Stok & Material

1. 1

   Cari sebelum menambah

   Cari nama, SKU, dan barcode dengan beberapa variasi. Periksa kategori dan satuan agar material yang sama tidak dibuat dua kali.

   Hasil: Duplikasi katalog dapat dicegah.
2. 2

   Pilih Tambah Material

   Isi Nama Material yang spesifik. Nama wajib; SKU dan barcode sebaiknya unik bila organisasi menggunakannya.

   Hasil: Identitas utama material siap dibuat.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal atau tutup form sebelum Simpan. Tidak ada material atau stok awal yang dicatat.
3. 3

   Tetapkan kategori dan satuan

   Pilih/isi kategori, lalu satuan baku seperti pcs, box, meter, liter, atau kg. Gunakan satuan terkecil yang benar-benar dicatat oleh gudang.

   Hasil: Semua pergerakan memakai arti jumlah yang konsisten.

   Jika bermasalah: Jangan menggunakan “box” jika transaksi lapangan selalu dihitung per pcs tanpa aturan konversi. Vasco tidak dapat menebak konversi satuan yang tidak didefinisikan.
4. 4

   Isi stok awal hanya saat pembuatan

   Masukkan jumlah fisik pada saat cut-off. Vasco mencatatnya sebagai pergerakan “Stok awal”, bukan mengubah saldo tanpa jejak.

   Hasil: Saldo pembuka mempunyai riwayat yang dapat diaudit.

   Jika mau batal / undo: Sebelum Simpan, ubah/kosongkan nilai. Setelah tersimpan, perbaiki dengan Koreksi bertanda alasan—stok berjalan tidak diedit dari form katalog.
5. 5

   Isi minimum, biaya, dan lokasi

   Tetapkan Stok Minimum, biaya satuan dalam rupiah, dan lokasi penyimpanan. Gunakan biaya terbaik yang dapat dipertanggungjawabkan karena dipakai dalam estimasi nilai/biaya material.

   Hasil: Peringatan stok dan perhitungan biaya mempunyai dasar.

   Jika bermasalah: Biaya satuan kosong atau nol dapat membuat nilai stok dan biaya proyek tampak lebih kecil daripada kenyataan.
6. 6

   Isi SKU, barcode, dan pelacakan bila tersedia

   Gunakan kode yang stabil. Untuk barang yang memerlukan lot atau serial, pilih mode pelacakan yang benar sebelum transaksi besar dimulai.

   Hasil: Pencarian, pemindaian, dan penerimaan barang menjadi lebih akurat.

   Jika bermasalah: Jangan menggunakan serial yang sama untuk dua unit. Saat Stok Masuk dengan pelacakan serial, jumlah serial harus sama dengan jumlah unit.
7. 7

   Simpan lalu periksa saldo dan riwayat

   Tekan Simpan sekali, buka detail material, dan pastikan identitas serta pergerakan Stok awal sesuai hitungan fisik.

   Hasil: Material siap dipakai oleh gudang, permintaan, proyek, dan pembelian.

   Jika bermasalah: Jika ada kemungkinan Simpan terkirim dua kali, cari SKU/barcode dan bandingkan tanggal pembuatan sebelum menambah ulang.

1. 1

   Unduh template Vasco

   Gunakan template terbaru dan pertahankan nama kolom. Isi nama, SKU/barcode, satuan, kategori, minimum/target, lead time, biaya, lokasi, dan stok awal sesuai kebutuhan.

   Hasil: File mengikuti struktur yang dapat dipreview oleh Vasco.
2. 2

   Pastikan identitas tidak bertabrakan

   Cari SKU/barcode duplikat dan pastikan angka memakai format yang dapat dibaca. Ingat bahwa impor dapat memperbarui material yang cocok dengan identitas unik, bukan selalu membuat baris baru.

   Hasil: Risiko menimpa katalog yang salah berkurang.
3. 3

   Pilih file dan tinjau preview

   Periksa baris valid, peringatan, satuan, biaya, dan apakah tindakan akan membuat atau memperbarui material.

   Hasil: Kesalahan dapat diperbaiki sebelum perubahan massal.

   Jika mau batal / undo: Tutup preview atau pilih Batal sebelum Impor. Tidak ada baris yang diterapkan.
4. 4

   Jalankan impor sekali

   Konfirmasi hanya setelah preview bersih. Tunggu ringkasan jumlah berhasil/gagal lalu simpan file sumber sebagai bukti cut-off.

   Hasil: Katalog diperbarui secara massal sesuai baris valid.

   Jika bermasalah: Jangan mengunggah file yang sama lagi hanya karena beberapa baris gagal. Perbaiki baris gagal dan impor ulang hanya bagian yang diperlukan setelah memeriksa hasil pertama.

1. 1

   Pilih material → Stok Masuk

   Pastikan barang, satuan, dan gudang/lokasi penerima benar. Jangan gunakan Stok Masuk untuk penerimaan PO yang sudah mempunyai alur Penerimaan, kecuali sistem memberi instruksi koreksi manual.

   Hasil: Form penerimaan stok langsung terbuka untuk material yang benar.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. Saldo tidak berubah.
2. 2

   Isi jumlah dan referensi

   Masukkan jumlah lebih dari 0. Tambahkan supplier, nomor PO/referensi, lot/batch, tanggal kedaluwarsa, biaya satuan, dan catatan bila tersedia.

   Hasil: Sumber barang masuk dapat ditelusuri.

   Jika bermasalah: Jika material memakai serial, masukkan satu serial per unit dan pastikan jumlah serial sama dengan jumlah masuk.
3. 3

   Periksa ringkasan lalu Simpan

   Cocokkan jumlah fisik, satuan, gudang, lot/serial, dan referensi. Tekan Simpan sekali.

   Hasil: Pergerakan Masuk dibuat dan saldo bertambah melalui ledger.

   Jika bermasalah: Jika koneksi gagal, muat ulang riwayat sebelum mencoba lagi. Nomor referensi yang sama membantu mendeteksi pencatatan ganda.
4. 4

   Koreksi bila penerimaan salah

   Jangan menghapus riwayat masuk. Di aplikasi HP Pengelola, Riwayat menyediakan Batalkan/Koreksi untuk membuat adjustment lawan; di layar lain gunakan Koreksi Kurangi dengan referensi transaksi asal. Jika barang PO benar-benar dikembalikan ke vendor, gunakan Retur Pembelian.

   Hasil: Saldo kembali benar tanpa memutus audit.

1. 1

   Pilih Keluar

   Buka material yang benar lalu pilih Keluar. Isi jumlah lebih dari 0 dan pastikan tidak melebihi stok yang tersedia.

   Hasil: Pengeluaran siap ditautkan ke pihak yang bertanggung jawab.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. Tidak ada saldo yang berkurang.

   Jika bermasalah: Vasco menolak stok tidak cukup. Jangan menaikkan saldo dengan koreksi fiktif; cek barang fisik, transaksi belum tercatat, reservasi, atau gudang asal.
2. 2

   Hubungkan pekerja dan proyek

   Pilih penerima dan proyek bila material akan dipertanggungjawabkan ke orang/pekerjaan tertentu. Tambahkan catatan area atau tujuan penggunaan.

   Hasil: Biaya dan barang yang masih dipakai dapat ditelusuri ke konteks operasional.
3. 3

   Simpan dan verifikasi

   Cocokkan material, jumlah, satuan, pekerja, proyek, dan catatan, lalu Simpan sekali.

   Hasil: Pergerakan Keluar dibuat, stok berkurang, dan pengeluaran masuk daftar Dipakai sampai ditutup.

   Jika bermasalah: Biaya keluar memakai snapshot biaya satuan saat transaksi bila tersedia. Harga yang kosong dapat membuat biaya proyek tidak lengkap.
4. 4

   Buka Dipakai lalu pilih Kembalikan

   Saat pekerjaan selesai, pilih pengeluaran terbuka. Periksa jumlah keluar, jumlah yang pernah kembali, dan sisa outstanding.

   Hasil: Form penyelesaian hanya menerima jumlah hingga sisa yang belum ditutup.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. Pengeluaran tetap terbuka dan stok tidak berubah.
5. 5

   Isi jumlah kembali

   Masukkan jumlah fisik yang kembali ke gudang. Sisa dari pengeluaran dianggap terpakai/terkonsumsi saat transaksi ditutup. Tambahkan catatan kondisi atau penggunaan.

   Hasil: Jumlah kembali menambah stok; pengeluaran ditandai selesai dan pemakaian bersih dapat dihitung.

   Jika bermasalah: Isi 0 hanya jika memang ingin menutup pengeluaran dan menganggap seluruh sisa terpakai. Setelah disimpan, tidak ada undo langsung; koreksi stok dan catatan biaya harus dilakukan melalui transaksi resmi bila salah.

1. 1

   Pastikan penyebabnya bukan transaksi yang belum dicatat

   Bandingkan barang fisik dengan riwayat Masuk, Keluar, Kembali, transfer, penerimaan, dan permintaan yang baru disetujui.

   Hasil: Koreksi hanya dipakai untuk selisih nyata, bukan menutupi transaksi yang terlambat dicatat.
2. 2

   Pilih Koreksi → Tambah atau Kurangi

   Pilih arah sesuai selisih dan isi jumlah lebih dari 0. Pengurangan tidak boleh melebihi stok tercatat.

   Hasil: Vasco menampilkan perkiraan saldo setelah koreksi.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal sebelum Simpan. Saldo dan riwayat tidak berubah.
3. 3

   Tulis alasan yang dapat diaudit

   Jelaskan penyebab, lokasi, nomor berita acara, atau referensi—misalnya “Hasil hitung rak B, 2 unit rusak, BA-019”. Hindari alasan “sesuaikan” tanpa konteks.

   Hasil: Pemeriksa berikutnya memahami mengapa koreksi dilakukan.
4. 4

   Simpan lalu hitung ulang

   Konfirmasi arah dan jumlah, Simpan sekali, lalu periksa saldo serta baris Adjust di riwayat.

   Hasil: Ledger mendapat pergerakan koreksi bertanda positif/negatif.

   Jika bermasalah: Koreksi yang salah tidak dihapus. Buat koreksi lawan dengan jumlah yang tepat dan alasan yang merujuk koreksi pertama, lalu dokumentasikan keduanya.

Batalkan satu gerakan yang salah dari Riwayat

1. 1

   Buka material → Riwayat di aplikasi HP Pengelola

   Temukan gerakan yang salah berdasarkan waktu, jenis, jumlah, proyek/pekerja, dan catatan. Jangan memilih baris hanya karena nominalnya mirip.

   Hasil: Gerakan sumber yang akan dinetralkan teridentifikasi.
2. 2

   Pilih Batalkan/Koreksi

   Baca nama material, jumlah, dan jenis pada dialog. Vasco tidak menghapus baris asli; sistem membaca ulang data sumber lalu menambahkan gerakan Adjust dengan tanda kebalikan.

   Hasil: Dialog menjelaskan bahwa saldo akan dikembalikan seperti sebelum gerakan tersebut.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal/tutup dialog. Tidak ada gerakan koreksi dibuat dan saldo tidak berubah.
3. 3

   Konfirmasi hanya satu kali

   Tekan Batalkan Gerakan sekali, tunggu selesai, lalu muat ulang riwayat dan cari catatan “Koreksi: pembatalan gerakan …”.

   Hasil: Baris asli tetap ada dan satu Adjust lawan menetralkan dampak stoknya.

   Jika bermasalah: Jangan menekan ulang setelah koreksi berhasil. Jika respons tidak jelas, muat ulang dan periksa baris koreksi lebih dahulu agar saldo tidak dikoreksi dua kali.
4. 4

   Periksa hubungan operasional setelah pembatalan

   Untuk gerakan Keluar/Kembali, periksa juga daftar Dipakai, status settled, pekerja/proyek, dan biaya material. Batalkan/Koreksi menetralkan dampak saldo, tetapi baris sumber tetap mempertahankan hubungan auditnya.

   Hasil: Saldo, pertanggungjawaban, dan biaya tidak dianggap selesai hanya dari satu angka stok.

   Jika bermasalah: Jika pengeluaran tetap terbuka/tertutup secara keliru atau biaya proyek tidak sesuai, jangan membuat rangkaian adjustment tanpa arah. Gunakan Kembalikan sesuai kondisi fisik atau minta admin/tim Vasco merekonsiliasi workflow.

1. 1

   Pekerja membuat permintaan

   Dari Minta Material, Pekerja memilih barang, mengisi jumlah lebih dari 0, dan catatan opsional. Proyek efektif dihubungkan bila tersedia.

   Hasil: Permintaan berstatus Menunggu/Pending; stok belum berubah.

   Jika mau batal / undo: Sebelum Kirim, pilih Batal/X. Setelah terkirim, Pekerja tidak memiliki pembatalan mandiri; minta Pengelola menolak jika tidak lagi perlu.
2. 2

   Pengelola memeriksa antrean Permintaan

   Periksa pemohon, proyek, material, satuan, jumlah, catatan, saldo tersedia, dan apakah permintaan serupa sudah diproses.

   Hasil: Keputusan didasarkan pada kebutuhan dan stok terbaru.
3. 3

   Setujui

   Tekan Setujui sekali. Vasco mengklaim permintaan Pending dan membuat pergerakan Keluar kepada pekerja/proyek dalam satu alur.

   Hasil: Status menjadi Disetujui dan stok berkurang bila jumlah tersedia.

   Jika bermasalah: Jika stok tidak cukup atau permintaan sudah diproses oleh Pengelola lain, approval gagal/tidak menggandakan pengeluaran dan permintaan dapat kembali/tetap Pending. Muat ulang sebelum mengambil keputusan baru.
4. 4

   Tolak

   Jika kebutuhan salah, duplikat, tidak disetujui, atau sudah tidak diperlukan, pilih Tolak dan konfirmasi target.

   Hasil: Status menjadi Ditolak; stok tidak berubah.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada dialog agar permintaan tetap Pending.
5. 5

   Selesaikan pengeluaran setelah penggunaan

   Permintaan yang disetujui menghasilkan pengeluaran terbuka. Gunakan Dipakai → Kembalikan untuk mencatat sisa kembali dan menutup pemakaian.

   Hasil: Stok kembali dan biaya pemakaian bersih dapat dihitung.

   Jika bermasalah: Approval yang sudah menghasilkan stok keluar tidak dibatalkan dengan menekan Tolak. Gunakan Kembalikan/settle atau koreksi resmi sesuai keadaan fisik.

1. 1

   Pastikan dua gudang aktif tersedia

   Buka Transfer Stok. Pilih gudang asal dan tujuan yang berbeda. Gudang yang akan dinonaktifkan harus terlebih dahulu bebas dari stok, reservasi, opname, dan transfer terbuka.

   Hasil: Rute perpindahan valid.

   Jika mau batal / undo: Tutup modal atau pilih Batal; daftar transfer dibuang dan saldo tidak berubah.
2. 2

   Cari/pindai barang dari gudang asal

   Gunakan barcode, SKU, atau nama. Tambahkan barang ke daftar dan isi jumlah lebih dari 0 hingga maksimum stok tersedia.

   Hasil: Satu dokumen dapat memuat banyak jenis barang.

   Jika bermasalah: Mengganti gudang asal mengosongkan daftar pilihan agar stok dari dua gudang tidak tercampur.
3. 3

   Tambahkan catatan pengiriman

   Catat kendaraan, petugas, alasan, nomor surat jalan, atau referensi lain yang membantu serah terima.

   Hasil: Perpindahan mempunyai konteks operasional.
4. 4

   Konfirmasi seluruh daftar

   Periksa asal, tujuan, jumlah per barang, dan nilai, lalu pilih Pindahkan sekali.

   Hasil: Seluruh baris dipindahkan secara atomik dan dokumen transfer tercatat selesai.

   Jika bermasalah: Jika satu barang tidak cukup atau satu baris gagal validasi, seluruh transfer dibatalkan otomatis—tidak ada saldo setengah jalan. Muat ulang stok, perbaiki daftar, lalu buat ulang.
5. 5

   Perbaiki transfer yang salah

   Transfer selesai tidak mempunyai undo langsung pada layar. Buat transfer baru dengan arah sebaliknya dan catatan yang merujuk nomor transfer asal setelah barang fisik dikonfirmasi.

   Hasil: Saldo dikembalikan melalui jejak transfer baru yang dapat diaudit.

1. 1

   Siapkan cut-off dan mulai sesi

   Hentikan atau koordinasikan pergerakan fisik selama hitung. Pilih gudang, cakupan Semua atau kategori tertentu, isi catatan, lalu Mulai Opname.

   Hasil: Sesi membuat daftar seluruh barang dalam cakupan untuk dihitung.

   Jika mau batal / undo: Tutup form sebelum mulai. Setelah sesi dibuat, gunakan Batalkan Sesi jika opname tidak akan diteruskan; hasil hitung tetap untuk audit tetapi stok tidak disesuaikan.
2. 2

   Isi jumlah fisik

   Masukkan angka 0 atau lebih untuk setiap barang. Nilai disimpan saat kolom ditinggalkan. Gunakan pencarian/filter Belum Dihitung agar tidak ada baris terlewat.

   Hasil: Selisih terhadap stok sistem dan nilai selisih dihitung langsung.

   Jika bermasalah: Kosong berarti belum dihitung, sedangkan 0 berarti sudah dihitung dan fisiknya nol. Jangan menyamakan keduanya.
3. 3

   Gunakan ekspor/impor untuk hitungan besar

   Ekspor lembar Vasco, isi kolom jumlah_fisik tanpa mengubah material_id, lalu impor kembali. Preview/validasi menolak angka negatif atau format yang tidak sah.

   Hasil: Ratusan atau ribuan baris dapat diperbarui dalam batch.

   Jika mau batal / undo: Sebelum memilih file, tidak ada perubahan. Setelah impor, jumlah masih dapat diperbaiki selama sesi Counting belum difinalisasi.
4. 4

   Selesaikan semua baris dan periksa selisih

   Finalisasi ditolak jika masih ada barang belum dihitung. Telusuri selisih besar, cek satuan, lot/serial, barang salah rak, serta pergerakan yang terjadi setelah cut-off.

   Hasil: Sesi siap memasuki kontrol akhir.
5. 5

   Lakukan hitung kedua bila diminta

   Kebijakan dapat menahan selisih berisiko. Isi jumlah hitung kedua untuk semua item yang diminta; nilai hitung awal tetap disimpan sebagai audit.

   Hasil: Selisih besar diverifikasi sebelum memengaruhi stok.

   Jika mau batal / undo: Pilih Nanti untuk menutup dialog tanpa finalisasi. Sesi tetap terbuka dan stok belum berubah.
6. 6

   Finalisasi satu kali

   Setelah semua baris dan hitung kedua selesai, pilih Finalisasi. Vasco membukukan seluruh selisih sebagai satu transaksi audit atomik.

   Hasil: Stok sistem menyesuaikan hasil opname yang disetujui.

   Jika bermasalah: Finalisasi tidak mempunyai undo langsung. Bila hasil final salah, lakukan opname baru atau koreksi resmi dengan referensi sesi—jangan menghapus pergerakan audit.

1. 1

   Buka Reorder/Saran Isi Ulang

   Periksa barang habis/di bawah minimum, stok tersedia, PO berjalan, request berjalan, jumlah saran, estimasi, dan vendor terakhir.

   Hasil: Kebutuhan bersih terlihat tanpa menghitung PO yang sama dua kali.
2. 2

   Pilih material yang benar

   Tinjau satu per satu; kosongkan pilihan yang tidak perlu. Pastikan minimum, target, lead time, dan harga material masih relevan.

   Hasil: Hanya kebutuhan yang disetujui disiapkan ke alur pembelian.

   Jika mau batal / undo: Kosongkan pilihan atau tinggalkan halaman sebelum Buat Permintaan/Buat PO. Tidak ada transaksi pembelian dibuat.
3. 3

   Buat permintaan pembelian atau PO

   Dari saran massal, buat Permintaan agar masuk Approval. Dari material tertentu, Buat PO dapat membuat pesanan berstatus Menunggu Approval dengan material dan jumlah terhubung.

   Hasil: Kebutuhan masuk alur Pembelian; stok belum bertambah sampai penerimaan.

   Jika bermasalah: Membuat PO tidak sama dengan menerima barang. Jangan catat Stok Masuk manual jika nantinya Penerimaan PO juga akan menambah stok.

1. 1

   Turunkan stok ke 0 secara sah

   Selesaikan penjualan/pemakaian, transfer, retur, atau koreksi berdasarkan kondisi fisik. Jangan membuat koreksi nol fiktif hanya agar material dapat diarsipkan.

   Hasil: Saldo material tepat 0 dengan riwayat yang dapat dijelaskan.
2. 2

   Tutup semua pengeluaran terbuka

   Buka Dipakai dan selesaikan setiap pinjaman/pemakaian dengan jumlah kembali yang benar.

   Hasil: Tidak ada pertanggungjawaban material yang menggantung.
3. 3

   Pilih Arsipkan dan konfirmasi

   Pastikan nama/SKU benar. Material disembunyikan dari katalog aktif, sedangkan riwayat pergerakannya dipertahankan.

   Hasil: Material tidak lagi tersedia untuk transaksi aktif biasa.

   Jika mau batal / undo: Pilih Batal pada dialog. Material tetap aktif.

   Jika bermasalah: Arsip ditolak bila stok tidak 0 atau masih ada pinjaman terbuka. Pada arsip massal, baris yang tidak memenuhi syarat dilewati—baca ringkasan hasil.
4. 4

   Tangani arsip yang keliru

   Jangan langsung membuat material baru dengan SKU yang sama. Catat nama/SKU dan hubungi admin utama/tim Vasco untuk pemulihan katalog bila layar tidak menyediakan Pulihkan.

   Hasil: Riwayat lama tetap berada pada material yang sama dan duplikasi dapat dihindari.