Kasbon
Kasbon Vasco mencakup pengajuan mandiri Pekerja, keputusan Pengelola, pemberian langsung, bukti/metode pencairan, saldo terutang, cicilan, pelunasan, potongan payroll, dan riwayat per staff.
Menyetujui atau membuat kasbon di Vasco mencatat kewajiban staff dan arus administrasinya; Vasco tidak otomatis menyerahkan uang. Catat kasbon hanya setelah proses pencairan perusahaan jelas. Kasbon belum pernah dibayar dapat diedit atau dihapus; setelah ada cicilan/pelunasan, riwayat ledger dijaga dan tidak boleh diperbaiki dengan menghapus sembarang baris.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Kebijakan siapa yang boleh meminta, menyetujui, dan mencairkan kasbon telah ditetapkan.
- Metode pencairan, bukti, dan batas kasbon internal tersedia.
- Profil staff aktif dan periode payroll terkait diketahui.
- Pengelola memahami bahwa catatan Vasco dan perpindahan uang adalah dua tindakan berbeda.
Selesai jika
- Setiap kasbon memiliki staff, jumlah, tanggal, metode, referensi, dan catatan yang dapat ditelusuri.
- Cicilan/pelunasan mengurangi sisa utang secara tepat dan tertua lebih dahulu pada pembayaran staff-level.
- Potongan payroll cocok dengan saldo dan bukti pembayaran.
Pekerja: ajukan kasbon
- 1
Buka Upah → Pengajuan Dana
Pilih Ajukan Kasbon pada aplikasi Pekerja.
Hasil: Form jumlah dan keterangan terbuka. - 2
Isi jumlah
Masukkan rupiah lebih dari nol sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Hasil: Nilai siap dikirim tanpa simbol atau teks tambahan. - 3
Tambahkan keterangan
Keterangan bersifat opsional, tetapi isi alasan yang ringkas agar Pengelola dapat menilai permintaan.
Hasil: Pengajuan memiliki konteks. - 4
Kirim satu kali
Tekan Kirim Pengajuan dan tunggu konfirmasi. Status muncul sebagai Pending sampai diputuskan.
Hasil: Pengelola melihat permintaan pada antrean approval.Jika mau batal / undo: Tutup modal/X sebelum mengirim untuk membuang isian. Setelah terkirim, layar Pekerja saat ini tidak menyediakan pembatalan mandiri; hubungi Pengelola agar pengajuan Pending ditolak jika tidak lagi diperlukan.Jika bermasalah: Jika tombol dinonaktifkan atau riwayat gagal dimuat, coba muat ulang saat koneksi stabil. Jangan kirim permintaan kedua sebelum memastikan yang pertama tidak tercatat.
Jawaban untuk Pekerja
“Pengajuan belum berarti uang sudah disetujui atau dibayar. Tunggu status dari Pengelola dan konfirmasi cara pencairannya.”
Pengelola: setujui atau tolak pengajuan
- 1
Buka antrean Pengajuan Kasbon
Periksa nama, tanggal, jumlah, alasan, saldo kasbon lama, payroll mendatang, dan kewenangan approval.
Hasil: Keputusan mempertimbangkan total kewajiban, bukan hanya permintaan baru. - 2
Tolak bila tidak disetujui atau diajukan keliru
Pilih Tolak pada permintaan yang benar dan tunggu status berhasil.
Hasil: Pengajuan menjadi Rejected dan tidak membuat saldo kasbon.Jika mau batal / undo: Jangan menekan tindakan bila masih perlu klarifikasi. Setelah keputusan tersimpan, jangan membuat keputusan kedua pada pengajuan yang sama. - 3
Setujui bila pencairan siap
Pilih Setujui satu kali. Approval membuat catatan cash advance secara atomik dan memperbarui saldo/arus terkait.
Hasil: Pengajuan menjadi Approved dan kasbon staff tercatat.Jika bermasalah: Persetujuan Vasco tidak memindahkan uang. Pastikan proses transfer/tunai dan bukti pencairan ditangani sesuai kontrol perusahaan. - 4
Verifikasi hasil
Buka detail kasbon staff dan cocokkan jumlah serta tanggal. Jika salah dan belum ada cicilan/pembayaran, gunakan Edit atau Hapus sesuai kondisi.
Hasil: Approval dan saldo telah direkonsiliasi.
Pengelola: beri kasbon langsung
- 1
Pilih Beri Kasbon/Kasbon Baru
Buka Kasbon lalu pilih tindakan membuat catatan baru.
Hasil: Form kasbon terbuka. - 2
Pilih staff dan jumlah
Pilih profil yang benar dan masukkan jumlah lebih dari nol. Periksa saldo lama agar total kewajiban dipahami.
Hasil: Kasbon ditujukan ke staff dan nilai yang benar. - 3
Isi tanggal
Pilih tanggal pencairan menurut tanggal bisnis perusahaan; jika dikosongkan, sistem dapat memakai hari ini.
Hasil: Kasbon masuk periode yang tepat.Jika bermasalah: Tanggal masa depan atau format tidak sah dapat ditolak. Jangan mengubah jam perangkat untuk memaksa tanggal. - 4
Isi metode, referensi, dan catatan
Pilih Tunai, Transfer, Potong gaji, atau metode yang tersedia; tambahkan nomor transfer/slip dan keterangan.
Hasil: Pencairan dapat direkonsiliasi dengan bukti eksternal. - 5
Cairkan sesuai proses perusahaan
Lakukan transfer/serah tunai melalui kontrol resmi. Vasco tidak mengeksekusi perpindahan dana.
Hasil: Kasbon yang akan dicatat memiliki transaksi nyata yang sesuai. - 6
Simpan satu kali dan verifikasi
Tekan Beri Kasbon/Simpan, tunggu berhasil, lalu buka detail staff dan cocokkan saldo.
Hasil: Kasbon tercatat sebagai utang staff.Jika mau batal / undo: Tutup form atau pilih Batal sebelum Simpan; tidak ada kasbon dibuat. Jika uang sudah telanjur dicairkan tetapi form dibatalkan, catat transaksi setelah diverifikasi—jangan biarkan pencairan tanpa catatan.
Jangan catat dua kali
Approval pengajuan Pekerja sudah otomatis membuat kasbon. Jangan kemudian memakai Beri Kasbon untuk permintaan yang sama. Buka detail staff dan verifikasi sebelum membuat catatan baru.
Baca detail dan lampirkan bukti
- Jumlah awal, tanggal, keterangan, metode, dan referensi pencairan.
- Sisa terutang setelah cicilan—bukan hanya jumlah awal.
- Status Belum lunas atau Lunas.
- Siapa yang membuat dan, bila tersedia, siapa/waktu pelunasan.
- Riwayat cicilan: tanggal, metode, dan jumlah.
- Foto bukti/tanda terima bila alur HP menyediakan upload.
Bukti foto adalah data sensitif
Ambil hanya dokumen yang relevan, hindari informasi pribadi berlebih, dan jangan membagikan URL/file bukti di kanal umum. Akses bukti privat dapat menggunakan tautan sementara.
Edit atau hapus kasbon yang salah
| Kondisi kasbon | Edit? | Hapus? | Tindakan |
|---|---|---|---|
| Belum lunas, belum pernah dicicil | Ya untuk data yang tersedia | Ya setelah konfirmasi | Perbaiki jumlah/catatan atau hapus jika transaksi seharusnya tidak ada |
| Sudah dicicil sebagian | Dibatasi | Tidak | Pertahankan ledger; koreksi melalui prosedur kasbon/dukungan, bukan menghapus |
| Sudah lunas | Tidak | Tidak | Riwayat pelunasan dipertahankan; minta penanganan resmi jika salah |
| Sudah memengaruhi payment run payroll | Dibatasi | Dibatasi | Batalkan payment run payroll lebih dahulu bila prosedur mengizinkan |
- 1
Edit sebelum ada cicilan
Buka detail, pilih Edit, ubah jumlah atau catatan yang salah, lalu Simpan.
Hasil: Kasbon terbuka memakai nilai yang diperbarui.Jika mau batal / undo: Tutup modal sebelum Simpan untuk mempertahankan nilai lama. - 2
Hapus transaksi yang seharusnya tidak ada
Pilih Hapus dan baca konfirmasi bahwa hanya kasbon belum dibayar tanpa riwayat cicilan yang dapat dihapus permanen.
Hasil: Kasbon dihapus jika memenuhi syarat.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada dialog. Setelah berhasil dihapus, tidak ada undo dari layar; buat ulang hanya jika transaksi nyata memang ada.
Hapus permanen bukan pembatalan pencairan
Jika uang sudah diserahkan, menghapus catatan Vasco tidak mengembalikan uang. Rekonsiliasi pencairan eksternal sebelum menghapus apa pun.
Catat cicilan sebagian
- 1
Buka kasbon yang masih terutang
Periksa jumlah awal, total cicilan, dan Sisa kasbon.
Hasil: Cicilan diterapkan ke utang yang benar. - 2
Pilih Cicilan/Bayar Sebagian
Masukkan jumlah lebih dari nol serta metode. Pada pembayaran per staff, Vasco menerapkan dana ke kasbon terlama lebih dahulu dan mencatat sisa parsial pada kasbon berikutnya.
Hasil: Pratinjau menunjukkan kasbon yang lunas, bagian yang menjadi cicilan, dan sisa terutang.Jika mau batal / undo: Tutup modal atau pilih Batal sebelum Simpan. Tidak ada ledger cicilan baru. - 3
Cocokkan dengan uang yang diterima
Pastikan jumlah benar-benar sudah dibayar staff atau dipotong melalui proses yang sah. Catat metode dan bukti.
Hasil: Ledger sesuai kejadian nyata. - 4
Simpan dan periksa hasil parsial
Tekan Simpan Cicilan/Lunasi Sebagian sekali. Jika proses kelompok gagal di tengah, baca pesan jumlah yang sudah tersimpan dan sisa yang belum diproses sebelum mencoba lagi.
Hasil: Sisa kasbon berkurang tepat sebesar pembayaran yang berhasil.Jika bermasalah: Jangan mengirim ulang jumlah awal setelah kegagalan parsial. Gunakan sisa yang dilaporkan agar tidak mencatat kelebihan bayar.
Lunaskan kasbon
- 1
Verifikasi sisa aktual
Muat ulang detail dan cocokkan sisa setelah semua cicilan serta potongan payroll.
Hasil: Pelunasan tidak memakai saldo lama dari layar yang belum diperbarui. - 2
Pilih Lunaskan
Baca jumlah dan staff pada dialog. Pelunasan mencatat sisa sebagai pembayaran ledger dan membuat kasbon Lunas.
Hasil: Konfirmasi siap diproses.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada dialog; saldo tetap terbuka. - 3
Konfirmasi setelah bukti cocok
Lanjutkan hanya jika pelunasan nyata telah terjadi dan metode/referensinya dapat dijelaskan.
Hasil: Kasbon menjadi Lunas dan tidak lagi masuk saldo terutang.Jika bermasalah: Layar pelunasan tidak menyediakan undo langsung. Jika salah, jangan membuat kasbon tandingan; kumpulkan bukti dan hubungi admin utama/tim Vasco untuk penanganan ledger.
Pelunasan adalah pencatatan ledger
Jangan menekan Lunaskan untuk sekadar membersihkan daftar. Tindakan ini menyatakan sisa telah dibayar dan riwayatnya dipertahankan.
Kasbon dalam payroll
Payroll membaca kasbon yang masih terutang dan jumlah potong yang diminta. Saat payment run dikonfirmasi, jumlah kasbon pada snapshot diselesaikan melalui ledger. Preview pembayaran harus selalu diperiksa karena saldo dapat berubah akibat cicilan atau transaksi lain.
| Kondisi | Dampak | Tindakan |
|---|---|---|
| Potong penuh | Saldo terutang dapat mengurangi net sampai batas perhitungan | Pastikan kebijakan dan net tidak menghasilkan kondisi yang tidak disetujui |
| Kebijakan cicilan | Menunjukkan niat potongan bertahap; jumlah payroll tetap harus diperiksa | Jangan menganggap toggle kebijakan otomatis menentukan semua matematika pembayaran |
| Cicilan dicatat sebelum pembayaran | Sisa kasbon berubah | Buat ulang preview payroll sebelum Tandai Lunas |
| Payment run dibatalkan | Potongan kasbon dari run tersebut dikembalikan | Periksa saldo dan rekonsiliasi uang eksternal |
| Payroll Paid | Snapshot final mempertahankan potongan saat pembayaran | Koreksi setelahnya memerlukan rekonsiliasi, bukan menulis ulang slip |
Rekonsiliasi kasbon secara berkala
- Total kasbon baru cocok dengan transfer/tunai yang benar-benar dicairkan.
- Setiap approval Pekerja hanya membuat satu cash advance.
- Cicilan dan pelunasan cocok dengan bukti penerimaan atau potongan payroll.
- Kasbon parsial menunjukkan sisa yang benar setelah ledger cicilan.
- Kasbon Lunas tidak lagi muncul sebagai saldo terutang.
- Payment run yang dibatalkan mengembalikan saldo kasbon yang sebelumnya dipotong.
- Ekspor/riwayat disimpan aman dan hanya dibagikan kepada pihak berwenang.
Pemecahan masalah Kasbon
| Gejala | Penyebab umum | Tindakan |
|---|---|---|
| Pengajuan muncul dua kali | Pekerja mengirim ulang sebelum memeriksa riwayat | Jangan setujui keduanya; tolak duplikat setelah verifikasi |
| Kasbon ganda setelah approval | Pengelola juga membuat Beri Kasbon | Jika salah satu belum dicicil, hapus catatan yang salah setelah rekonsiliasi pencairan |
| Tidak bisa edit/hapus | Sudah ada cicilan, sudah Lunas, atau terkait payroll | Pertahankan ledger dan gunakan penanganan resmi; jangan membuat transaksi lawan |
| Jumlah cicilan gagal sebagian | Proses beberapa kasbon berhenti di tengah | Gunakan pesan jumlah berhasil dan proses hanya sisa |
| Saldo payroll berbeda | Preview lama atau cicilan baru | Muat ulang kasbon dan buat preview payroll baru |
| Salah melunaskan | Konfirmasi dilakukan pada staff/jumlah salah | Jangan buat kasbon baru untuk menutupi; kumpulkan bukti dan hubungi admin/tim Vasco |
| Kasbon dihapus tetapi uang sudah cair | Catatan dan uang eksternal tidak direkonsiliasi | Catat kembali transaksi yang benar atau ikuti koreksi resmi setelah verifikasi |
Tanya jawab
Apakah Setujui pengajuan mengirim uang?
Tidak. Approval membuat catatan kasbon dan memperbarui saldo. Pencairan transfer/tunai dilakukan melalui proses perusahaan dan harus direkonsiliasi.
Bisakah Pekerja membatalkan pengajuan kasbon?
Layar Pekerja saat ini tidak menyediakan pembatalan mandiri setelah terkirim. Untuk permintaan Pending yang tidak lagi diperlukan, hubungi Pengelola agar ditolak.
Kapan kasbon boleh dihapus?
Hanya kasbon belum lunas yang belum pernah memiliki cicilan/pembayaran. Penghapusan permanen tidak mengembalikan uang yang sudah dicairkan.
Bisakah pelunasan dibatalkan dari layar?
Layar pelunasan tidak menyediakan undo langsung. Batalkan sebelum konfirmasi; jika sudah salah, pertahankan bukti dan minta penanganan resmi agar ledger tidak dirusak.
Bagaimana pembayaran sebagian dialokasikan?
Pada alur pembayaran per staff, jumlah diterapkan ke kasbon terlama terlebih dahulu; sisa yang belum melunasi kasbon berikutnya dicatat sebagai cicilan.
Apa yang terjadi pada kasbon jika payment run payroll dibatalkan?
Potongan kasbon yang dibuat oleh payment run tersebut dikembalikan bersama pembatalan catatan pembayaran Vasco. Transaksi bank/tunai tetap perlu direkonsiliasi terpisah.