Staff
Menu Staff adalah sumber utama identitas dan status tenaga kerja. Dari sini Pengelola dapat mencari, memfilter, mengubah profil, membagikan atau mereset Kode Pekerja, melihat riwayat, serta mengarsipkan dan memulihkan staff.
Gunakan satu profil untuk satu orang selama hubungan kerjanya. Edit profil saat data berubah, Arsipkan saat tidak aktif, dan Pulihkan jika kembali. Riwayat tetap menempel pada profil yang sama sehingga absensi, payroll, cuti, dan kasbon dapat ditelusuri.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Masuk sebagai Pengelola dengan akses Staff/Absensi.
- Pastikan nama staff yang akan dicari atau dikelola tidak memiliki profil ganda.
- Untuk perubahan tarif atau tipe upah, siapkan dasar perubahan dan periode berlakunya.
Selesai jika
- Profil aktif dan arsip tertata tanpa kehilangan riwayat.
- Kode Pekerja hanya diketahui oleh staff yang bersangkutan.
- Perubahan profil yang memengaruhi payroll telah diperiksa pada periode Draft.
Kenali daftar Staff
| Kontrol | Gunanya | Contoh penggunaan |
|---|---|---|
| Pencarian | Mencari nama, tim, atau informasi yang tampil | Cari “Budi” sebelum membuat profil baru |
| Status aktif/arsip | Memisahkan staff yang masih bekerja dan yang dinonaktifkan | Cari staff lama untuk dipulihkan |
| Tipe upah | Menyaring Harian, Mingguan, Bulanan, atau tipe lain | Memeriksa kesiapan payroll per siklus |
| Tim/proyek | Memeriksa penempatan dan kelompok kerja | Menemukan semua staff pada proyek tertentu |
| Pilih banyak | Mengarsipkan beberapa profil sekaligus | Offboarding satu tim setelah semua kewajiban diperiksa |
Reset filter sebelum menyimpulkan data hilang
Jika seorang staff tidak terlihat, kosongkan pencarian, tampilkan semua tipe/tim, lalu periksa Arsip. Banyak kasus “staff hilang” sebenarnya disebabkan filter yang masih aktif.
Baca dan verifikasi detail staff
- Identitas: nama, keahlian, tim, proyek/penempatan, tanggal masuk.
- Kompensasi: tipe upah, tarif utama, tarif lembur, bonus dan potongan yang relevan.
- Kebijakan: jatah cuti dan apakah staff adalah Mandor.
- Akses: Kode Pekerja aktif dan status akun tertaut bila ditampilkan.
- Riwayat: absensi, payroll, kasbon, koreksi, dan aktivitas lain yang tersedia.
Data tampak berbeda? Periksa periodenya
Detail profil menunjukkan konfigurasi saat ini, sedangkan slip payroll yang sudah dibayar menggunakan snapshot saat pembayaran. Perubahan tarif hari ini tidak menulis ulang slip lama.
Edit profil tanpa merusak riwayat
- 1
Cari dan buka staff yang benar
Cocokkan nama, tim, proyek, dan riwayat singkat sebelum memilih Edit—terutama jika ada nama yang sama.
Hasil: Perubahan diterapkan ke orang yang benar. - 2
Catat nilai lama yang sensitif
Sebelum mengubah tipe upah, tarif, tanggal masuk, kuota cuti, atau status Mandor, simpan referensi keputusan internal.
Hasil: Perubahan dapat dijelaskan jika muncul pertanyaan payroll. - 3
Ubah lalu periksa seluruh form
Perbarui kolom yang diperlukan dan pastikan perubahan tipe upah tidak membuat nilai tarif dibaca dalam satuan yang salah.
Hasil: Profil baru konsisten.Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup form sebelum Simpan untuk mempertahankan profil lama. - 4
Simpan sekali
Tekan Simpan dan tunggu konfirmasi. Buka kembali detail untuk memeriksa hasil.
Hasil: Profil aktif diperbarui.Jika bermasalah: Jika tidak yakin penyimpanan berhasil, jangan langsung menekan lagi. Kembali ke detail dan lihat nilai yang tampil. - 5
Tinjau dampak berikutnya
Buka jadwal, cuti, atau payroll Draft yang relevan dan pastikan staff masih berada pada siklus yang benar.
Hasil: Efek lintas fitur diketahui sebelum periode dikunci.
Kelola akses Pekerja
| Kondisi | Tindakan | Konsekuensi |
|---|---|---|
| Staff baru | Salin/Bagikan Kode Pekerja dari detail | Staff dapat masuk pada tab Pekerja |
| Staff lupa kode | Salin kode aktif dan kirim secara pribadi | Kode tidak perlu direset jika belum bocor |
| Kode diketahui pihak lain | Reset Kode lalu bagikan kode baru | Kode lama tidak lagi digunakan |
| Kode belum tersedia | Pilih Buat Kode jika tindakan tersebut ditampilkan | Kode baru ditautkan ke profil |
| Staff sudah diarsipkan | Pulihkan bila benar-benar kembali bekerja, lalu periksa/reset kode | Profil lama aktif kembali |
Reset tidak dapat dibatalkan menjadi kode lama
Dialog reset dapat dibatalkan sebelum dikonfirmasi. Setelah kode baru berhasil dibuat, bagikan kode baru; jangan meminta staff terus mencoba kode lama.
Arsipkan satu staff
- 1
Lakukan pemeriksaan offboarding
Periksa jadwal masa depan, absensi belum pulang, cuti Pending, payroll belum dibayar, kasbon tersisa, dan akses masuk.
Hasil: Tidak ada transaksi penting yang terlewat. - 2
Buka detail dan pilih Arsipkan
Baca identitas dan konfirmasi bahwa ini profil yang benar.
Hasil: Konfirmasi arsip muncul.Jika mau batal / undo: Pilih Batal untuk mempertahankan staff sebagai aktif. - 3
Konfirmasi arsip
Lanjutkan hanya setelah kewajiban dan jadwal sudah ditangani.
Hasil: Staff berpindah ke Arsip; riwayat historis dipertahankan.Jika bermasalah: Jika salah arsip, buka Arsip dan Pulihkan. Periksa kembali kode serta penempatan setelah pemulihan.
Arsipkan beberapa staff sekaligus
- 1
Gunakan filter untuk memperkecil daftar
Pilih tim, proyek, atau tipe upah, lalu cocokkan setiap nama.
Hasil: Risiko memilih orang di luar cakupan berkurang. - 2
Masuk mode pilih banyak
Pilih satu per satu dan baca kembali jumlah serta daftar yang dipilih.
Hasil: Cakupan bulk action diketahui.Jika mau batal / undo: Keluar dari mode pilih atau hapus centang sebelum konfirmasi; tidak ada perubahan data. - 3
Arsipkan dan audit hasil
Konfirmasi, lalu buka Arsip dan pastikan hanya staff yang dituju yang berpindah.
Hasil: Offboarding massal selesai dengan verifikasi.Jika bermasalah: Pulihkan profil yang salah dipilih satu per satu dan periksa aksesnya.
Bulk archive bukan pengganti pemeriksaan kewajiban
Aksi massal mempercepat perubahan status, tetapi tidak menyelesaikan jadwal, payroll, atau kasbon yang masih terbuka. Lakukan rekonsiliasi sebelum konfirmasi.
Pulihkan staff dari Arsip
- 1
Buka Arsip dan cari profil lama
Cari nama serta cocokkan riwayat untuk memastikan profil yang benar.
Hasil: Profil historis ditemukan tanpa membuat duplikat. - 2
Pilih Pulihkan
Konfirmasi pengaktifan kembali.
Hasil: Staff kembali ke daftar aktif.Jika mau batal / undo: Batalkan pada dialog jika orang tersebut belum benar-benar kembali bekerja. - 3
Periksa konfigurasi yang mungkin usang
Tinjau proyek, tim, tipe/tarif upah, jatah cuti, status Mandor, jadwal, dan Kode Pekerja.
Hasil: Profil lama siap dipakai pada kondisi kerja baru.
Pemecahan masalah Staff
| Gejala | Kemungkinan | Tindakan aman |
|---|---|---|
| Tidak muncul di daftar aktif | Diarsipkan atau filter aktif | Reset filter lalu periksa Arsip |
| Ada dua profil | Pembuatan ganda atau profil lama tidak dipulihkan | Hentikan transaksi baru pada salah satunya; tentukan profil utama dan minta bantuan bila keduanya punya riwayat |
| Tidak bisa diedit | Hak akses kurang atau periode terkait terkunci | Periksa peran dan status payroll |
| Kode ditolak | Kode lama, digit salah, atau login di tab Pengelola | Salin kode aktif dan gunakan tab Pekerja; reset jika perlu |
| Riwayat lama tidak berubah setelah tarif diedit | Riwayat Paid memakai snapshot | Ini diharapkan; rekonsiliasi koreksi di periode berikut atau hubungi dukungan |
Tanya jawab
Apa beda Arsipkan dan hapus?
Arsipkan menonaktifkan profil dari operasi aktif tetapi mempertahankan riwayat. Untuk staff, ini pilihan yang aman dan dapat dipulihkan.
Bolehkah membuat profil baru saat staff kembali?
Sebaiknya tidak. Pulihkan profil lama agar riwayat absensi, payroll, cuti, dan kasbon tetap menyatu.
Apakah reset Kode Pekerja menghapus data?
Tidak. Reset hanya mengganti kredensial masuk. Profil dan riwayat tetap ada.
Mengapa payroll lama tidak berubah setelah tarif diperbaiki?
Pembayaran yang sudah selesai menyimpan snapshot final. Perubahan profil berlaku untuk perhitungan yang masih terbuka atau periode berikutnya, bukan menulis ulang periode Paid.