Gambaran Umum Vasco
Vasco menyatukan data staff, absensi, jadwal, cuti, payroll, dan kasbon dalam satu alur. Pengelola mengatur dan meninjau dari web atau HP; Pekerja menjalankan aktivitas hariannya dari HP dengan Kode Pekerja.
Vasco bukan sekadar aplikasi absensi. Data yang dicatat Pekerja menjadi bahan pemeriksaan Pengelola dan, setelah diverifikasi, menjadi sumber perhitungan payroll. Setiap tahap punya kontrol agar kesalahan bisa dikoreksi sebelum periode dibayar.
Sebelum mulai
Siapkan ini
- Pastikan perusahaan sudah diaktifkan oleh tim Vasco.
- Tentukan siapa yang menjadi Pengelola utama dan siapa yang hanya menjadi Pekerja.
- Siapkan daftar staff, cara pengupahan, jadwal, dan lokasi kerja bila akan langsung digunakan.
Selesai jika
- Pengelola memahami urutan konfigurasi dan transaksi yang aman.
- Pekerja tahu bahwa mereka masuk dengan Kode Pekerja, bukan email perusahaan.
- Tim memahami kapan data masih dapat diubah, kapan perlu dikoreksi, dan kapan sudah final.
Siapa menggunakan apa
Tampilan dan tindakan Vasco mengikuti jenis pengguna. Gunakan pembagian ini saat menjelaskan Vasco kepada tim.
| Pengguna | Cara masuk | Yang biasanya dilakukan | Batas penting |
|---|---|---|---|
| Pekerja | Kode Pekerja 6–8 digit di aplikasi HP | Melihat jadwal, absen, mengajukan cuti atau kasbon, melihat upah | Melihat data miliknya sendiri; tidak mengubah payroll |
| Mandor | Kode Pekerja di aplikasi HP | Semua fungsi Pekerja, ditambah memantau dan mencatat kehadiran kru di proyek yang sama | Bukan akses penuh perusahaan |
| Pengelola | Email dan kata sandi | Mengatur staff, kebijakan, jadwal, approval, payroll, dan laporan People | Akses dapat dibatasi per modul |
| Pemilik | Akun Pengelola utama | Kontrol penuh, termasuk keputusan kebijakan dan status payroll | Jaga akun dan jangan dipakai bersama |
Jawaban untuk staff
Gunakan kalimat sederhana: “Kamu masuk dengan Kode Pekerja. Dari HP kamu bisa melihat jadwal, mencatat absensi, mengajukan cuti atau kasbon, dan memeriksa upahmu sendiri.”
Urutan memulai yang disarankan
- 1
Lengkapi perusahaan
Isi alamat, kontak, rekening, penandatangan, logo, dan informasi yang akan muncul pada dokumen.
Hasil: Identitas perusahaan siap dipakai pada data dan dokumen People.Jika mau batal / undo: Tutup halaman sebelum menekan Simpan untuk membuang perubahan teks. Upload gambar yang sudah berhasil dapat tersimpan langsung; periksa kembali logo, tanda tangan, dan stempel. - 2
Tentukan akses
Tentukan Pemilik, Pengelola, Pengelola terbatas, Mandor, dan Pekerja. Sampaikan kebutuhan akses khusus kepada tim Vasco saat onboarding.
Hasil: Setiap orang hanya melihat modul yang diperlukan.Jika mau batal / undo: Jangan menghapus atau mengganti peran saat orang tersebut sedang memproses payroll. Catat akses lama dan minta penyesuaian jika ragu. - 3
Tambahkan staff
Masukkan identitas, tim, tipe upah, tarif, tanggal masuk, dan jatah cuti. Bagikan Kode Pekerja satu per satu.
Hasil: Staff dapat masuk dan profilnya siap dipakai oleh jadwal, absensi, cuti, payroll, dan kasbon.Jika mau batal / undo: Sebelum Simpan, pilih Batal. Setelah tersimpan, ubah profil atau Arsipkan; jangan membuat duplikat untuk memperbaiki kesalahan. - 4
Atur kebijakan dan lokasi
Tetapkan jam kerja, toleransi, lembur, cuti, GPS, radius, dan tanggal efektif kebijakan.
Hasil: Transaksi baru dinilai dengan aturan yang jelas.Jika mau batal / undo: Batal sebelum Simpan tidak mengubah kebijakan. Kebijakan yang sudah efektif sebaiknya diganti dengan versi bertanggal baru agar riwayat tidak berubah. - 5
Uji satu siklus kecil
Gunakan satu atau dua staff untuk mencoba jadwal, absen masuk-pulang, cuti, payroll Draft, dan slip sebelum peluncuran penuh.
Hasil: Tim menemukan konfigurasi yang keliru sebelum berdampak pada semua staff.Jika bermasalah: Jika hasil payroll tidak sesuai, jangan kunci atau bayar. Periksa absensi, tarif, lembur, cuti, bonus, potongan, dan kasbon saat status masih Draft.
Bagaimana data People saling terhubung
| Data awal | Dipakai oleh | Dampak jika salah |
|---|---|---|
| Profil staff dan tipe upah | Jadwal, payroll, kasbon | Staff tidak muncul, siklus payroll salah, atau tarif tidak sesuai |
| Jadwal dan kebijakan | Absensi, lembur, cuti | Konflik shift atau jam kerja dinilai dengan aturan yang keliru |
| Absensi dan cuti disetujui | Payroll | Hari/jam dibayar, lembur, atau pengurang dapat salah |
| Kasbon dan cicilan | Saldo kasbon dan payroll | Potongan staff atau sisa utang dapat salah |
| Payroll yang sudah dibayar | Slip dan riwayat | Menjadi snapshot final; koreksi sumber tidak otomatis mengubah pembayaran lama |
Perbaiki dari sumbernya
Jika angka payroll salah, cari sumbernya lebih dahulu—misalnya absensi, cuti, tarif, bonus, potongan, atau kasbon. Jangan menutup selisih dengan angka tambahan tanpa catatan karena audit menjadi sulit.
Simpan, batal, koreksi, dan final
Kata “batal” dapat berarti hal yang berbeda tergantung posisi data. Gunakan panduan ini sebelum mengambil tindakan.
| Kondisi | Tindakan aman | Apa yang terjadi |
|---|---|---|
| Form belum disimpan | Pilih Batal, X, atau kembali | Draft lokal dibuang; tidak ada data baru |
| Data sudah disimpan dan masih terbuka untuk diedit | Buka detail lalu Edit | Riwayat terbaru memakai nilai yang diperbarui |
| Transaksi salah tetapi ada fitur hapus | Baca konfirmasi, cek periode, lalu Hapus | Data dapat hilang permanen; beberapa layar tidak menyediakan undo |
| Data sudah masuk payroll non-Draft | Kembalikan payroll ke Draft bila masih diizinkan, lalu koreksi sumber | Sumber dibuka kembali setelah kontrol periode dilepas |
| Payroll sudah Paid | Jangan ubah riwayat secara informal; rekonsiliasi dan hubungi dukungan Vasco | Periode Paid adalah final |
Jangan mengandalkan tombol kembali
Setelah tombol Simpan, Setujui, Kunci, Hapus, Lunaskan, atau Tandai Lunas ditekan, anggap tindakan telah dikirim. Tunggu hasil dan muat ulang sebelum mencoba lagi—terutama saat koneksi lambat.
Checklist peluncuran ke tim
- Pengelola utama berhasil masuk dengan email dan kata sandi.
- Semua staff aktif hanya dibuat satu kali dan menerima Kode Pekerja miliknya.
- Tarif, tipe upah, tanggal masuk, dan jatah cuti sudah diperiksa oleh orang kedua.
- Kebijakan absensi, zona waktu, lembur, dan cuti punya tanggal efektif yang benar.
- Lokasi dan radius diuji dari HP di lapangan, bukan hanya dari kantor.
- Satu siklus uji berhasil dari jadwal sampai payroll Draft.
- Staff tahu apa yang harus dilakukan saat offline, GPS ditolak, atau salah absen.
- Pengelola tahu bahwa Tandai Lunas mencatat pembayaran dan tidak mengirim uang.
Tanya jawab
Apakah Pekerja perlu email?
Tidak. Pekerja masuk dari aplikasi HP menggunakan Kode Pekerja 6–8 digit. Email dan kata sandi digunakan oleh Pengelola.
Apakah Vasco tetap bisa dipakai ketika internet putus?
Beberapa tindakan lapangan, terutama absensi, dapat disimpan ke antrean offline dan dikirim otomatis saat koneksi kembali. Jangan menekan ulang jika aplikasi sudah menyatakan data tersimpan offline.
Apakah perubahan absensi langsung mengubah payroll?
Saat payroll masih Draft, perhitungan dapat memuat sumber terbaru. Setelah periode Reviewed, Approved, atau Locked, sumber dikunci. Kembalikan ke Draft jika diizinkan sebelum mengoreksi.
Siapa yang memasukkan data awal?
Dalam onboarding jarak jauh, Vasco membimbing admin client. Client tetap memegang tanggung jawab memasukkan dan memeriksa data perusahaannya agar tarif, kebijakan, dan staff akurat.