Pengaturan Awal
Pengaturan awal menentukan bagaimana Vasco menilai jam kerja, GPS, lembur, cuti, lokasi, dan payroll. Tetapkan kebijakan dengan tanggal efektif yang benar sebelum staff mulai mencatat transaksi nyata.
Aturan Vasco harus mengikuti kebijakan perusahaan, bukan sebaliknya. Admin client menetapkan aturan bersama pengambil keputusan internal; Vasco membantu konfigurasi. Setelah kebijakan dipakai, buat versi efektif baru untuk perubahan agar riwayat periode lama tetap dapat dijelaskan.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Kebijakan jam kerja, keterlambatan, istirahat, lembur, cuti, dan lokasi sudah disetujui internal.
- Zona waktu operasi diketahui: WIB, WITA, atau WIT.
- Daftar cabang, departemen, proyek/lokasi, dan kelompok staff tersedia.
- Tanggal mulai berlakunya setiap kebijakan telah ditentukan.
Selesai jika
- Kebijakan absensi dan cuti aktif pada cakupan serta tanggal yang benar.
- Radius lokasi telah diuji di lapangan.
- Payroll uji menghasilkan komponen yang dapat dijelaskan.
Urutan konfigurasi yang aman
- 1
Tetapkan zona waktu dan jam bisnis
Pilih zona waktu lokasi kerja—Asia/Jakarta (WIB), Asia/Makassar (WITA), atau Asia/Jayapura (WIT)—lalu tetapkan jam mulai dan selesai.
Hasil: Tanggal dan waktu transaksi dinilai dengan acuan yang tepat.Jika bermasalah: Zona waktu yang salah dapat membuat transaksi dekat tengah malam masuk tanggal yang tidak diharapkan. Perbaiki sebelum go-live. - 2
Atur kebijakan absensi
Tentukan cakupan perusahaan/cabang/departemen, toleransi, istirahat, pembulatan, jam kerja per hari, GPS, selfie, radius cadangan, dan masa efektif.
Hasil: Absensi memiliki aturan penilaian yang konsisten.Jika mau batal / undo: Tutup panel atau pilih Batal sebelum Simpan. Jika kebijakan lama sudah efektif, jangan menimpanya untuk mengubah sejarah; buat versi efektif baru. - 3
Atur lembur
Pilih per jam atau per hari sesuai kebijakan, tetapkan minimum lembur, dan pastikan tarif staff telah diisi bila menggunakan tarif individual.
Hasil: Jam lembur dapat dikonversi ke komponen payroll secara konsisten. - 4
Atur kebijakan cuti
Buat tipe cuti, kuota, default berbayar/tidak, setengah hari atau per jam, kebutuhan lampiran, carryover, serta masa efektif.
Hasil: Pengajuan staff mengikuti kuota dan aturan yang disepakati. - 5
Atur lokasi dan radius
Pada proyek/lokasi, pilih titik peta dan radius 50–1.000 meter. Uji dari area kerja sebenarnya.
Hasil: Status di dalam/di luar radius punya acuan geografis. - 6
Buat jadwal uji
Buat satu shift untuk staff uji, termasuk shift melewati tengah malam bila bisnis menggunakannya.
Hasil: Konflik, zona waktu, dan tampilan staff dapat diperiksa. - 7
Jalankan payroll Draft
Catat contoh hadir, cuti, lembur, bonus/potongan, dan kasbon; tinjau hasil tanpa mengunci atau membayar.
Hasil: Konfigurasi terbukti sebelum dipakai luas.Jika mau batal / undo: Biarkan periode Draft dan hapus/koreksi data uji sesuai fitur yang tersedia. Jangan menandai pembayaran nyata untuk sekadar mengetes.
Rincian kebijakan absensi
| Pengaturan | Fungsi | Pertanyaan sebelum mengisi |
|---|---|---|
| Cakupan | Menerapkan aturan ke perusahaan, cabang, atau departemen | Apakah semua staff benar-benar memakai aturan yang sama? |
| Jam mulai/selesai | Acuan shift dan durasi | Apakah ada shift malam atau jadwal berbeda per kelompok? |
| Toleransi | Batas menit keterlambatan | Apakah toleransi berarti tidak terlambat atau hanya tidak dipotong? |
| Istirahat | Mengurangi durasi kerja sesuai kebijakan | Apakah istirahat tetap atau dicatat aktual? |
| Pembulatan | Membulatkan waktu sesuai aturan | Apakah pembulatan telah disetujui dan adil untuk staff? |
| GPS/selfie | Meminta bukti saat absensi | Apa prosedur jika izin perangkat ditolak atau kamera gagal? |
| Radius cadangan | Acuan ketika lokasi tidak punya radius spesifik | Apakah radius cukup untuk akurasi perangkat di lapangan? |
| Tanggal efektif | Menentukan periode aturan berlaku | Apakah tanggal ini sebelum transaksi pertama yang relevan? |
GPS adalah bukti, bukan keputusan disiplin otomatis
Akurasi GPS dipengaruhi perangkat, bangunan, cuaca, dan izin. Gunakan status radius sebagai sinyal pemeriksaan bersama waktu, foto, catatan, dan kondisi lapangan.
Rincian kebijakan cuti dan izin
- Buat nama tipe yang dimengerti staff, misalnya Cuti Tahunan, Izin, atau Sakit.
- Tentukan kuota tahunan dan apakah saldo dapat dibawa ke tahun berikutnya.
- Tentukan default berbayar atau tidak berbayar; Pengelola tetap memeriksa keputusan pada approval.
- Aktifkan setengah hari atau per jam hanya bila kebijakan memang mendukungnya.
- Tentukan setelah berapa hari lampiran wajib, terutama untuk sakit.
- Tetapkan tanggal mulai dan akhir efektif; nonaktifkan untuk penggunaan mendatang tanpa menghapus riwayat lama.
Mengubah kebijakan yang sudah berjalan
Kebijakan yang telah digunakan adalah bagian dari penjelasan historis. Jika jam kerja, toleransi, lembur, atau cuti berubah, gunakan versi baru dengan tanggal efektif—bukan mengubah aturan lama seolah-olah selalu demikian.
- 1
Catat keputusan dan tanggal berlaku
Pastikan perubahan telah disetujui dan tentukan tanggal efektifnya.
Hasil: Versi baru punya dasar yang dapat diaudit. - 2
Buat versi kebijakan baru
Salin nilai yang masih sama, ubah hanya bagian yang disetujui, lalu isi masa efektif baru.
Hasil: Transaksi baru memakai aturan baru sementara transaksi lama tetap dapat dijelaskan.Jika mau batal / undo: Sebelum Simpan, tutup panel. Setelah aktif, jangan hapus versi lama; atur akhir masa berlaku atau status aktif sesuai kebutuhan. - 3
Uji tanggal batas
Periksa satu transaksi sebelum dan satu transaksi sesudah tanggal efektif.
Hasil: Peralihan versi terbukti berjalan pada hari yang tepat.
Sembunyikan modul yang belum digunakan
Pengaturan dapat menyembunyikan modul tertentu agar navigasi lebih sederhana. Menyembunyikan menu bukan pengganti hak akses dan tidak menghapus data historis.
Untuk tahap peluncuran
Tampilkan hanya Vasco People jika Operations, Sales, atau Finance belum diluncurkan untuk perusahaanmu. Buka modul lain setelah data, pemilik proses, dan pelatihannya siap.
Pemeriksaan terakhir sebelum go-live
- Tanggal dan zona waktu pada dua perangkat uji sesuai lokasi kerja.
- Staff uji melihat jadwal yang benar dan dapat absen masuk-pulang.
- Penolakan izin GPS sudah diuji dan prosedur koreksi admin dipahami.
- Absensi offline muncul sebagai antrean dan terkirim setelah koneksi kembali tanpa duplikasi.
- Pengajuan cuti menghasilkan status Pending dan dapat disetujui/ditolak.
- Cuti berbayar dan tidak berbayar menghasilkan dampak payroll yang dipahami.
- Lembur mengikuti minimum dan tarif yang disepakati.
- Kasbon muncul pada saldo dan potongan payroll sesuai kebijakan.
- Payroll tetap Draft selama pengujian; tidak ada pembayaran uji yang ditandai Lunas.
Tanya jawab
Bolehkah mengubah kebijakan lama langsung?
Untuk kebijakan yang sudah efektif dan dipakai transaksi, buat versi baru dengan tanggal efektif. Ini mempertahankan penjelasan periode lama.
Apakah menonaktifkan kebijakan menghapus riwayat?
Tidak seharusnya. Penonaktifan menghentikan penggunaan mendatang; riwayat transaksi dan versi lama tetap diperlukan untuk audit.
Radius berapa yang paling tepat?
Tidak ada angka tunggal. Vasco mendukung 50–1.000 meter; pilih berdasarkan batas lokasi dan akurasi perangkat, lalu uji langsung di beberapa titik lapangan. Nilai awal 200 meter dapat menjadi titik uji, bukan keputusan final.
Apa yang dilakukan jika hasil uji payroll salah?
Jangan lanjut ke Reviewed/Approved/Locked. Saat masih Draft, periksa profil staff, absensi, cuti, lembur, bonus, potongan, dan kasbon dari sumbernya.