Absensi
Absensi Vasco mendukung masuk-pulang dengan GPS, pelacakan selama shift, foto lokasi, antrean offline, pencatatan oleh Mandor/Pengelola, koreksi administratif, dan kontrol periode payroll.
Staff dapat tetap mencatat absensi ketika GPS ditolak atau internet putus; Vasco menandai bukti yang tersedia dan menyinkronkan antrean offline saat koneksi kembali. Salah absen tidak dibatalkan dari layar staff—Pengelola melakukan koreksi. Pelacakan lokasi hanya berjalan dari absen masuk sampai absen pulang ketika diaktifkan.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Staff memiliki Kode Pekerja aktif dan sudah masuk pada aplikasi HP.
- Tanggal, waktu, zona waktu, dan izin lokasi perangkat telah diperiksa.
- Kebijakan absensi, jadwal, lokasi, serta radius telah disiapkan.
- Pengelola memahami siapa yang bertanggung jawab atas koreksi.
Selesai jika
- Absensi masuk dan pulang tercatat satu kali pada tanggal yang benar.
- Status GPS/offline dipahami dan ditindaklanjuti tanpa duplikasi.
- Koreksi selesai sebelum payroll keluar dari Draft.
Pekerja: absen masuk
- 1
Buka tab Absen
Periksa nama, tanggal, jadwal, dan lokasi yang tampil. Pastikan ini awal shift yang benar.
Hasil: Pekerja tidak mencatat pada akun atau hari yang salah. - 2
Tekan Absen Masuk satu kali
Izinkan aplikasi mengambil satu titik GPS jika tersedia. Tunggu hingga status berhasil atau tersimpan offline muncul.
Hasil: Waktu masuk tercatat dengan bukti lokasi yang tersedia.Jika mau batal / undo: Sebelum menekan tombol, kembali dari layar. Setelah absensi dikirim, Pekerja tidak memiliki undo; laporkan kesalahan kepada Pengelola untuk dikoreksi.Jika bermasalah: Jika izin GPS ditolak, absensi masih dapat tersimpan tanpa GPS. Jangan berulang kali menekan tombol untuk mengejar titik lokasi. - 3
Pilih izin pelacakan selama shift
Jika prompt pelacakan latar muncul, baca penjelasan lalu pilih izinkan atau Nanti. Pelacakan hanya dimulai setelah absen masuk dan berhenti saat absen pulang.
Hasil: Jika diizinkan, Pengelola dapat melihat pembaruan lokasi selama shift; jika ditunda, absensi masuk tetap tercatat.Jika mau batal / undo: Pilih Nanti untuk tidak mengaktifkan pelacakan latar pada saat itu. Izin dapat diubah dari Pengaturan perangkat. - 4
Periksa status layar
Pastikan layar menunjukkan sudah masuk atau sedang bekerja. Jika tertulis tersimpan offline, pertahankan aplikasi dan tunggu sinkronisasi saat internet kembali.
Hasil: Pekerja tahu data sudah ditangkap dan tidak membuat duplikat.
Pesan singkat untuk staff
“Tekan Absen Masuk sekali lalu tunggu. Jika tertulis tersimpan offline, jangan tekan lagi—data akan terkirim otomatis ketika internet kembali.”
Pekerja: kirim Foto Lokasi saat shift
Foto Lokasi adalah checkpoint tambahan setelah absen masuk dan sebelum absen pulang. Foto ini tidak menggantikan absensi masuk atau pulang.
- 1
Pilih Foto Lokasi
Buka checkpoint saat status sedang bekerja, lalu izinkan kamera bila diminta.
Hasil: Kamera siap mengambil bukti kondisi lokasi. - 2
Ambil foto yang relevan
Pastikan foto menunjukkan kondisi kerja yang diperlukan dan tidak sengaja memuat dokumen atau orang yang tidak terkait. Tambahkan catatan singkat bila dibutuhkan.
Hasil: Foto dan catatan dapat dipahami Pengelola.Jika mau batal / undo: Tutup kamera atau batalkan sebelum mengirim; tidak ada checkpoint yang dibuat. - 3
Kirim dan tunggu konfirmasi
Saat offline, lokasi/checkpoint dapat masuk antrean sementara file foto menyusul ketika koneksi memungkinkan.
Hasil: Checkpoint tersimpan atau masuk antrean.Jika bermasalah: Jangan mengambil banyak foto untuk transaksi yang sama. Periksa status sinkronisasi lebih dahulu.
Pekerja: absen pulang
- 1
Pastikan pekerjaan shift selesai
Periksa bahwa checkpoint atau catatan yang diwajibkan telah dibuat sebelum pulang.
Hasil: Shift tidak ditutup terlalu cepat. - 2
Tekan Absen Pulang satu kali
Tunggu pengambilan lokasi dan konfirmasi. Pelacakan latar dihentikan sebelum pencatatan pulang diselesaikan.
Hasil: Waktu pulang tercatat dan pelacakan shift berhenti.Jika mau batal / undo: Sebelum menekan, kembali dari layar. Setelah terkirim, tidak ada undo bagi Pekerja; minta Pengelola memperbaiki waktu atau status. - 3
Periksa riwayat minggu ini
Buka detail hari tersebut dan pastikan waktu masuk, pulang, lokasi, serta status sinkronisasi sesuai.
Hasil: Kesalahan ditemukan sebelum payroll diproses.
Pulang terlalu cepat atau salah tekan
Jangan membuat absensi masuk kedua sebagai kompensasi. Catat waktu yang seharusnya dan kirim kepada Pengelola untuk koreksi administratif.
Ketika internet, GPS, atau izin bermasalah
| Kondisi | Yang terjadi | Yang harus dilakukan |
|---|---|---|
| Internet putus | Absensi disimpan ke antrean perangkat | Tunggu status tersimpan offline; sambungkan internet dan biarkan sinkronisasi berjalan |
| Izin GPS ditolak | Absensi dapat tersimpan tanpa koordinat | Jangan mengulang; buka Pengaturan perangkat bila pelacakan shift diwajibkan dan beri tahu Pengelola |
| GPS tidak mendapat titik | Status dapat menunjukkan tanpa GPS/akurasi tidak tersedia | Pindah ke area lebih terbuka untuk transaksi berikut; Pengelola memeriksa bukti lain |
| Aplikasi ditutup saat antrean ada | Sinkronisasi tertunda sampai aplikasi/koneksi tersedia | Buka kembali ketika online dan periksa indikator antrean |
| Tombol ditekan lagi | Berisiko membuat kebingungan/duplikasi | Hentikan percobaan, ambil tangkapan layar status, dan minta Pengelola memeriksa |
Jangan hapus aplikasi sebelum antrean sinkron
Data offline tersimpan pada perangkat. Menghapus aplikasi, membersihkan data aplikasi, atau berganti perangkat sebelum sinkronisasi dapat membuat antrean lokal tidak terkirim.
Mandor: catat kehadiran kru
- 1
Buka daftar kru terkait
Mandor hanya menangani rekan yang berada pada penugasan/proyek yang relevan. Cocokkan tanggal dan nama.
Hasil: Pencatatan dilakukan pada kru yang benar. - 2
Pilih Hadir atau Alpa
Gunakan kondisi lapangan yang benar dan catat hanya sekali.
Hasil: Status kehadiran kru tersimpan sebagai pencatatan oleh Mandor/Pengelola.Jika mau batal / undo: Batalkan sebelum konfirmasi. Setelah tersimpan, minta Pengelola melakukan koreksi; jangan menambahkan status lain untuk menutupi kesalahan.
Hadir oleh admin bukan bukti GPS staff
Jika Mandor menandai Hadir, sumber pencatatan berbeda dari absensi mandiri dengan GPS. Staff masih dapat melakukan absen GPS bila alur perusahaan mengharuskannya.
Pengelola: pemeriksaan absensi harian
- 1
Pilih tanggal yang tepat
Jangan mengandalkan hari ini jika sedang memperbaiki periode lama. Pilih tanggal bisnis secara eksplisit.
Hasil: Semua tindakan diterapkan ke hari yang dimaksud. - 2
Tinjau status
Periksa Hadir, Pulang, Belum Absen, Cuti, Alpa, dan Libur. Buka detail untuk melihat waktu, GPS, radius, foto, dan sumber pencatatan.
Hasil: Pengecualian ditemukan sebelum tindakan massal. - 3
Gunakan tindakan massal secara hati-hati
Tandai semua hadir atau sisa sebagai Alpa hanya setelah cuti, libur, shift berbeda, dan staff tanpa jadwal diperiksa.
Hasil: Status massal tidak menimpa pengecualian yang sah.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi. Setelah tersimpan, koreksi baris yang salah satu per satu. - 4
Ekspor rekap jika diperlukan
Gunakan PDF untuk pemeriksaan/arsip, lalu simpan pada lokasi perusahaan yang aman.
Hasil: Rekap dapat ditinjau tanpa mengubah data sumber.
Koreksi absensi yang salah
- 1
Kumpulkan bukti
Catat staff, tanggal, waktu masuk/pulang seharusnya, status, alasan, dan foto pendukung bila ada.
Hasil: Koreksi tidak hanya berdasarkan ingatan. - 2
Buka tindakan Koreksi
Pada baris staff dan tanggal yang benar, buka koreksi lalu isi waktu masuk, waktu pulang, status Hadir/Sedang Bekerja/Alpa, serta alasan.
Hasil: Perubahan memiliki konteks administratif.Jika mau batal / undo: Tutup form atau pilih Batal sebelum Simpan; absensi lama tetap sama. - 3
Simpan dan cek ulang
Simpan satu kali, muat ulang detail, lalu periksa durasi, status, dan dampak payroll Draft.
Hasil: Absensi terkoreksi dan siap dipakai perhitungan.Jika bermasalah: Jika koreksi ditolak, periksa apakah payroll periode sudah Reviewed, Approved, Locked, atau Paid.
Sumber dikunci bersama payroll
Ketika payroll tidak lagi Draft, perubahan absensi dapat diblokir. Jika belum ada pembayaran dan prosedur mengizinkan, kembalikan payroll ke Draft, koreksi, lalu tinjau ulang seluruh periode.
Hapus absensi karena salah tekan
- 1
Pastikan ini transaksi yang benar-benar salah
Bandingkan staff, tanggal, sumber, waktu, dan dampaknya. Gunakan Koreksi jika transaksi memang terjadi tetapi waktunya salah.
Hasil: Hapus hanya dipakai untuk catatan yang seharusnya tidak pernah ada. - 2
Pilih Hapus absen (salah tekan)
Baca konfirmasi destruktif lalu lanjutkan jika periode masih dapat diubah.
Hasil: Baris absensi dihapus.Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada konfirmasi. Setelah penghapusan berhasil, tidak ada tombol undo; buat/tandai kembali kehadiran atau lakukan koreksi jika ternyata dibutuhkan.Jika bermasalah: Penghapusan ditolak untuk periode payroll yang sudah terkunci atau dibayar.
Hapus berbeda dari koreksi
Hapus menghilangkan catatan; Koreksi mempertahankan keberadaan absensi dengan nilai yang diperbaiki. Untuk audit, pilih Koreksi bila staff memang bekerja pada hari tersebut.
Privasi dan pelacakan lokasi
- Pelacakan tidak berjalan sebelum absen masuk.
- Pelacakan berhenti ketika proses absen pulang dilakukan.
- Pekerja dapat memilih Nanti saat diminta izin pelacakan latar; absensi masuk tetap dapat tercatat.
- Lokasi dan akurasi adalah bukti operasional yang perlu ditafsirkan, bukan vonis otomatis.
- Batasi akses data lokasi kepada Pengelola yang memang membutuhkan.
Tanya jawab
Bisakah staff membatalkan absen masuk?
Tidak dari layar Pekerja setelah data dikirim. Staff perlu melapor, lalu Pengelola melakukan Koreksi atau Hapus jika catatan benar-benar salah.
Apakah absensi gagal jika GPS ditolak?
Tidak selalu. Absensi dapat tersimpan tanpa GPS dan akan menunjukkan bukti lokasi tidak tersedia. Pengelola perlu menilai bukti lain dan kebijakan perusahaan.
Apakah Vasco melacak staff sepanjang hari?
Pelacakan shift, bila diaktifkan dan diizinkan, berjalan dari absen masuk sampai absen pulang—bukan sebelum atau sesudah shift.
Apa yang dilakukan saat muncul tersimpan offline?
Jangan tekan ulang. Sambungkan internet, buka aplikasi, dan tunggu sinkronisasi. Jangan hapus aplikasi atau bersihkan data sebelum antrean terkirim.
Mengapa koreksi ditolak?
Kemungkinan periode payroll tidak lagi Draft. Jika belum dibayar dan kebijakan mengizinkan, kembalikan periode ke Draft, koreksi sumber, lalu lakukan review ulang.