Cuti dan Izin
Cuti dan Izin mengelola pengajuan Pekerja, lampiran, konflik jadwal, keputusan Pengelola, saldo kuota, serta dampak berbayar atau tidak berbayar pada payroll.
Pekerja mengajukan Cuti, Izin, atau Sakit dari HP dan dapat membatalkan hanya selama status masih Pending serta sudah tersinkron. Pengelola menyetujui atau menolak, memilih berbayar/tidak berbayar, dan memeriksa konflik jadwal. Keputusan dapat diblokir jika payroll periode sudah tidak Draft.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Kebijakan jenis cuti, kuota, lampiran, dan status berbayar telah dibuat.
- Jadwal staff sudah cukup mutakhir untuk memeriksa konflik.
- Pekerja memahami bukti dan alasan yang perlu dilampirkan.
- Pengelola mengetahui status payroll tanggal pengajuan.
Selesai jika
- Pengajuan memiliki status, pengambil keputusan, catatan, dan dampak bayaran yang jelas.
- Jadwal konflik ditangani sebelum approval.
- Payroll Draft mencerminkan cuti berbayar/tidak berbayar dengan benar.
Pekerja: ajukan cuti atau izin
- 1
Buka Cuti & Izin → Ajukan
Dari aplikasi Pekerja, buka fitur Cuti & Izin dan pilih Ajukan.
Hasil: Form pengajuan baru terbuka. - 2
Pilih jenis
Pilih Cuti, Izin, atau Sakit sesuai kondisi sebenarnya.
Hasil: Kebijakan dan bukti yang relevan dapat diterapkan. - 3
Pilih tanggal
Masukkan tanggal mulai dan selesai. Hindari rentang yang tumpang tindih dengan pengajuan lain. Tanggal lampau umumnya tidak dipakai, kecuali pelaporan Sakit dapat diizinkan sesuai alur.
Hasil: Durasi pengajuan dapat dihitung dengan benar.Jika bermasalah: Jika ditolak karena tumpang tindih, buka riwayat dan periksa pengajuan Pending/Approved pada tanggal tersebut. - 4
Isi alasan dan lampiran
Tulis alasan singkat, objektif, dan cukup. Untuk sakit atau kebijakan tertentu, ambil foto atau pilih lampiran dari galeri.
Hasil: Pengelola memiliki konteks untuk memutuskan.Jika mau batal / undo: Tutup form, kamera, atau pemilih file sebelum Kirim. Tidak ada pengajuan yang dibuat. - 5
Tekan Kirim sekali
Tunggu status berhasil. Jika offline, pengajuan dapat menunjukkan Menunggu sinkron.
Hasil: Pengajuan masuk sebagai Pending setelah tersinkron.Jika bermasalah: Jangan mengirim ulang ketika Menunggu sinkron. Sambungkan internet dan tunggu riwayat diperbarui.
Pekerja: batalkan pengajuan
- 1
Periksa status
Buka riwayat dan pastikan pengajuan masih Pending serta sudah tersinkron ke server.
Hasil: Tombol batal hanya digunakan pada pengajuan yang masih dapat dibatalkan.Jika bermasalah: Pengajuan Menunggu sinkron belum dapat dibatalkan dari server. Biarkan sinkron lebih dahulu. - 2
Pilih Batalkan pengajuan
Baca konfirmasi bahwa pembatalan tidak dapat dibatalkan kembali, lalu lanjutkan bila benar.
Hasil: Pengajuan Pending dibatalkan dan tidak menunggu keputusan Pengelola.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada dialog untuk mempertahankan pengajuan. Setelah pembatalan berhasil, buat pengajuan baru jika keputusan berubah.
Approved atau Rejected tidak dapat dibatalkan Pekerja
Hubungi Pengelola. Jika keputusan memengaruhi payroll yang sudah non-Draft, Pengelola mungkin perlu mengembalikan periode ke Draft lebih dahulu; periode Paid tidak dapat dibuka kembali dari alur biasa.
Pengelola: tinjau pengajuan Pending
- Cocokkan staff, jenis, tanggal, durasi, alasan, dan lampiran.
- Periksa saldo kuota dan kebijakan yang efektif pada tanggal tersebut.
- Periksa jadwal/shift yang bentrok dan kebutuhan pengganti.
- Tentukan apakah hari/jam itu berbayar atau tidak berbayar.
- Periksa status payroll; keputusan dapat diblokir setelah periode keluar dari Draft.
Setujui pengajuan
- 1
Pilih Setujui
Buka pengajuan yang benar dan pilih tindakan approval.
Hasil: Vasco memeriksa konflik jadwal sebelum keputusan disimpan. - 2
Tangani konflik jadwal
Jika peringatan menampilkan shift, pilih Batal untuk menyesuaikan jadwal atau Tetap lanjut hanya setelah pengganti/keputusan operasional jelas.
Hasil: Cuti tidak diam-diam meninggalkan shift tanpa penanganan.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada peringatan; pengajuan tetap Pending. - 3
Pilih berbayar atau tidak berbayar
Ikuti kebijakan dan keputusan yang disetujui. Tambahkan catatan keputusan bila diperlukan.
Hasil: Dampak payroll tercatat secara eksplisit. - 4
Konfirmasi dan periksa status
Simpan keputusan lalu pastikan status menjadi Approved dan catatan/tanggal keputusan tampil.
Hasil: Pekerja dapat melihat hasil; payroll Draft menerima dampak yang sesuai.Jika bermasalah: Jika ditolak sistem, periksa payroll periode. Reviewed/Approved/Locked perlu dikembalikan ke Draft bila belum ada pembayaran dan prosedur mengizinkan.
Tolak pengajuan
- 1
Pilih Tolak
Pastikan pengajuan dan staff benar.
Hasil: Form alasan penolakan terbuka. - 2
Tulis alasan yang dapat ditindaklanjuti
Jelaskan singkat, misalnya tanggal bentrok, bukti kurang, atau kuota tidak tersedia—hindari catatan yang merendahkan.
Hasil: Pekerja memahami apakah perlu membuat pengajuan baru.Jika mau batal / undo: Tutup dialog atau pilih Batal; status tetap Pending. - 3
Konfirmasi penolakan
Simpan dan pastikan status menjadi Rejected beserta catatan keputusan.
Hasil: Pengajuan selesai tanpa mengurangi kuota atau membayar waktu yang ditolak.
Pengelola: ajukan untuk staff
- 1
Pilih Ajukan untuk pekerja
Pilih staff, tipe, tanggal, dan alasan berdasarkan permintaan atau bukti yang sah.
Hasil: Pengajuan ditautkan ke staff yang tepat. - 2
Pilih durasi
Gunakan hari penuh, setengah hari, atau per jam bila kebijakan mengizinkan. Pengajuan per jam berada pada satu tanggal dan maksimum 8 jam.
Hasil: Durasi dihitung proporsional: setengah hari 0,5; per jam menggunakan jam/8. - 3
Tentukan status awal dan bayaran
Pilih langsung Approved hanya jika keputusan memang sudah sah; jika masih perlu pemeriksaan, biarkan Pending. Tentukan berbayar/tidak berbayar dengan benar.
Hasil: Alur approval tidak dilewati tanpa dasar.Jika mau batal / undo: Tutup form sebelum Simpan; tidak ada pengajuan dibuat.
Dampak pada kuota dan payroll
| Keputusan | Kuota | Payroll |
|---|---|---|
| Pending | Belum final | Belum diperlakukan sebagai keputusan final |
| Approved berbayar | Mengurangi saldo sesuai durasi/kebijakan | Waktu dibayar sesuai aturan |
| Approved tidak berbayar | Mengikuti konfigurasi kuota | Waktu tidak dibayar atau menjadi pengurang sesuai perhitungan |
| Rejected | Tidak menjadi cuti disetujui | Tidak memberi hak pembayaran cuti |
| Setengah hari | Umumnya 0,5 hari | Dampak proporsional sesuai kebijakan |
| Per jam | Jam/8 hari | Maksimum 8 jam dan tanggal yang sama untuk durasi parsial |
Keputusan setelah payroll diproses
Jangan menyetujui cuti secara informal di luar Vasco lalu berharap payroll menyesuaikan sendiri. Kembalikan periode ke Draft jika masih diizinkan, simpan keputusan, dan tinjau ulang seluruh perhitungan.
Jika keputusan perlu diubah
Pekerja tidak dapat membatalkan pengajuan yang sudah Approved atau Rejected. Pengelola perlu memeriksa status periode, jadwal, kuota, dan payroll sebelum melakukan penanganan administratif.
- 1
Hentikan tindakan lanjutan
Jangan membuat pengajuan pengganti atau potongan manual sebelum memahami transaksi awal.
Hasil: Tidak ada dua keputusan yang saling bertentangan. - 2
Periksa payroll dan jadwal
Jika payroll masih Draft, koreksi dapat diproses lebih aman. Jika non-Draft, ikuti alur kembali ke Draft bila belum ada pembayaran.
Hasil: Batas perubahan diketahui. - 3
Hubungi admin utama atau Vasco bila tindakan tidak tersedia
Sertakan staff, tanggal, ID/status pengajuan, keputusan lama, keputusan seharusnya, dan status payroll—tanpa mengirim kredensial.
Hasil: Perubahan ditangani dengan konteks lengkap.Jika bermasalah: Periode Paid adalah final dan memerlukan rekonsiliasi, bukan sekadar mengedit sumber lama.
Pemecahan masalah Cuti dan Izin
| Gejala | Penyebab umum | Tindakan |
|---|---|---|
| Tidak bisa membatalkan | Masih sinkron, sudah Approved, atau sudah Rejected | Tunggu sinkron untuk Pending; selain itu hubungi Pengelola |
| Tidak bisa disetujui | Konflik jadwal atau payroll non-Draft | Tangani shift; kembalikan payroll ke Draft bila diizinkan |
| Tanggal ditolak | Tumpang tindih atau tanggal lampau tidak diizinkan | Periksa riwayat; gunakan Sakit hanya sesuai alur pelaporan yang berlaku |
| Lampiran tidak terkirim | Kamera/galeri, ukuran file, atau koneksi | Coba kembali dengan koneksi stabil; jangan membuat pengajuan ganda |
| Payroll berbeda | Pilihan berbayar/tidak berbayar atau durasi salah | Periksa keputusan dan kebijakan saat periode masih Draft |
Tanya jawab
Kapan Pekerja bisa membatalkan pengajuan?
Hanya ketika pengajuan masih Pending dan sudah tersinkron. Pembatalan yang sudah dikonfirmasi tidak dapat di-undo; buat pengajuan baru bila perlu.
Apakah cuti otomatis berbayar?
Tidak selalu. Kebijakan memberi default, tetapi Pengelola harus memeriksa dan menetapkan berbayar atau tidak berbayar saat keputusan.
Apa yang terjadi jika ada shift?
Approval memeriksa konflik dan menampilkan peringatan. Pengelola dapat membatalkan untuk mengubah jadwal atau tetap lanjut setelah pengecualian diklarifikasi.
Bolehkah mengajukan per jam?
Jika kebijakan mengizinkan. Durasi parsial berada pada satu tanggal, maksimum 8 jam, dan dihitung sebagai jam/8 hari.
Mengapa approval terkunci setelah payroll ditinjau?
Cuti memengaruhi sumber perhitungan. Vasco membekukan sumber ketika payroll keluar dari Draft agar angka yang sedang disetujui tidak berubah diam-diam.