Tambah Staff
Setiap staff dibuat sebagai satu profil aktif dengan tipe upah, tarif, tim, tanggal masuk, jatah cuti, dan Kode Pekerja unik. Profil ini menjadi sumber utama bagi semua fitur Vasco People.
Admin menambahkan staff satu kali lalu Vasco membuat Kode Pekerja otomatis. Kode itu dibagikan langsung kepada staff agar mereka bisa masuk dari HP. Jika data salah, edit profil; jika staff keluar, arsipkan agar riwayat tetap ada—jangan membuat duplikat atau menghapus riwayat lama.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Siapkan nama staff dan tanggal mulai kerja.
- Putuskan tipe upah: Harian, Mingguan, atau Bulanan; perusahaan konstruksi juga dapat memakai Borongan/Subcon bila tersedia.
- Siapkan tarif, tarif lembur, tim, proyek awal, dan jatah cuti.
- Pastikan staff belum pernah dibuat agar tidak terjadi profil ganda.
Selesai jika
- Profil staff aktif dan muncul pada daftar People.
- Kode Pekerja tersedia untuk disalin atau dibagikan.
- Staff siap dimasukkan ke jadwal, absensi, cuti, payroll, dan kasbon.
Arti setiap kolom staff
| Kolom | Wajib? | Cara mengisi |
|---|---|---|
| Nama | Ya | Gunakan nama yang mudah dikenali pada payroll dan absensi; hindari nama panggilan yang ambigu |
| Keahlian | Opsional | Contoh: Tukang Besi, Sales, Admin, atau Operator |
| Tim | Opsional | Gunakan penamaan konsisten agar pencarian dan pengelompokan mudah |
| Tipe upah | Ya | Pilih Harian, Mingguan, Bulanan, atau tipe lain yang tersedia sesuai kontrak |
| Proyek | Opsional | Pilih proyek awal atau Belum ditugaskan; dapat diubah saat penempatan berubah |
| Upah/gaji | Ya untuk payroll | Masukkan nilai sesuai tipe: per hari, per minggu, atau per bulan |
| Tarif lembur/jam | Opsional | Isi hanya setelah kebijakan lembur disepakati; nol berarti tidak ada tarif khusus pada profil |
| Tanggal masuk | Opsional tetapi disarankan | Gunakan tanggal mulai kerja sebenarnya |
| Jatah cuti | Opsional | Masukkan kuota tahunan 0–365 sesuai kebijakan |
| Mandor | Opsional | Aktifkan jika staff mengawasi tim dan boleh melihat/mencatat kehadiran kru yang terkait |
Tambah satu staff
- 1
Buka Vasco People → Staff
Masuk sebagai Pengelola, buka daftar Staff, lalu pilih Tambah Staff.
Hasil: Form staff baru terbuka.Jika bermasalah: Jika tombol tidak ada, periksa hak akses Staff atau gunakan akun Pemilik. - 2
Isi identitas dan penempatan
Masukkan nama, keahlian, tim, dan proyek. Pilih Belum ditugaskan jika penempatan belum final.
Hasil: Staff dapat dicari dan dikelompokkan dengan benar.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup form sebelum Simpan. Tidak ada profil yang dibuat. - 3
Pilih tipe dan tarif upah
Pilih tipe upah lalu isi nilai pada satuan yang ditampilkan. Tambahkan tarif lembur bila digunakan.
Hasil: Payroll memakai siklus dan tarif dasar yang sesuai.Jika bermasalah: Nilai harus lebih dari nol ketika tarif diwajibkan. Jangan memasukkan gaji bulanan ke kolom upah harian. - 4
Isi tanggal masuk dan jatah cuti
Gunakan tanggal resmi mulai kerja dan kuota tahunan yang telah disetujui.
Hasil: Riwayat masa kerja dan saldo cuti memiliki titik awal yang benar. - 5
Tentukan apakah Mandor
Aktifkan Mandor hanya jika orang tersebut memang perlu memantau kehadiran rekan satu proyek.
Hasil: Akses lapangan sesuai tanggung jawab. - 6
Periksa lalu Simpan
Baca ulang nama, tipe upah, tarif, dan tanggal. Tekan Simpan sekali dan tunggu konfirmasi.
Hasil: Profil dibuat dan Kode Pekerja dihasilkan otomatis.Jika bermasalah: Jika koneksi lambat, jangan menekan Simpan berulang kali. Kembali ke daftar dan cari nama tersebut sebelum mencoba lagi agar tidak membuat duplikat.
Bagikan dan reset Kode Pekerja
- 1
Buka detail staff
Pilih staff yang baru dibuat dan cari bagian Kode Pekerja.
Hasil: Kode 6–8 digit siap disalin atau dibagikan. - 2
Bagikan secara pribadi
Gunakan Salin atau Bagikan lalu kirim hanya kepada pemilik profil. Minta staff mencoba masuk saat onboarding.
Hasil: Staff dapat masuk tanpa email dan kata sandi.Jika bermasalah: Jika kode ditolak, pastikan tidak ada spasi, digit tertukar, atau staff memakai tab Pengelola. - 3
Reset jika kode bocor atau hilang
Pada detail staff, pilih Reset Kode/Buat Kode dan konfirmasi tindakan.
Hasil: Kode baru dibuat; kode lama harus dianggap tidak berlaku.Jika mau batal / undo: Batalkan pada dialog konfirmasi jika reset belum diperlukan. Setelah reset berhasil, tidak ada cara memakai kembali kode lama—bagikan kode baru kepada staff.
Kode adalah kredensial masuk
Jangan menempelkan seluruh daftar kode di grup umum atau lokasi terbuka. Jika ada dugaan kode diketahui orang lain, reset kode staff tersebut segera.
Ubah data staff yang sudah tersimpan
- 1
Buka detail lalu Edit
Cari staff, buka profilnya, lalu pilih Edit.
Hasil: Form memuat nilai yang saat ini tersimpan. - 2
Ubah hanya data yang telah disetujui
Perbarui tim, proyek, keahlian, tarif, tanggal, kuota, atau status Mandor sesuai dokumen sumber.
Hasil: Profil aktif memakai informasi terbaru.Jika mau batal / undo: Tutup form atau pilih Batal sebelum Simpan untuk mempertahankan nilai lama. - 3
Periksa dampak payroll
Jika mengubah tipe upah atau tarif, periksa payroll Draft dan periode efektifnya. Jangan mengubah tarif hanya untuk memaksa satu periode menghasilkan angka tertentu.
Hasil: Perubahan profil tidak menciptakan selisih tak terjelaskan.Jika bermasalah: Jika periode sudah Reviewed, Approved, Locked, atau Paid, selesaikan kontrol status payroll sebelum mengubah sumber. Periode Paid adalah final.
Arsipkan staff yang berhenti dan pulihkan jika perlu
Arsip adalah cara aman menonaktifkan staff tanpa menghapus absensi, payroll, kasbon, atau riwayat lain. Gunakan Arsipkan—bukan profil baru atau penghapusan—ketika staff keluar sementara atau permanen.
- 1
Pastikan kewajiban selesai
Periksa absensi terakhir, payroll, kasbon, cuti, dan jadwal mendatang. Hapus atau alihkan jadwal yang tidak lagi berlaku.
Hasil: Tidak ada pekerjaan terbuka yang tertinggal. - 2
Pilih Arsipkan
Dari detail staff atau mode pilih banyak, pilih Arsipkan dan baca konfirmasi.
Hasil: Staff berpindah dari daftar aktif ke Arsip; riwayat tetap tersimpan.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi untuk mempertahankan status aktif. Setelah arsip berhasil, gunakan Pulihkan dari daftar Arsip jika keputusan berubah. - 3
Pulihkan jika kembali bekerja
Buka filter/tab Arsip, pilih staff, lalu Pulihkan. Periksa kembali proyek, tarif, akses, dan jadwal.
Hasil: Profil lama kembali aktif tanpa kehilangan riwayat.Jika bermasalah: Akses masuk dapat memerlukan reset Kode Pekerja. Jangan membuat profil kedua jika profil lama masih dapat dipulihkan.
Mencegah dan menangani profil ganda
- Cari nama lengkap, nama panggilan, tim, dan arsip sebelum menambah staff.
- Jika Simpan terlihat lambat, tunggu lalu kembali ke daftar; jangan langsung mengirim ulang.
- Pulihkan profil lama untuk staff yang kembali bekerja.
- Jika dua profil sudah terlanjur memiliki transaksi, jangan mengarsipkan sembarang profil. Tentukan profil utama dan hubungi tim Vasco untuk penanganan riwayat.
Masalah umum saat menambah staff
| Masalah | Penyebab umum | Penyelesaian |
|---|---|---|
| Staff tidak bisa disimpan | Nama/tarif wajib kosong atau tarif tidak lebih dari nol | Lengkapi kolom yang ditandai dan cocokkan tipe upah |
| Staff tidak bisa masuk | Kode salah, kode lama, atau memilih tab Pengelola | Buka detail, salin kode aktif, lalu coba tab Pekerja |
| Staff tidak muncul di jadwal | Profil masih di Arsip atau filter proyek/tim aktif | Pulihkan profil atau reset filter |
| Gaji terlihat salah | Satuan tarif tidak cocok dengan tipe upah | Koreksi profil dan periksa payroll saat masih Draft |
| Nama dibuat dua kali | Simpan dikirim ulang atau profil lama tidak dicari | Jangan lanjutkan transaksi pada keduanya; tentukan profil utama dan minta bantuan bila keduanya sudah punya riwayat |
Tanya jawab
Apakah staff bisa dibuat tanpa proyek?
Bisa. Pilih Belum ditugaskan lalu tetapkan proyek saat penempatan sudah jelas.
Bagaimana jika tipe upah berubah?
Edit profil berdasarkan tanggal dan keputusan resmi, lalu periksa payroll Draft. Jangan mengubah tipe upah pada periode yang sudah dibayar untuk merevisi riwayat final.
Apakah mengarsipkan staff menghapus riwayat?
Tidak. Arsip menonaktifkan profil dari daftar aktif sambil mempertahankan data historis. Profil dapat dipulihkan.
Apakah Kode Pekerja lama tetap aktif setelah reset?
Tidak. Setelah reset berhasil, bagikan kode baru dan anggap kode lama tidak berlaku.
Staff kembali bekerja—buat baru atau pulihkan?
Pulihkan profil lama agar riwayat tetap menyatu, lalu periksa ulang tarif, proyek, akses, dan Kode Pekerja.