Vendor
Vendor menyatukan buku kontak yang dapat diedit dengan vendor historis dari PO serta scorecard procurement. Daftar menampilkan nama, kategori, PIC, telepon, jumlah PO, ketepatan waktu, fill rate, retur, tunggakan, NPWP, dan metrik lain berdasarkan transaksi nyata.
Menghapus vendor dari buku kontak tidak menghapus PO lama. Vasco mempertahankan salinan nama/kontak pada dokumen historis, sedangkan scorecard tetap berasal dari penerimaan, retur, harga, dan tagihan yang pernah terjadi. Vendor warisan tanpa baris buku kontak mungkin tidak memiliki tombol hapus sampai profilnya disimpan.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Cari nama vendor untuk mencegah duplikat ejaan.
- Siapkan nama legal/dagang, PIC, telepon, NPWP, dan alamat.
- Verifikasi izin menyimpan data kontak dan pajak.
- Pahami bahwa metrik performa berasal dari transaksi, bukan input manual.
Selesai jika
- Setiap vendor aktif memiliki identitas dan kontak yang konsisten.
- Tim dapat memakai vendor kembali saat membuat pembelian.
- Scorecard dibaca dengan jumlah transaksi sebagai konteks.
- Penghapusan kontak tidak disalahartikan sebagai penghapusan sejarah.
Baca profil dan scorecard Vendor
| Kolom | Sumber/makna | Catatan |
|---|---|---|
| Nama | Profil vendor/buku kontak | Wajib dan harus konsisten |
| PIC/Telepon | Narahubung operasional | Telepon menjadi tautan panggilan |
| NPWP/Alamat | Data dokumen vendor | Opsional tetapi penting untuk invoice |
| PO | Jumlah order historis | Dihitung dari procurement |
| Tepat waktu | Penerimaan sesuai jadwal | Kosong bila belum cukup data |
| Terpenuhi | Fill rate qty | Bergantung penerimaan |
| Retur | Proporsi pengembalian | >5% ditandai |
| Tunggakan | Utang vendor terbuka | Berasal dari tagihan/kredit/pembayaran |
| Price variance | Perubahan harga | Tampil bila scorecard mendukung |
Tambah, ubah, dan nilai vendor
- 1
Cari vendor
Cari nama, PIC, telepon, atau NPWP sebelum membuat baru. Periksa variasi PT/CV/toko.
Hasil: Duplikasi profil dapat dihindari.Jika mau batal / undo: Tidak ada data berubah. - 2
Tambah Vendor
Isi nama wajib, PIC, telepon, NPWP, dan alamat lalu Simpan.
Hasil: Vendor masuk buku kontak dan dapat dipilih kembali.Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. - 3
Edit profil
Klik baris atau ikon Edit, koreksi data kontak, lalu Simpan.
Hasil: Buku kontak menggunakan nilai terbaru.Jika mau batal / undo: Pilih Batal untuk mempertahankan nilai lama.Jika bermasalah: Vendor warisan tanpa directory_id dapat dibuka tetapi edit mungkin menjadi pembuatan profil baru; cek hasil agar tidak ganda. - 4
Baca scorecard
Bandingkan tepat waktu, fill rate, retur, outstanding, dan jumlah PO. Jangan menilai persentase tanpa melihat sampel transaksi.
Hasil: Pemilihan vendor lebih berbasis data.Jika mau batal / undo: Layar baca saja; tidak ada skor manual yang disimpan. - 5
Ekspor daftar
Gunakan pencarian/filter tabel lalu ekspor jika perlu. Periksa data NPWP/telepon sebelum membagikan.
Hasil: Daftar vendor tersedia untuk review.Jika mau batal / undo: Hapus file lokal bila salah; aplikasi tidak berubah. - 6
Hapus dari daftar
Pilih ikon Hapus hanya untuk profil buku kontak yang tidak ingin dipilih lagi; baca konfirmasi.
Hasil: Profil kontak dihapus, PO lama tetap menyimpan salinan vendor.Jika mau batal / undo: Pilih Batal. Setelah Hapus tidak ada restore di halaman; buat profil baru bila perlu.
Kondisi data vendor
| Kondisi | Arti | Aksi |
|---|---|---|
| Kontak lengkap | Memiliki telepon | Verifikasi secara berkala |
| Data NPWP | Siap digunakan sebagai konteks dokumen | Pastikan format/legal benar |
| Score kosong | Belum cukup transaksi | Jangan dianggap 0% |
| Vendor warisan | Ada dari PO lama tetapi belum di buku kontak | Simpan profil bila ingin dikelola |
| Return rate >5% | Retur relatif tinggi | Buka transaksi penyusun |
| Outstanding | Utang belum diselesaikan | Tinjau Tagihan |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Form tambah/edit belum disimpan | Pilih Batal | Profil tidak berubah |
| Profil salah tersimpan | Edit kembali | PO lama tidak ditulis ulang |
| Profil dihapus | Buat ulang bila masih diperlukan | PO lama tetap ada; tidak ada restore kontak |
| Vendor duplikat | Hentikan penggunaan salah satu dan minta admin konsolidasi | Menghapus kontak tidak menggabungkan transaksi |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Daftar vendor belum aktif | Tabel buku kontak belum dimigrasikan | Minta admin mengaktifkan; vendor PO lama tetap dapat tampil |
| Skor tidak muncul | Belum ada transaksi atau scorecard gagal | Periksa jumlah PO/penerimaan dan versi database |
| Data edit tidak tersimpan | Baris hanya vendor warisan tanpa profil | Buat/simpan profil buku kontak yang benar |
| Vendor ganda | Ejaan/kapitalisasi berbeda | Pilih satu nama baku dan minta admin konsolidasi |
| Tunggakan tampak salah | Tagihan, kredit, atau pembayaran belum lengkap | Telusuri Tagihan/Retur |
Tanya jawab
Apakah menghapus vendor menghapus PO?
Tidak. PO lama tetap menyimpan salinan nama dan kontaknya.
Dari mana skor tepat waktu berasal?
Dari jadwal dan penerimaan nyata procurement, bukan input manual.
Mengapa skor kosong?
Belum ada data transaksi yang cukup atau scorecard belum aktif.
Bisakah vendor warisan dihapus?
Tombol hapus hanya muncul untuk profil buku kontak. Riwayat vendor dari PO tetap dipertahankan.
Apakah NPWP wajib?
Tidak di form, tetapi kebijakan dokumen/pajak perusahaan dapat mewajibkannya.