditempatkan/diarsipkan | Cari pada daftar aktif dan kembalikan assignment lama |
| Sistem menolak penempatan | Tidak ada staff, pekerjaan, atau lokasi | Isi minimal satu konteks |
| Meter ditolak | Format angka tidak valid | Gunakan angka; koma dapat dipakai sebagai desimal bila didukung |
| Aset sudah kembali tetapi belum tersedia | Proses belum selesai atau halaman belum dimuat ulang | Muat ulang dan periksa pesan error sebelum mengulang |
Tanya jawab
Bisakah satu aset ditempatkan ke dua staff?
Tidak dalam waktu yang sama. Kembalikan assignment aktif lalu buat penempatan baru.
Apakah staff wajib?
Tidak jika pekerjaan atau lokasi diisi. Minimal salah satu konteks harus ada.
Bagaimana membatalkan penempatan yang salah?
Gunakan Kembalikan dengan catatan koreksi, lalu buat penempatan yang benar. Tidak ada tombol void langsung.
Apakah kondisi masuk dapat memicu servis?
Bisa bila kebijakan aset mengaktifkan pembuatan perbaikan saat aset kembali rusak.
Mengapa aset tidak muncul?
Aset mungkin diarsipkan atau masih memiliki penempatan aktif.