Tagihan
Tagihan mencatat invoice vendor terhadap PO, menjalankan pencocokan tiga arah antara PO–penerimaan–invoice, menghitung pengecualian, kredit retur, sisa utang, keterlambatan, pembayaran satu tagihan, dan payment run banyak tagihan. Semua pembayaran memakai kunci anti-duplikasi dan memperbarui kas serta status PO bersama.
Simpan & Cocokkan tidak langsung membayar vendor. Vasco lebih dulu membandingkan jumlah dan harga invoice dengan PO serta barang yang diterima. Hanya tagihan berstatus cocok dan masih memiliki sisa yang dapat dipilih untuk payment run. Konfirmasi Bayar adalah pencatatan pembayaran di Vasco—pelaksanaan transfer bank tetap mengikuti proses perusahaan.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan PO dan penerimaan sudah benar.
- Siapkan nomor/tanggal invoice, jatuh tempo, dokumen, diskon, ongkir, serta item invoice.
- Untuk pembayaran, pastikan transfer/tunai telah atau akan dilakukan sesuai otorisasi.
- Siapkan referensi bank/batch unik dan periksa kredit retur.
Selesai jika
- Invoice tercatat sekali dan memiliki hasil match yang jelas.
- Pengecualian diperiksa sebelum pembayaran.
- Jumlah bayar tidak melebihi sisa bersih setelah kredit.
- Payment run memproses semua tagihan bersama atau tidak ada yang berubah.
Pahami invoice, match, kredit, dan pembayaran
| Bagian | Arti | Kontrol |
|---|---|---|
| Nomor invoice | Referensi vendor | Wajib; dipakai bersama idempotency |
| Jumlah invoice | Qty yang ditagih per item | Dibanding PO dan received |
| Harga/diskon/pajak | Nilai invoice per item | Pajak 0–100% |
| Cocok 3 arah | PO, penerimaan, dan invoice sesuai toleransi | Layak dibayar |
| Pengecualian | Ada selisih jumlah/harga atau barang belum diterima | Tahan dan periksa |
| Kredit vendor | Nota kredit dari Retur | Mengurangi sisa utang |
| Sisa | Total tagihan - pembayaran - kredit | Dasar jumlah bayar |
| Bayar | Satu tagihan | Jumlah dan referensi wajib |
| Payment run | Banyak tagihan matched | Atomik; semua atau batal bersama |
Catat bayar bukan instruksi bank
Vasco mencatat pembayaran dan memperbarui kas/status. Pastikan transfer bank atau uang tunai benar-benar dilakukan oleh proses perusahaan dan rekonsiliasi menggunakan referensi yang sama.
Tidak ada tombol void atau reversal di halaman
Setelah invoice atau payment berhasil diposting, layar ini tidak menyediakan pembatalan. Jangan membuat pembayaran negatif. Hentikan proses dan minta koreksi resmi dengan bukti lengkap.
Cocokkan invoice dan bayar dengan aman
- 1
Pilih PO untuk Invoice
Buka PO yang memenuhi syarat dan periksa vendor, item, nilai, penerimaan, serta qty yang sudah ditagih.
Hasil: Sisa yang dapat ditagih muncul.Jika mau batal / undo: Tutup/Batal tanpa perubahan. - 2
Isi header invoice
Masukkan nomor wajib, tanggal invoice, jatuh tempo, diskon dokumen, ongkir/biaya lain, dan unggah dokumen.
Hasil: Invoice memiliki identitas dan jadwal pembayaran.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan; file yang sudah terunggah dapat tetap berada di storage. - 3
Cocokkan item
Isi qty invoice, harga/unit, diskon, dan pajak. Bandingkan teks bantuan PO, diterima, dan sudah ditagih setiap baris.
Hasil: Vasco dapat menjalankan three-way match.Jika bermasalah: Jangan menyesuaikan angka agar terlihat cocok jika dokumen vendor memang berbeda. - 4
Simpan & Cocokkan
Periksa total dan tekan sekali. Baca pesan Cocok 3 arah atau Pengecualian.
Hasil: Tagihan tercatat sekali; duplicate retry tidak menggandakan.Jika mau batal / undo: Setelah berhasil tidak ada edit/void di layar. Tahan pembayaran dan minta koreksi resmi bila input salah. - 5
Periksa pengecualian
Telusuri selisih jumlah, harga, penerimaan, atau dokumen. Koreksi sumber yang salah atau selesaikan persetujuan menurut kebijakan.
Hasil: Tagihan baru dibayar setelah dasar lengkap.Jika mau batal / undo: Jangan memilih tagihan mismatch ke payment run; sistem menyaring matched saja. - 6
Bayar satu tagihan
Pilih Bayar, periksa sisa bersih, isi jumlah >0, metode, dan referensi bank wajib; lalu konfirmasi setelah otorisasi.
Hasil: Pembayaran dicatat; kas dan status PO diselaraskan.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Konfirmasi Bayar. Setelah berhasil tidak ada reversal di layar. - 7
Pilih tagihan untuk payment run
Centang hanya tagihan matched dengan sisa >0. Periksa jumlah pilihan dan total.
Hasil: Batch siap dibayar.Jika mau batal / undo: Hapus centang atau tutup sebelum membuka run. - 8
Jalankan Payment run
Isi metode, referensi bank/batch wajib, catatan, tinjau tiap tagihan, lalu Bayar Semua sekali.
Hasil: Seluruh pembayaran disimpan bersama; jika satu gagal, tidak ada status setengah jadi.Jika mau batal / undo: Batal sebelum submit. Setelah berhasil, gunakan rekonsiliasi/koreksi resmi; jangan ulang dengan referensi baru.
Status match dan pembayaran
| Status/kondisi | Makna | Aksi |
|---|---|---|
| matched | PO, received, dan invoice sesuai | Dapat dibayar |
| exception/mismatch | Ada perbedaan | Periksa sebelum bayar |
| open/partial | Masih ada sisa utang | Bayar sesuai otorisasi |
| paid | Sisa bersih nol | Rekonsiliasi bank |
| void | Tagihan dibatalkan melalui proses lain/admin | Tidak dapat dibayar |
| overdue | Jatuh tempo lewat dan masih ada sisa | Prioritaskan review |
| duplicate | Kunci transaksi sudah dipakai | Jangan kirim ulang |
Batalkan, koreksi, atau hapus dengan aman
| Situasi | Tindakan yang benar | Apa yang tetap terjadi |
|---|---|---|
| Form invoice belum disimpan | Pilih Batal | Tidak ada tagihan |
| Invoice tersimpan mismatch | Tahan pembayaran dan koreksi sumber/admin | Tagihan tetap ada sebagai exception |
| Form pembayaran terbuka | Pilih Batal | Kas/status tidak berubah |
| Payment run belum dikirim | Batal atau ubah pilihan | Tidak ada pembayaran |
| Pembayaran berhasil tetapi salah | Hentikan rekonsiliasi lanjutan dan minta reversal resmi | Tidak ada tombol undo; transaksi bank juga harus direkonsiliasi |
| Retry mendapat duplicate | Jangan membuat transaksi baru | Pembayaran lama sudah tercatat |
Jangan mengarang undo
Jika layar tidak menyediakan tombol batal, edit, atau hapus setelah transaksi disimpan, dokumentasi ini tidak menganggap aksinya dapat dibalik. Catat referensi, hentikan tindakan lanjutan, lalu minta koreksi melalui admin utama atau dukungan Vasco.
Pemecahan masalah
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Tagihan tidak dapat dibayar | Belum matched, void, atau sisa 0 | Periksa match, kredit, dan pembayaran |
| Jumlah sisa tidak sesuai | Ada pembayaran atau kredit retur | Tinjau payment dan Retur |
| Invoice ditolak | Nomor kosong atau nilai baris invalid | Periksa qty, harga, diskon, pajak |
| Payment run tidak aktif | Migration keputusan/automation belum tersedia | Minta admin mengaktifkan |
| Kas berbeda dari bank | Pencatatan Vasco tidak sama waktu/nilai dengan transfer | Rekonsiliasi referensi dan lakukan koreksi resmi |
Tanya jawab
Apakah Simpan & Cocokkan membayar vendor?
Tidak. Itu membuat tagihan dan hasil three-way match.
Apa syarat masuk payment run?
Tagihan tidak void, match_status matched, dan memiliki sisa >0.
Apakah Vasco melakukan transfer bank?
Tidak. Vasco mencatat transaksi; proses bank dilakukan sesuai prosedur perusahaan.
Bisakah pembayaran dibatalkan?
Tidak dari halaman ini. Gunakan reversal/koreksi resmi melalui admin dan rekonsiliasi bank.
Mengapa retry tidak menggandakan pembayaran?
Setiap form menggunakan idempotency key; respons duplicate berarti transaksi sebelumnya sudah tersimpan.